Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

2. DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO I - Concepto de documento, 2. DOCUMENTO,…

- - - - Etimológicamente la palabra documento deriva del término latín documentum que a su vez proviene de docere que significa «enseñar».
      - En la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español, encontramos también una definición de documento, en su artículo 49 se entiende por documento, a los efectos de la presente ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.
    - - El soporte, que le confiere corporeidad física.
      - La información que transmite.
      - El registro, es decir, la plasmación de la información en el soporte.
  - - - Se debe hacer una breve mención a los distintos tipos de documentos:
        
        Documento Administrativo, es decir, aquel documento generado por una persona u organismo, prueba de la actividad administrativa.
        
        Documentos de archivo: Los documentos, por imperativo legal y por razones organizativas, deben conservarse y el lugar donde se conservan es el archivo. Esto da lugar al concepto de documentos de archivo que son definidos por el Diccionario de la Terminología Archivística como «el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y formal».
        Los documentos de archivo se agrupan formando series documentales, son exclusivos, asunto y sujeto diferenciado, y únicos.
    - - Concepto
        
        Un documento administrativo es el soporte que contiene y en el que se registran los actos de la Administración pública, es decir: la forma externa de dichos actos.
      - Funciones
        
        Los documentos administrativos cumplen dos funciones:
        
        Función de constancia: El documento asegura la pervivencia y la conservación de los actos administrativos como prueba de su existencia, sus posibles errores o vicios y sus efectos, sean jurídicos, administrativos o meramente informativos. Igualmente, se garantiza el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
        
        Función de comunicación. Aparte de servir de constancia, el documento es el medio con el que la Administración se dirige a los ciudadanos, a otras entidades o a los distintos órganos que la integran. Dicha comunicación es tanto interna (entre las unidades que componen la organización administrativa), como externa (de la Administración con otros ciudadanos y otros organismos y organizaciones). En consecuencia, los documentos también cumplen una función informativa y comunicativa.
      - Características
        
        Produce efectos. El documento, en tanto que soporte del acto administrativo que contiene, produce los mismos efectos de éste, tanto para el ciudadano, frente a terceros y ante la propia organización administrativa. Quedan fuera de la condición de documentos administrativos aquellos otros que, como resúmenes, extractos, índices o anotaciones, no están destinados a producir efecto alguno.
        
        Emisión. Su emisor debe ser un órgano administrativo que actúa en el ejercicio de sus competencias.
        
        Formalización. Para que su emisión sea válida, aparte de los requisitos derivados del acto que contienen (competencia del emisor, sometimiento al ordenamiento jurídico) hay un requisito específico para la validez del documento administrativo: se trata de la formalización.
      - Tipos
        
        Documentos de iniciación.
        
        Documentos de instrucción.
        
        Documentos de terminación.
      - Caracteres externos e internos de los documentos de archivo
        
        Caracteres externos
        
        La clase: está determinada por el método empleado para transmitir la información. A estos efectos, se puede diferenciar entre:
        
        Documentos textuales: si la información se transmite mediante texto escrito (manuscrito, mecanografiado o impreso).
        
        Documentos iconográficos: transmiten la información mediante imágenes no textuales (mapas, planos, dibujos, fotografías...);
        
        Documentos sonoros: a través de un aparato reproductor transmiten la información mediante sonidos capturados.
        
        Documentos audiovisuales: contienen imágenes fijas o en movimiento, acompañadas de sonido.
        
        Documentos informáticos: emplean una codificación binaria para almacenar los contenidos.
        
        El soporte. Es el elemento que soporta la información sobre el cuál se graba la misma.
        
        El formato: dependiendo del soporte, podrá tener varios formatos.
        
        La cantidad: número de unidades, que puede expresarse en metros lineales, cajas, gigas, etc.
        
        Forma: se refiere a la condición del documento: borrador, original, copia, etc.
        
        Tipo: es la disposición de los elementos de información que contiene el documento.
        
        Caracteres internos
        
        Productor: persona o entidad productora, esto es, la persona, organismo, unidad o institución que crea y/o elabora un documento. Su autor.
        
        Orígenes funcionales: lo que motiva la elaboración del documento.
        
        Fecha y lugar de producción.
        
