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Una auditoría es una revisión de los procedimientos que se llevan en una…
Una auditoría es una revisión de los procedimientos que se llevan en una empresa a nivel contable o laboral entre otros, para comprobar que se reúne una serie de requisitos establecidos. Puede ser interna o externa, en función de si la realiza la propia empresa, o una entidad externa a la misma.
Tipos de auditoría según quién la realiza
Auditoría interna:
Es aquella elaborada por una persona (o grupo de personas) que trabaja dentro de la propia empresa. La idea es que la organización se auto examine para encontrar puntos en los que pueda mejorar.
Auditoría externa:
Es aquella realizada por un agente que no pertenece a la empresa evaluada. Así, normalmente una empresa auditora externa inspecciona los procesos de otra firma, la cual ha contratado sus servicios. Lo que se busca con este tipo de auditoría es un punto de vista externo, de un tercero ajeno a la sociedad mercantil analizada.
Tipos de auditoría según su naturaleza
Auditoría financiera: Consiste en un análisis de la situación económica y contable de la compañía. Va más allá de la auditoría contable. Su tarea debe realizarse de manera conjunta con la auditoría fiscal, de gestión, informática y fiscal.
Auditoría medioambiental: Consiste en medir el impacto de la actividad de una compañía en el medioambiente. Esto, con el objetivo de determinar si se cumplen con los estándares exigidos por ley. De no ser ese el caso, se tendrán que plantear medidas o estrategias de mejora.
Auditoría operativa: Es aquella que se realiza para determinar si una empresa está haciendo uso óptimo de sus recursos. Esto es, que sus procesos sean eficientes y no estén generando pérdidas a la compañía.
Auditoría informática: Es aquella donde se evalúan los softwares o sistemas informáticos adoptados por la empresa, por ejemplo, para los procesos comerciales o fiscales.
Auditoría contable: Consiste en una revisión de los estados financieros de la empresa para comprobar que reflejan la situación económica de la institución. Se revisan los siguientes documentos: el balance general, la cuenta de resultados, el estado de flujos de efectivo y el estado de cambios en el patrimonio neto.
Auditoría de calidad: Se lleva a cabo para verificar el correcto funcionamiento del sistema de calidad implementado por la empresa. Esto, en el marco de la norma ISO 9001.
Auditoría de cumplimiento: Es aquella donde se comprueba que la empresa cumple con las buenas prácticas exigidas por la ley para su sector o entorno, de manera que las normas están siendo respetadas.
Auditoría de gestión: Consiste en medir el uso de los recursos que posee la empresa para evaluar si es eficiente, pero, además, a diferencia de la auditoría operativa, se da un paso más allá para analizar si se han alcanzado los objetivos previstos de rentabilidad.
Definición y principales roles del auditor y auditado.
El Auditor: Es el profesional encargado de revisar los libros contables de una empresa. Esto, con el objetivo de corroborar que los registros se correspondan con la actividad efectivamente realizada por la firma.
Elaborar los informes necesarios.
Si lo solicita el cliente, verificar la efectividad de las acciones correctoras.
Mantenerse alerta para detectar las indicaciones que puedan afectar a los resultados de la auditoría que pudieran requerir una investigación más profunda.
Garantizar en todo momento la confidencialidad de la información recibida (secreto profesional) asegurándose por tanto de:
Devolver la documentación examinada cuando sea requerido
Dar el tratamiento de confidencialidad adecuado a la documentación. Tratar con discreción la información “privilegiada” obtenida.
Recoger y analizar evidencias que sean relevantes y suficientes para establecer conclusiones sobre el sistema de gestión auditado.
Actuar con independencia, sin prejuicios y con objetividad.
Documentar adecuadamente sus observaciones.
Ajustarse a los principios de ética y deontología profesional.
Planificar y desarrollar con eficacia y eficiencia los cometidos que le sean encargados. Ser profesional.
Transmitir y aclarar al auditado los requisitos en base a los que se va a llevar a cabo la auditoría.
Cumplir con los requisitos de auditoría aplicables.
El Auditado debe:
Brindar toda la colaboración a los auditores. A este respecto, se debe tenerse en cuenta que el obtener la información es misión del auditor, por lo que no debe esperarse que el auditado muestre sin más, los defectos o debilidades de su sistema de gestión. Es absolutamente lícito por su parte, el tratar de ocultarlos o tratar de desviar la atención del equipo auditor hacia otras áreas de la organización.
Poner todos los medios para asegurar un efectivo y eficiente proceso de auditoría.
Comunicar a los miembros más significativos de la organización la realización de la auditoría, su alcance y objetivos.
Disponer de guías que acompañen al equipo auditor por las instalaciones. Estos guías, serán personas de cierta responsabilidad, que puedan moverse con suficiente libertad por las diferentes áreas a auditar.
Proveer al equipo auditor de todos los recursos necesarios para asegurar que el trabajo se lleva a cabo con eficiencia y eficacia.
