QUY TRÌNH CÁC PHÒNG BAN

KHO

PHẤN VIỆC CHO CẤC BỘ PHẬN KHI PHÁT HÀNH TB CTKM

NỘI DUNG CHUẨN BỊ KHI CÓ EVENT

QUY TRÌNH ĐIỀU PHỐI HÀNG MỚI VỀ

QUY TRÌNH ĐIỀU PHỐI HÀNG CHẠY CTKM

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT BILL

QUY TRÌNH CÔNG VIỆC CỦA TRADE MKT

ADMIN

KHO

KẾ TOÁN

P.HCNS

TRADE

In ấn bảng sale đầu tháng

Gửi bảng sale đầu tháng

In ấn bảng sale bổ sung CT

Gửi bảng sale bổ sung ra hệ thống

Tke 4 ngày, in 3 ngày

2 - 5 ngày tùy nơi

Tke 2 ngày, in 2 ngày

2 - 5 ngày tùy nơi

Tuyết

Nhận và kiểm tra thông báo (mã, giá,...)

+TH1: Thông báo ổn không phát sinh

+TH2: Liên hệ xử lý lại phát hành thông báo

1 ngày

1,5 ngày

Áp giá LinkQ

Đổ tồn, lên BB in tem gửi kho in tem

Theo dõi group viber áp giá sau khi Ad xác nhận

1,5 ngày

0,5 ngày

Ngay thời điểm

Tân/Tài

Bảng phân hàng gửi kho

Theo dõi tiến độ các phòng ban và nhắc nhở

Gửi phòng HCNS phát hành + Dky SCT

Thông báo tem, bảng sale cho khối cửa hàng

Làm thông báo, trình ký

Kiểm soát CTKM về hàng hóa, tem giá, tag, bảng Sale tại CH đã có chưa

Check tồn kho

Xác nhận duyệt cho Ch chạy CTKM=> gửi thông báo CTKM=> gửi kết quả đăng ký sở công thương

Kiểm soát lại CTKM trong tháng.

Trước 10 ngày

Thúy

Trước 7 ngày

Thúy

Trước 7 ngày

Thúy

Trước 5 ngày

Thúy

Khi triển khai

Thúy

Trước ít nhất 1 ngày

Thúy

Ngay thời điểm

Thúy

Ngay thời điểm

Thúy

Nhận và kiểm tra thông báo (mã, giá,...)

Trước 05 ngày

Bảo Thoa

Tạo mẫu tem, tag theo CTKM

Khi nhận tbao

Bảo Thoa

Nhận BB tem, tag từ KT doanh thu

Trước 04 ngày

Bảo Thoa

In tem gửi:

HCM: trước 1 ngày và bàn giao

Tỉnh: trước 2-3 ngày và bàn giao

Trước 01 ngày

Trước 02- ngày

Bảo Thoa

Phân hàng: nhận và bàn giao cho thủ kho

Ngay thời điểm

Bảo Thoa

Phát hành thông báo cho các phòng ban

Đăng ký sở công thương

Gửi kết quả đăng ký sở công thương cho Admin

Lưu trữ thông báo

Ngay thời điểm

Sau khi nhận Tbao

Ngay khi có kết quả

TRADE

In ấn bảng sale

Gửi bảng sale

Theo dỗi tiến độ gửi

Tke 4 ngày, in 3 ngày

2 - 5 ngày tùy nơi

Tuyết

KẾ TOÁN

Nhận và kiểm tra thông báo (mã, giá,...)

+TH1: Thông báo ổn không phát sinh

+TH2: Liên hệ xử lý lại phát hành thông báo

Áp giá LinkQ

Đổ tồn, lên BB in tem gửi kho in tem

Theo dõi group viber áp giá sau khi Ad xác nhận

0,5 ngày

1,5 ngày

Ngay thời điểm

Tân/Tài

ADMIN

Check tồn kho

Làm thông báo CTKM, target, trình ký

Gửi phòng HCNS phát hành + Dky SCT

Bảng phân hàng gửi kho (nếu có)

Theo dõi tiến độ các phòng ban và nhắc nhở

Thông báo tem, bảng sale cho khối cửa hàng

Kiểm soát CTKM về hàng hóa, tem giá, tag, bảng Sale tại CH đã có chưa

Xác nhận duyệt cho Ch chạy CTKM=> gửi thông báo CTKM=> gửi kết quả đăng ký sở công thương

Kiểm soát lại CTKM trong tháng.