        Contenido: el asunto o tema del que trata, los fines u objetivos que se persiguen con su redacción.
  - - - Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
      - Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:
        
        Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
        
        Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
        
        Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
        
        Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
        
        Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.
        Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que, cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.
      - No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos.
  - - - Los documentos con una antigüedad superior a los 40 años, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.
      - Los documentos con una antigüedad superior a los 100 años, generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.
      - La Administración del Estado podrá declarar constitutivos del patrimonio documental, aquellos documentos que, sin alcanzar la antigüedad indicada en los párrafos anteriores, merezcan dicha consideración.
- - - - Jiménez/Diagonal/Barcelona/Rodríguez /25/17/-Anto- nio/años.
    - - Antonio Jiménez Rodríguez, 25 años, Diagonal 17, Barcelona.
  - - - Depende del modo de estructurar los datos para que el acceso a una determinada información sea más o menos rápida y cómoda. En la segunda forma de agrupación, nos encontramos que los datos se agrupan en torno a los siguientes campos:
        
        Nombre: Antonio Jiménez Rodríguez.
        
        Edad: 25 años.
        
        Domicilio: Diagonal 17, Barcelona.
        
        Este registro está formado por tres campos. Cada campo, a su vez, puede estructurarse en subcampos, y repetir este proceso indefinidamente. De la afortunada organización de los datos de un registro en campos y subcampos dependerá la facilidad de uso de la información contenida en dicho registro.
        
        El campo de un registro que identifica totalmente a dicho registro es la clave, gracias a la cual se puede acceder fácilmente al mismo.
  - - - El 2 de abril de 2021 ha entrado en vigor las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
        En la misma fecha ha entrado en vigor el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funciona
        Conocimiento del sector público por medios electrónicos.
    - - Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior. Puede ser de dos tipos: registro general de entrada y registro general de salida.
      - Registro auxiliar: los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización, otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones.
      - Registro de archivo: en él se inscribirán todos aquellos documentos que han sido archivados.
- - - - La Administración General del Estado contará con un directorio geográfico de las Oficinas de asistencia en materia de registros que será gestionado por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública.
        
        Las Oficinas de asistencia en materia de registros desarrollarán las siguientes funciones:
        
        La digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o sean recibidos en la Oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de derecho público de cualquier Administración Pública, así como su anotación en el Registro Electrónico General o Registro electrónico de cada organismo o entidad según corresponda.
        
        La anotación, en su caso, de los asientos de salida que se realicen de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
        
        La emisión del correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y documentos que presenten las personas interesadas.
        
        La expedición de copias electrónicas auténticas tras la digitalización de cualquier documento original o copia auténtica que presenten las personas interesadas y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo a través de dicha oficina en el registro electrónico correspondiente.
        
        La información en materia de identificación y firma electrónica, para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de medios electrónicos en los trámites y procedimientos para los que se haya conferido habilitación.
        
        La identificación o firma electrónica del interesado, cuando se trate de una persona no obligada a la relación electrónica con la Administración, en los procedimientos administrativos para los que se haya previsto habilitación.
        
        La práctica de notificaciones, en el ámbito de actuación de esa Oficina, cuando el interesado o su representante comparezcan de forma espontánea en la Oficina y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
        
        La comunicación a las personas interesadas del código de identificación del órgano, organismo público o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito o comunicación.
        
        La iniciación de la tramitación del apoderamiento presencial apud acta.
        
        Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
- - - - Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.
      - Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el párrafo anterior dirigido a cualquier Administración Pública.
        
        En el anexo del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos puedes encontrar definiciones que te serán de gran ayuda para comprender estos temas.
  - - - Los registros electrónicos admitirán:
        
        Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos.
        
        Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el párrafo anterior dirigido a cualquier Administración Pública.
      - No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación. En estos supuestos, el órgano administrativo competente para la tramitación del procedimiento comunicará esta circunstancia al interesado e informará de los requisitos exigidos por la legislación específica aplicable.
        