Dar facilidades al equipo auditor para obtener la documentación o las evidencias que éstos puedan a lo largo de su trabajo de investigación. No obstante, el auditado está en su derecho a ocultar todo aquello que el auditor no le pida.
Cooperar en la medida de lo posible con el equipo auditor para conseguir que se cumplan los objetivos previstos.
Establecer y poner en marcha las acciones correctoras que se desprenden del informe de auditoría.
Técnicas de auditoría
Observación
Consiste en presenciar un proceso o procedimiento aplicado por otras personas; por ejemplo, el auditor observa el conteo de inventarios realizado por parte del personal de la entidad
Confirmación externa
Obtenida a través de la consulta por parte del auditor a un tercero; la respuesta del tercero debe ser por escrito y dirigida directamente al auditor, bien sea en papel, en soporte electrónico o en otro medio.
Reejecución
Implica la ejecución independiente por parte del auditor de procedimientos o de controles que inicialmente fueron realizados como parte del control interno de la entidad.
Inspección
Consiste en un examen minucioso de los registros y documentos, ya sean internos o externos, en papel, en soporte electrónico o en otros medios, o un examen físico de un activo.
Interventoría de cuentas
Esta técnica permite examinar de manera integral y permanente las operaciones y procesos contables y financieros de una entidad con el fin de comprobar si la operación realizada es veraz y legal.
¿Qué son las evidencias de auditoría?
Es la información utilizada por el auditor para alcanzar las conclusiones en las que basa su opinión y sustenta el informe de auditoría.
Evidencia documental
Consiste en la información elaborada por la administración de la entidad relacionado con el desarrollo de su desempeño funcional; asimismo, la que establece las normas procesales pertinentes en caso de determinación de responsabilidades civiles y penales.
Evidencia testimonial
Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de las investigaciones o entrevistas.
Evidencia física
Este tipo de evidencia se obtiene a través de una inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos.
Evidencia analítica
Comprende análisis, conciliaciones, tabulaciones, cálculos y comparaciones de la información en sus componentes.
Tipos de hallazgos de auditoría
La Conformidad puede tener matices que se clasifican en: observaciones y oportunidades de mejora.
Una observación es un hallazgo en el cual sí existe un cumplimiento pero que en el futuro puede convertirse en un incumplimiento debido a cómo se está desarrollando una actividad, tarea o proceso concreto.
Una oportunidad de mejora es un hallazgo en el cual sí existe un cumplimiento, pero a pesar de ello se determina, bajo criterios objetivos, que existe un margen de mejora para optimizar más una actividad, tarea o proceso concreto.
La no conformidad está claro lo que es y lo que implica.
Etapas de una auditoria.
Distribución del informe
Cuando ya esté preparado y aprobado el informe final, una copia de este debe ser enviada al responsable de la sección correspondiente. El informe y los documentos se entregan al encargado de calidad de la empresa y a la junta directiva para que posteriormente sea archivado.
Seguimiento de las acciones
Cuando no haya conformidad con el informe final, se plantean y se registran las acciones correctivas. Estas deben ser notificadas al encargado de calidad para que haga el trámite correspondiente y las resuelva en el tiempo estipulado. Es una buena práctica también incluir en el proceso de auditoría una lista de chequeo que ayude a identificar los aspectos más críticos.
Preparación del informe
El objetivo final de la auditoría interna es divulgar los resultados obtenidos. En esta fase de la auditoría se elabora el informe de auditoría, que debe contener las informaciones que fueron predeterminadas en el plan inicial de auditoría, como la información del cliente, los objetivos y el alcance, los criterios acordados, los tiempos de auditoría, la identificación del equipo auditor, el resumen del proceso, las conclusiones, la declaración de confidencialidad y la lista de distribución del informe.
Planeación de la auditoría
En esta fase de la auditoría interna se toman los datos recopilados en la etapa anterior y se crea un plan de auditoría, que debe ser acordado con el cliente.
Ejecución de la auditoría
Esta fase de la auditoría interna comienza con una reunión de apertura, en la que se presentan los miembros del equipo y se revisa el plan. Asimismo, se plantean las metodologías y los procedimientos que se van a utilizar, se definen los recursos que se necesitan y se revisan los procedimientos de seguridad y emergencia. Posteriormente se analiza la información recolectada por el equipo auditor y se evalúa si los criterios del plan de auditoría se están cumpliendo cabalmente.
Asignación del equipo auditor
El auditor líder debe definir quiénes son los funcionarios que se ocuparán de realizar cada una de las actividades de la auditoría. Para que el proceso sea lo más objetivo posible, los miembros del equipo deben estar libres de conflicto de intereses y no deben estar involucrados en las actividades que están auditando.
Fase de preauditoría
Antes de comenzar el proceso, se realiza un análisis general de la organización que será auditada. De esta manera, el equipo de auditoría puede tener una mejor comprensión de cómo funcionan los procesos y cuáles son los objetivos de la entidad.
links
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Elaborado por: Cecilia Flores Roque