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Programa analítico área de ingeniería comercial y auditaría organización y…
Programa analítico área de ingeniería comercial y auditaría organización y sistemas
UNIDAD 2: sistemas de información
elementos
Equipo de soporte
Usuario
Información
SIA (sistema de información
administrativa)
Objetivos
Minimizar costes
Base uniforme de información
Reducir sistemas pequeños en grandes
ser una base para la coordinación
brindar una guía y dirección para proyectos
tipos de sistemas
S. de procesamiento de transacciones
transacciones rutinarias
caracteristicas
reduce tiempo
interactúa con bases externas
muestra información financiera
S. de información gerencial
sirve para las tareas organizacionales
caracteristicas
compuestos por todos los S.I.A.
tiene información para la toma de decisiones
S. de apoyo a decisiones
se encarga de una sola tarea/problema especifico
S. expertos e inteligencia artificial
copia el razonamiento humano para seleccionar la mejor opción
S. de información a ejecutivos
ayuda organizando las interactividades
información, decisiones y objetivos
tipos de decisiones
por su sistematización
no programadas
de acuerdo al grado del conocimiento
desicion con certeza
decisión con riesgo
decisión sin certeza alguna
tipos de información
N: operativo
informacion detallada
N. intermedio
informacion relativa a un area
N. superior
información global, y resumida
actividades
entrada
ingreso de datos
proceso
cálculos de la información consultada
almacenamiento
base de datos
salida
información, datos, reportes
UNIDAD 3: Metodología
de los sistema
Etapa - 4 Diseño
de soluciones
Procedimiento para la
elaboración dela propuesta
Lograr la aprobación de las
personas interesados en el estudio
Preparar los gráficos de
secuencia del método propuesto
Finalmente, de común
acuerdo con los directivos
y sectores interesados
Presentación de
resultados del estudio
A los niveles directivos
A niveles jerárquicos
Al titular de la organización
A grupos de filiación, corporativos o sectoriales
Tipos de recomendaciones
De edición
Introducción de un nuevo sistema, incorporación de nuevas unidades administrativas
De combinación
Intercala e orden de aplicación de programas de trabajo
De Fusión
Redistribución de función mediante la unificación de áreas o unidades
De mantenimiento
Conservación general de ambientes de trabajo sin
modificaciones o en su caso
De eliminación
Supresión de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e informes
De modificación
Cambios en los procedimientos o las operaciones
De simplificación
Reducción de pasos a un procedimiento
De intercambio
Definición de sistemas de apoyo, re direccionamiento de funciones
Etapa- 3 Diagnostico
de la situación actual
Análisis de los datos
Se debe partir de un procedimiento general hasta llegar a un examen minucioso
Una vez realizado la
recopilación se debe
someterse a un proceso de análisis o examen
Formulación
Es el conveniente no perder de vista que la complejidad y dinero de las tareas que la organización se ha fijado
Procedimiento de análisis
El análisis provee la recopilación
e interpretación de hechos, diagnostico de problemas y empelo de la información
Etapa- 2Relevamiento de información
consiste en recoger toda la información posible que envuelven un determinado trabajo o procedimiento.
Errores comunes al
revelar la información
al momento de relevar la información, debe ser lo mas
detallista posible
No se debe olvidar que el asesor de O y M, está en la empresa para llevar a cabo una resolución
de problema o un cambio,
Métodos para el
relevamiento de la información
Realización de la entrevista.
Observación directa
Consulta a sistemas de información.
Utilización de cuestionarios
Investigación documental.