        En el anexo del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos puedes encontrar definiciones que te serán de gran ayuda para comprender estos temas.
- - - - El edificio que contiene los documentos, es decir, el continente.
      - Los documentos conservados en esos edificios, es decir, el contenido.
  - - - Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.
      - Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
    - - Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
      - Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
- - - - El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.
      - Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprende instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos.
    - - Sistema archivístico: Conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.
      - Documento de archivo: Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas.
      - Documento electrónico: De acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
      - Expediente electrónico: De acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por expediente electrónico el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
      - Ciclo vital de documentos: Son las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente.
      - Calendario de conservación: Es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte.
      - Identificación: Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
      - Valoración documental: Es el estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos u otras agrupaciones documentales.
      - Eliminación de documentos: Consiste en la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.
      - Metadato: Se entiende por metadato cualquier descripción estandarizada de las características de un conjunto de datos. En el contexto del documento electrónico cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.
- - - - El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos.
      - Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales, en función de las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de la aplicación de su respectiva normativa.
      - Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios.
    - - Elaborará el Censo-Guía de Archivos de los bienes integrantes del Patrimonio Documental. Asegurará el mantenimiento y la difusión selectiva de la información bibliográfica especializada en materia de archivos y otras disciplinas afines.
      - Promoverá la formación permanente del personal de los archivos con medios adecuados y suficientes, así como el fomento del intercambio de archivos mediante el desarrollo de programas nacionales e internacionales en cooperación con las Comunidades Autónomas.
      - Impulsará la investigación científica y el desarrollo e innovación tecnológica dentro del ámbito archivístico, así como la realización de proyectos de investigación en cooperación con otras instituciones científicas y culturales, en colaboración con las CCAA. Los archivos podrán ser centros promotores de proyectos de investigación y los archiveros podrán presentarse como personal investigador a convocatorias nacionales e internacionales.
      - Promoverá la creación de plataformas y proyectos digitales de acuerdo con los criterios de accesibilidad en línea, digitalización de fondos, preservación y duplicación con fines de difusión y la colaboración en proyectos de desarrollo de contenidos digitales promovidos por las administraciones públicas.
      - Impulsará la cooperación con otros países y ámbitos culturales, especialmente con los países de la Unión Europea, de Iberoamérica y del Mediterráneo, en programas de digitalización y en la elaboración y desarrollo de plataformas y portales en Internet, con el fin de fomentar el conocimiento y la difusión de los documentos que forman parte de una historia común.
  - - - 1. La promoción de la integración de los sistemas archivísticos de titularidad pública y archivos privados en el Sistema Español de Archivos.
      - 2. La elaboración de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios archivísticos.
      - 3. La propuesta y promoción del desarrollo de políticas públicas, directrices y estrategias relativas a la administración de archivos y patrimonio documental, con especial atención a la implantación de las nuevas tecnologías en la gestión de los archivos.
      - 4. Informar los planes de cooperación archivística previstos en el artículo 4.3 letra a) y proceder a su seguimiento y, eventualmente, a la propuesta de su actualización.
      - 5. La promoción y el fomento de la formación profesional y el intercambio en el ámbito archivístico.
      - 6. El impulso de la cooperación internacional.
        
        Presidirá el Consejo de Cooperación Archivística el titular de la Secretaría General de Cultura y Deporte.
        
        Componen el Consejo de Cooperación Archivística, junto con su Presidente, seis representantes de la Administración General del Estado, con rango de director general o equivalente, designados por los Ministerios de Asuntos Exteriores y de Cooperación, Defensa, Economía y Hacienda, Presidencia, Política Territorial y Administraciones Públicas y Cultura, un representante de cada Comunidad Autónoma, tres representantes de las administraciones locales, designados por la asociación de entidades locales de ámbito estatal con mayor implantación y un representante del Consejo de Universidades.
        
        La Secretaría del Consejo corresponderá a un funcionario del Ministerio de Cultura, que actuará en el Pleno con voz pero sin voto.
- - - - El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fon- dos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos.
    - - Integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, y de sus organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente.
      - La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado actuará como coordinadora del Sistema.
    - - Los Archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, atendiendo al ciclo vital de los documentos, se clasifican en:
        
        Archivos de oficina o de gestión.
        
        Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos.
        
        Archivo intermedio.
        
        Archivos históricos.
    - - Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa. Estos documentos, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración.
      - Los archivos de oficina o de gestión cumplirán las siguientes funciones:
        
        Apoyar la gestión administrativa.
        
        Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.
        
        Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.
        
        Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.
        
        Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.
    - - Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación.
      - El Archivo Central cumplirá las siguientes funciones:
        
        1. Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, así como proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las unidades y a su archivo de gestión, con el fin de conseguir la correcta conservación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de acuerdo con las normas específicas que correspondan a cada serie documental.
        
