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SISTMA DE ARCHIVO Y TECNICAS DE ARCHIVO - Coggle Diagram
SISTMA DE ARCHIVO Y TECNICAS DE ARCHIVO
SISTEMA DE ARCHIVO.
un archivo en un lugar destinado al almacenamiento de documentos.
LOS FICHEROS INFORMATICOS
Son un tipo de archivos que sirven para guardar información en una unidad de almacenamiento por ejemplo un disco duro. cumple con la misma función de un archivo tradicional
El archivo es un lugar (fisico o informatico), donde se guarda la información por algún motivo. En le ambito privado, necesitamos organizar nuestros papeles y para ello se puede utilizar una carpeta a modo de archivo.
ARCHIVOS SECRETOS. En ellos se acumula información confidencial y no pueden consultarse por el gran publico
IMPORTANCIA DE ARCHIVAR DOCUMENTOS
Son parte fundamental de una empresa ya que sin ellos ni historia ni memoria. Y la importancia de Que son los soportes en todas las actividades administrativas
Los documentos son los grandes testigos de la evidencia tanto de los eventos del pasado como para la toma de decisiones en el presente
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS (ICA)
se dedica al desarrollo de los archivos a escala mundial. Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos, son garantes de los derechos de los ciudadanos, y son esensiales para la democracia y la buena administración
DECLARACION UNIVESAL SOBRE LOS ARCHIVOS
Busca asegurar la aceptación global del valor y alcance de los archivos, el papel que juegan los archivos para la protección de los derechos humanos, en la construcción de memoria colectiva y el fortalecimiento de acciones administrativas responsables y transparentes
FICHAS. las fichas son utilizadas para el registro y resumen de datos. Las fichas suelen tener aspecto rectangular.
se suele usar tambien en los grandes lugares como bancos, centros de atencion medica, etc
el archivo o fichero dentro de la informnatica que es almacenado en un dispositivo electronico, se identifica con un nombre, generalmente en carpetas donde se puedan clasificar archivos
TACTICAS O METODOS
ORDEN CRONOLOGICO. El criterio de ordenación determinada la fecha de los documentos (año, mes y dia), mayor a menor, del mas antiguo al mas reciente. Dentro cada año por meses y dentro de estos por dias.
ORDEN ALFABETICA. Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este metodo se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
ALFABETIZAR Y UNIDAD ALFABETIZAR UNIDAD. Es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus letras.
LAS REGLAS SE DIVIDEN EN TRES GRANDES GRUPOS
Nombres de personas
Nombres de compañías institucionales, sociedades
Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales
REGLA PARA CLASIFICAR NOMBRES DE INDIVIDUOS
Los nombres se clasifican alfabeticamente comparando la primera unidad de cada nombre, letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es identica a otra. La tercera unidad se considera cuando la primera como la segunda son identicas
El nombre de cada persona se divide en nombre de PILS y APELLIDOS. Primero se escriben los apellidos y despues el nombre, separandolos con una COMA. A esto se le llama TRANSPOSICIÓN. Cada parte del nombre de una perosna se le llama: UNIDAD DE ARCHIVO
ORDEN NUMERICA. Los documentos se ordenan suguiendo el numero de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
ORDENACIÓN POR CONCEPTOS. Los documentos se ordenan siguiendo un indice peviamente confeccionado. Este sistema es valido por ejemplo para la correspondencia donde ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos , por orden cronológico.
TIPOS DE CLASIFICACIÓN
CLASIFICACIÓN FUNCIONAL. Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.
CLASIFICACIÓN ORGANICA. La entidad necesita de una estructura organizativa que le permita su funcionamiento las distintas estruturas administrativas de la institución de la de la que emanan.
CLASIFICACIÓN POR MATERIAS. Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los docuemntos se agripan tras analizar en contenido de estos, para despues establecer grupos segun los asuntos de los que traten.
INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN ELEGIDO EN LOS ARCHIVOS, LOS DOCUMENTOS SE CLASIFICAN:
POR FONDOS. Conjunto documental produciodo por una institución o entidad.
POR SERIES. Dentro de los fondos . Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo de cada una de las catividsdes repetitivas que desarrolla entidad.
POR EXPEDIENTES. Dentro de las series. El espediente lo integra el conjunto de documentos referidos al procedimiento de un msmi asunto.
POR DOCUMENTOS SUELTOS. Se pueden ordenar por secciones, series, subseries o numeración correlativa. Antes de introducir un espediente en su correspondiente caja, se identifica con una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y a su orden dentor de la misma. De esta forma se conocerá de maneea inequívoca, la ubicación física del expediente dentro del depositó.
¿COMO SE CLASIFICA UN DOCUMENTO CONTABLE?
Se puede clasificar de dos maneras
DOCUMENTOS PARA ARCHIVO Y REGISTRO. Todos los que dan cuenta de una operación mercantil en donde se produce un intercambio de bienes o valores
DOCUMENTOS PARA ARCHIVO. Los que no tienen naturaleza contable y soló ofrecen información.
Ahora, tambien es posible clasifiacarse un documento contable desde el punto de vista de quien lo emite o recibe.
De acuerdo a esta clasificación son:
DOCUMENTOS EXTERNOS. Aquellos que son emitidos por alguien que vende un bien o presta servicio a la empresa. Por ejemplo, las facturas de compras.
DOCUMENTOS INTERNOS. Son Aquellos que emite la propia empresa. Por ejemplo, las facturas de ventas y los presupuestos.
UTILIDAD DE UN DOCUMENTO CONTABLE
Dejar constancias de las operaciones mercantiles
Calcular los ingresos, egresos o reflejar el patrimonio de la empresa
Reflejar movimientos internos que no tengan que ver con lo mercantil
Respaldar datos y emitir presupuestos
Llevar un registro completo que permita el calculo de impuesto o faciliten procesos de fiscalización o auditoria
ARCHIVOS, DOCUMENTOS DIGITALES
Es evidente que un documento contable es un registro escrito, en fisico y que se puede archivar. Pero los procesos de conversión digital requieren llevar registros en nuevos formatos que faciliten su manejo y haga mas rapida la comunicación.
Por esta razón, los diferentes Estados ya han flexibilizados sus politicas fiscales, aceptando soportes digitales.