Relacionamiento con el personal
Este es el primer contacto que tiene el asesor con los funcionarios de la empresa
para el éxito del trabajo, tratar de ganarse la confianza y simpatía, tanto de los jefes
como de los funcionarios del lugar donde se realizara el trabajo
Importancia y necesidades del relevamiento de información
Para poder llevar a cabo un buen trabajo, que le permitirá tener una
visión objetiva del problema
Etapas- 1 preparación
del estudio
Definición de los objetivos de estudio
Determinación con claridad del
estudio realizado con objetividad
Busca la finalidad del estudio
Para que sector o para quien
esta destinado el trabajo
Cuanto tiempo necesitara
para realizar el trabajo
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Examen preliminar o pre-diagnostico
Define la orientación y los factores
de calidad esperados del estudio
La descripción detallada de la ubicación
La jerarquización de prioridades
Determinación de las necesidades
Especificación del tipo de conocimiento técnicos o habilidades
Efectuar la búsqueda de antecedentes
Revisar y estudiar los manuales, reglamentos, memorando
Averiguar si anteriormente
se había realizado algún estudio
conocimiento de leyes, decretos, resolución de la empresa
Discutir con las personas
responsables de la empresa o de sector
Preparar el lugar del trabajo
Invitar a los directivos de la empresa y representantes
seleccionar sector o sectores de la organización
Realizar consultas con los directivos
Notificar, por escrito y anticipado al sector
Etapa- 5 Implantación
El primer paso para determina la implantación, es determinar las actividades que deben desarrollar y la secuencia para su realización
Diagramas
Red de flechas
UNIDAD 4:
Diseño organizacional-técnicas de organización y métodos
Organización y métodos
UNIDAD 4: Diseño y estudio de las
organizaciones y la estructuración y métodos
Diseño y análisis de
manuales administrativos
Tipos de manuales
Manuales de funciones
Manuales de politicas
Manual de organización
Manuales de procedimiento y normas
Manuales del especialista
Manual de propósito multiple
Formato de los manuales administrativos
Dimensiones del papel y posición, Márgenes superiores e inferior
Formato de los documentos
Corresponde a establecer el formato que adoptaran los diferentes documentos que lo constituye
Partes componentes de un manual
Elementos que interesa dentro de los integrantes de un manual son aquellos que serán objetivo de consultas
Redacción
Concisa
Completa
Clara
Estandarizados según ISO
Rectángulo
Rombo
Flecha
Circulo
Ovalo
Triangulo
Flujograma vertical
Diseño y estudio de las organizaciones y la estructura orgánica
Organigrama
Es una representación Grafica
de la estructura organizativa,
representa un plano topográfico
Ventajas del organigrama
Se puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo
Desventaja del organigrama
No señala el grado de autoridad disponible a distintos niveles
Funciones del organograma
Para el área de organización y sistema
Para la ciencia de la administración
Para las áreas de administración de personal
Clases de organigrama
Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser verticales
Según la forma como muestras la estructura
Organización
y métodos
Conceptos y objeto
de organización y métodos
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el cambio hacia el éxito o hacia el fracaso
Importancia y necesidades
de organización y métodos
Dinámica en la organización
De esta manera el termino O y M consiste, conceptuar la organización como la fusión, busca los medios prácticos
Características de los análisis
de organización y métodos
Información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica
Ubicación dentro de la empresa
Esta definido que la función única organización y métodos corresponde a aconsejar
Obstáculos y limitaciones de organización y métodos
La carencia de un programa general de organización y métodos en las dependencia publicas
La escasez de personal calificado
La resistencia al cambio
Personal de organización y métodos
Conocimiento Teórico
Conocimiento teórico de la
administración y de la organización
Conocimiento Técnicos
Principalmente que le permite realizar diagnostico administrativos y el diseño
Eficiencia e la organización
Eficacia
Lograr lo que se propone
Eficiencia
Cantidad de recurso para lograr de los mismos y su elación con estos
Funciones y tareas principales
El análisis de organización y métodos
En las empresas existen lineamiento fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso
Responsabilidades del área
de organización y métodos
Conjugar los resultados del trabajo de las distintas jurisdicciones, establecer criterios departamentalización y coordinar y organizar el trabajo de relevamiento
Gráficos de frecuencia
Gráficos generales de diagrama
Conceptos generales de diagramas
Diagrama de Gantt
Dinámica en la organización
Cuantifica
Rentabilidad
Eficiencia
Capacidad de adaptarse al cambio
Metodo de abordar problemas
Características
Recursos
Financieros
Humanos
Materiales
Ubicación de organismos
Empresa
Mediana
Pequeña
Grande
Obstáculos y limitaciones
La escasez de personal calificado
La carencia de un programa general de Organización
La resistencia al cambio
Funciones y Tareas
En la estructura como:
Analizar la estructura
Analizar las funciones
En los procedimientos como:
control interno
Superposición de funciones
En el diseño de formularios como:
Aplicación de Normas
Aspectos Legales:
En el Ordenamiento y Distribución como:
Accesibilidad de equipos
Espacios de espera.
Distribución física de oficinas.
En la Medición del trabajo administrativo como:
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Ventajas
Eficiencia
Eficacia
Tareas realizadas hasta por la misma gerencia
Unidades desarrollan actividades siempre ayudados por gerencia
Unidades especificas manejadas por una persona o equipo para cada Tarea
programadas
Investigación preliminar
Antes de iniciación del estudio
Es un conjunto integrado de organigramas, descripción de funciones
Flujograma vertical
Flujograma Horizontal
programadas