        2. Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación.
        
        3. Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
        
        4. Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente.
        
        5. Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, una vez cumplidos los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de conservación aprobados.
        
        6. Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega.
        
        7. Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias.
        
        8. Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico.
      - Los órganos competentes de cada Ministerio propondrán los calendarios de conservación y acceso de los documentos que custodian en los diferentes archivos previstos en este artículo, comunicándose a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
        
        Según la Ley de Patrimonio Histórico, los archivos, bi- bliotecas y museos de titularidad estatal y carácter nacional son creados mediante real decreto.
    - - El archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación. El Archivo General de la Administración, es el archivo intermedio de la Administración General del Estado, según la normativa vigente.
      - El Archivo General de la Administración, como archivo intermedio de la Administración General del Estado y adscrito al Ministerio de Cultura, tiene las siguientes funciones:
        
        1. Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios.
        
        2. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción, tramitando los preceptivos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la legislación vigente.
        
        3. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.
        
        4. Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar a la Comisión Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido previamente tratamiento archivístico.
        
        5. Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.
        
        6. Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agrupaciones documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los niveles superiores de descripción o macro descripción, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
        
        7. Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados.
    - - Los archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia.
      - Las funciones del Archivo Histórico Nacional, como archivo histórico de la Administración General del Estado y dependiente del Ministerio de Cultura, son:
        
        1. Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el Archivo General de la Administración.
        
        2. Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión.
        
        3. Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a largo plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.
        
        4. Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administración sobre las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de las unidades documentales, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
        
        5. Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.
      - En el ámbito de los servicios periféricos del Estado, desempeñan idénticas funciones a las de los archivos intermedio e histórico los Archivos Históricos Provinciales o los que en el futuro se puedan crear en las Delegaciones de Gobierno.
      - De acuerdo con su específica normativa de creación y funcionamiento, los archivos de carácter histórico gestionados por la Administración General del Estado, a través del Ministerio de Cultura, desempeñarán las funciones previstas en este artículo en sus respectivos ámbitos de actuación.
    - - Cada Departamento Ministerial organizará sus servicios para garantizar la coordinación del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los organismos a él vinculados, según lo previsto en el artículo 65 de la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español.
        
        Artículo 65 de la Ley 16/1985:
        
        Cada Departamento ministerial asegurará la coordinación del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los Organismos a él vinculados para el mejor cumplimiento de lo preceptuado en la presente Ley y en los Reglamentos que se dicten para su aplicación.
        
        La documentación de los Organismos dependientes de la Administración del Estado será regularmente transferida, según el procedimiento que por vía reglamentaria se establezca a los Archivos del Estado.
      - A dichos efectos, en cada Departamento podrá constituirse un Grupo de Trabajo para la coordinación de los archivos que se encuentren dentro de su ámbito departamental y sus organismos públicos, adscrita a la Subsecretaría. Los grupos de trabajo ministeriales tendrán por finalidad:
        
        Impulsar el cumplimiento en sus archivos de las instrucciones y recomendaciones de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado.
        
        Promover los criterios particulares en relación con la accesibilidad de la información obrante en los archivos de su competencia.
        
        Impulsar por la inclusión en el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica de cualquier servicio de archivos dependiente de su Departamento.
        
        Promover programas de gestión en los que se establezcan los objetivos que deben cumplir sus archivos mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar.
        
        Realizar estudios de valoración documental y elevar peticiones de dictamen a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
      - La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, órgano interministerial adscrito al Ministerio de Presidencia, elaborará las instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de archivos e impulsar la gestión coordinada de los mismos.
        En particular, la Comisión establecerá instrucciones y criterios para homogeneizar, normalizar y armonizar las tareas archivísticas que se realicen en las distintas etapas del ciclo documental y en los diferentes archivos de su competencia, tales como:
        
        La implantación de sistemas de gestión de documentos que faciliten la toma de decisiones a los órganos administrativos y sean garantes de los derechos de los ciudadanos.
        
        El desarrollo de propuestas de armonización y homogeneización de los procesos y tareas desarrolladas en los archivos, en aras de la eficacia y la simplificación administrativa.
        
        El diseño de planes e indicadores de evaluación de calidad, aplicables a los archivos del Sistema.
        