Xác nhận bục kệ/ đăng ký setup và ngày out

Kiểm tra sau setup

Trước 10 ngày

Trước 7 ngày

Trước 5 ngày

Khi triển khai

Trước ít nhất 1 ngày

Ngay thời điểm

Trước 3 ngày

Thúy

KHO

Nhận và kiểm tra thông báo (mã, giá,...)

Tạo mẫu tem, tag theo CTKM

Nhận BB tem, tag từ KT doanh thu

In tem theo bảng phân hàng

Thông tin nhân sự hỗ trợ thi công (quầy kệ, hàng hóa, nhân sự,...)

Trước 05 ngày

Khi nhận tbao

Trước 04 ngày

Trước 03 ngày

Trước 02 ngày

Bảo Thoa

P. HCNS

Phát hành thông báo cho các phòng ban

Đăng ký sở công thương

Gửi kết quả đăng ký sở công thương cho Admin

Lưu trữ thông báo

Ngay thời điểm

Sau khi nhận Tbao

Ngay khi có kết quả

TEAM TKE

Vẽ layout theo thông báo

Chuẩn bị thảm, bục, kệ, CCDC có liên quan...

Trước 07 ngày

Nhân

Trước 03 ngày

team thi công

ADMIN

"Hàng về cập nhật mã hàng, số lượng trình chị
Tâm làm giá bán, làm bảng phân hàng."

Trình chị Tâm duyệt bảng phân hàng.

Đưa bảng phân hàng cho cô 3 (kiểm soát)

Đưa bảng phân hàng cho kế toán kho, thủ kho phân hàng

Theo dõi kho điều hàng, nhắc nhở kịp tiến độ

Đỗ tồn kiểm soát lại hàng hóa đã có tại CH chưa.

Cập nhật hàng hóa tại cửa hàng lên bảng châm hàng cho CH.

2 ngày

Ngay sau khi cấp trên duyệt bảng phân hàng

Hàng ngày

Sau 3 ngày khi đưa bảng phân hàng

Sau 1 tuần khi đi hàng.

Thúy

KẾ TOÁN KHO

Nhận bảng phân hàng

In tem, tag cho Ch+dán tem lên sp

Phân cho thủ kho đi hàng

Lập phiếu xuất hàng

Thông báo cho Admin mã hàng không đi hoặc đi muộn so với dự kiến.

THOA

THỦ KHO

Nhận bảng phân hàng => soạn hàng đi cửa hàng

CỬA HÀNG

Thông báo cho Admin khi đã nhận được hàng.

ADMIN

Làm bảng phân hàng các mã chạy CTKM.

Trình chị Tâm duyệt bảng phân hàng.

Đưa bảng phân hàng cho cô 3 (kiểm soát)

Đưa bảng phân hàng cho kế toán kho, thủ kho phân hàng

Theo dõi kho điều hàng, nhắc nhở kịp tiến độ

Đỗ tồn kiểm soát lại hàng hóa đã có tại CH chưa.

Cập nhật hàng hóa tại cửa hàng lên bảng châm hàng cho CH.

2 ngày

Ngay sau khi cấp trên duyệt bảng phân hàng

Hàng ngày

Sau 3 ngày khi đưa bảng phân hàng

Sau 1 tuần khi đi hàng.

KẾ TOÁN KHO

Nhận bảng phân hàng

In tem, tag cho Ch+dán tem lên sp

Phân cho thủ kho đi hàng

Lập phiếu xuất hàng

Thông báo cho Admin mã hàng không đi hoặc đi muộn so với dự kiến.

THỦ KHO

Nhận bảng phân hàng => soạn hàng đi cửa hàng

THOA

Thông báo cho Admin khi đã nhận được hàng.