        El fomento de la normalización de los procesos de descripción archivística, aplicando las normas nacionales e internacionales de descripción y el desarrollo de recomendaciones y propuestas para su estudio por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA).
        
        La utilización en los archivos del sistema, de formatos estándares de uso común, atendiendo a la normativa técnica y demás recomendaciones de Organismos Nacionales e Internacionales.
      - La Presidencia de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado corresponde a quien ocupe la Subsecretaría del Ministerio de Presidencia.
        La Vicepresidencia corresponderá a la persona titular de la Subsecretaría del Ministerio de Cultura.
        Son miembros de la Comisión de Archivos, junto con el Presidente y el vicepresidente:
        
        El Presidente de los Grupos de trabajo mencionados en el precedente apartado 2 o un representante designado por el Subsecretario correspondiente.
        
        Los Directores Generales del Libro, Archivos y Bibliotecas y para el Impulso de la Administración Electrónica.
        
        La persona titular de la dirección del Archivo General de la Administración.
        
        Hasta un máximo de cuatro vocales, nombrados por la Comisión a propuesta de su Presidencia, en representación de organismos y entes públicos de la Administración General del Estado afectados por este Real Decreto cuya presencia se estime necesaria en la Comisión por razón de su cometido, uno de ellos elegido entre los Directores de los Archivos Históricos Provinciales.
      - La Secretaría de la Comisión corresponderá a un funcionario designado por el Ministerio de Cultura, que asistirá a las reuniones con voz pero sin voto.
      - La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, regulada por el Real Decreto 1401/2007, de 29 octubre, se adscribe a la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado como su órgano consultivo superior.
  - - - Con carácter general, los archivos integrados en el Sistema desarrollarán las siguientes funciones, en todas las fases del ciclo vital de los documentos:
        
        Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, en la forma dispuesta en el capítulo siguiente.
        
        Facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos.
        
        Dar a los documentos el tratamiento técnico archivístico adecuado, según las normas internacionales y nacionales y las instrucciones y recomendaciones emanadas de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, aplicables en función de la fase en que se encuentren los documentos de archivo, incluyendo las actuaciones pertinentes de conservación preventiva y activa.
        
        Atender a lo dispuesto en los calendarios de conservación, en cuanto a los plazos de acceso, transferencia y, en su caso, eliminación de las series documentales custodiadas en cada tipo de archivo.
        
        Colaborar en el desarrollo de los programas de digitalización, reproducción, descripción, planes archivísticos y otras actuaciones que puedan impulsarse desde los órganos de decisión del Sistema.
        
        Emplear las nuevas tecnologías en el desarrollo de sus funciones y actividades.
        
        Garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de los documentos y expedientes electrónicos recibidos o almacenados, según lo establecido por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad, y demás normativa de desarrollo.
    - - Los grupos de trabajo de coordinación archivística de cada Departamento ministerial presentarán sus propuestas de eliminación o en su caso, de conservación permanente para el dictamen preceptivo por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
      - En el seno de los grupos de trabajo de coordinación archivística se potenciará la elaboración de calendarios de conservación y la valoración coordinada de series.
      - En ningún caso se transferirán al Archivo Intermedio agrupaciones documentales cuando previamente la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos haya dictaminado su eliminación.
  - - - El Ministerio de Cultura garantizará la conservación para generaciones futuras del patrimonio documental que custodia, mediante:
        
        El establecimiento de políticas de prevención del deterioro de los documentos de archivo utilizando sistemas de instalación adecuados y con especial atención sobre los documentos con formatos y soportes más vulnerables.
        
        El fomento de la creación y dotación de talleres de restauración en los centros de Archivo que se estime conveniente con el fin de abordar la conservación activa de los documentos.
        
        El desarrollo de planes de preservación, restauración y criterios de cooperación entre los Archivos del Sistema en materia de conservación.
    - - Ministerio de Cultura promoverá:
        
        Las transferencias periódicas regulares de las fracciones de serie o series documentales de carácter histórico desde los archivos intermedios al archivo histórico que corresponda.
        
        La incorporación de documentos o agrupaciones documentales de interés histórico e informativo, por medio de compra, depósito, comodato, donación o cualquier otra figura legal contemplada en el ordenamiento jurídico.
        