CHECK CAM

Check bất kỳ bill tại CH có đúng thực tế không

Check về hình ảnh CH, bảng Sale, bill, lượt khách, trang thiết bị tại CH, đồng phục,...

Hàng ngày

PHÚ

ADMIN

Gửi doanh thu thực tế để bộ phận check cam theo dõi

Đỗ doanh thu theo dõi hàng ngày, nếu doanh thu giảm báo giám sát đến CH kiểm tra thực tế.

Gửi danh sách khách hàng mua hàng từng CH cho team call

CH doanh số thấp hoặc no Sale

Hàng ngày

GIÁM SÁT

Đi thực tế cửa hàng kiểm tra, biil, doanh thu, hàng hóa, trưng bày, bảng Sale CTKM,...

Đột xuất cửa hàng

THÚY

GIÁM SÁT

KẾ TOÁN DOANH THU

Theo dõi doanh thu tại CH, báo cho Admin các bill ghi tay để check lại.

DT MIỀN

CALL

Gọi điện chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Xác nhận lại doanh thu có đúng thực tế hay không.

Hàng ngày

SALE ADMIN

1.Google Bussines

Hoa chịu trách nhiệm (contac:...)

Đề xuất & triển khai cái hoạt động tăng nhận diện, push sale, kiểm soát và kiểm tra các HĐ đó.

Đề xuất & triển khai hoạt động khi được thông qua

10-15 tháng trước

Tuyết/ Thúy

Order thiết kế bảng Sale.

3 ngày

Thúy

In ấn chia bảng Sale

4 Ngày

Duy/Phú/ Thúy

Gửi bảng sale

3-5 Ngày

Duy/Phú/ Thúy

Yêu cầu CH chụp hình báo cáo

Sau khi nhận bảng sale

Thúy/ Duy

Làm việc với TTTM

Gửi duyệt Poster chính/phụ, bảng sale tháng của vali/đồ da & giấy phép đến các TTTM Takashimaya, Pasrkson, Robin và hệ thống siêu thị AEON.

Book nội dung và hình ảnh cần thiết

Booking các thiết kế truyền thông online/POSM cho hệ thống cửa hàng LUG.vn

Thông báo đến các cửa hàng đăng bài lên trang Google Business lần 1 và nhắc nhở lần 2

Thông báo đến các Cửa Hàng hỗ trợ MKT: tương tác livestream, theo dõi hỗ trợ truyền thông (đọc loa, banner/ hộp đèn,...) tại các TTTM,...

Làm việc với CH/CHT/ASM

Gửi thông báo + phổ biến các CTKM/HĐ ra CH

Sau khi duyệt CH chạy CTKM

Gửi thông báo hoặc cần hỗ trợ từ CHT/ASM

Phát sinh

Set up - lên Guidle line trưng bày

Làm việc với đối tác/supplier

Đối tác in ấn (PP, baner, poster,...)

Đối tác mua công cụ dụng cụ (Bong bóng, stande)

Các đối tác/supplier liên quan vấn đề hoạt động tại CH ( Book quầy Sale, Book Mascot, Gia Công,..)

In bảng sale

Đợt 1: In CTKM mới theo order của CH Order in poster, banner,..v.v.. với supplier

Đợt 2: In bổ sung bảng sale

Chia bảng sale

Soạn bảng sale=> Đóng gói=>Ghi phiếu và gửi

Kiểm soát lại kết quả

Sau khi đưa bảng sale, thông báo,... ra CH thì yêu cầu CH chụp lại bảng Sale báo cáo và check lại

Giám sát thực tế tại cửa hàng

Định kỳ đi khảo sát, kiểm tra cửa hàng

Theo dõi doanh thu, kiểm tra hiệu quả CTKM

Theo dõi doanh thu hằng ngày, phối hợp với MKT tìm ra hướng xử lý để thúc đẩy tăng doanh thu cửa hàng

Xây dựng quy trình

"Họp và trao đổi giữa các bộ phận liên quan MKT đưa ra quy trình sơ bộ

Gửi cho các bộ phận liên quan để check và chỉnh sửa

Quy trình hoàn chỉnh"

Trình duyệt chi phí in ấn