        La reproducción de documentos custodiados en otros centros nacionales o internacionales mediante la suscripción de convenios de colaboración, acuerdos y contratos cumpliendo los requisitos legalmente establecidos.
      - A los archivos y fondos adquiridos con base en lo dispuesto en el apartado anterior se les aplicarán las mismas condiciones de custodia, conservación, reproducción y difusión que al resto de sus fondos documentales, sin perjuicio de su titularidad y conforme a lo establecido en el correspondiente contrato o instrumento jurídico.
      - 3. Entre los compromisos del Ministerio de Cultura se incluye la permanencia conjunta e indivisible de los documentos adquiridos en el archivo o centro de titularidad estatal, en el que se determine su custodia.
        
        El Ministerio de Cultura garantizará la conservación para generaciones futuras del patrimonio documental.
    - - El Ministerio de Cultura, de acuerdo con la normativa vigente, arbitrará medios económicos y técnicos para colaborar con los poseedores y pro- pietarios privados de Patrimonio Documental en el mantenimiento, tra- tamiento y conservación adecuada de dicho Patrimonio.
      - A tal fin, podrá realizar convocatorias periódicas de ayudas en régimen de concurrencia competitiva dirigidas a entidades privadas sin ánimo de lucro para la mejora de sus instalaciones. Los beneficiarios de las citadas ayudas quedarán obligados a:
        
        Garantizar el acceso público a sus fondos en las condiciones que se establezcan conjuntamente.
        
        Ceder, cuando así lo previera la convocatoria de ayudas, los derechos de reproducción, comunicación pública y transformación en Internet, de todos los elementos que constituyen el resultado del proyecto realizado, independientemente del soporte en que se entregue.
        
        Autorizar la difusión a través de Internet y de la plataforma institucional del Ministerio de Cultura de la información proporcionada como resultado de la realización de los proyectos subvencionados. La difusión de la información en ningún caso supondrá merma o menoscabo de los derechos de propiedad intelectual que puedan existir.
    - - El Ministerio de Cultura impulsará programas dinámicos encaminados a asegurar la difusión al conjunto de la sociedad, de los contenidos y de los servicios telemáticos y presenciales que ofrecen los centros de archivo del Sistema Español de Archivos, a través de:
        
        El desarrollo del Portal de Archivos Españoles que pone en Internet y al servicio de los ciudadanos, las bases de datos descriptivas y las imágenes digitalizadas de los documentos de los centros de archivo del Ministerio de Cultura y de cualquier otro centro de archivo del Sistema Español de Archivos que quiera adherirse a la mencionada plataforma, con el fin de fomentar el acceso libre y gratuito de los usuarios a los contenidos culturales e informativos que se custodian.
        
        El impulso a través del Centro de Información Documental de Archivos, del Censo Guía de Archivos, como guía electrónica y directorio de los archivos de España e Iberoamérica, que permite a los ciudadanos la localización inmediata de los centros de archivo así como los fondos y colecciones que custodian y los servicios que éstos prestan.
        
        La elaboración de un catálogo colectivo accesible por Internet, que incluya información de los ejemplares bibliográficos y hemerográficos de las bibliotecas históricas y las bibliotecas especializadas o auxiliares de los archivos del Ministerio de Cultura, coordinado desde el Centro de Información Documental de Archivos.
        
        El diseño y desarrollo de estrategias de comunicación y marketing y la utilización de la Web como instrumento inmediato de información.
        
        La programación y el diseño de exposiciones presenciales y visitas y exposiciones virtuales que permitan divulgar los documentos de archivo así como su interés histórico, científico y cultural.
        
        El impulso de actividades pedagógicas que acerquen los archivos y el contexto histórico de producción de los documentos, a los estudiantes de los diferentes ciclos formativos.
        
        El desarrollo de programas de edición electrónica y en papel, de instrumentos de referencia, catálogos, boletines informativos y de cualquier otra obra de interés para el conocimiento y difusión del patrimonio documental.
        
        El apoyo y fomento de jornadas, conferencias, congresos y actividades culturales relacionadas con el ámbito de los archivos.
  - - - Los Departamentos Ministeriales y las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de los mismos, adoptarán las decisiones organizativas y las medidas técnicas necesarias con el fin de garantizar la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
        
        La identificación clara y precisa de cada uno de los documentos mediante un código unívoco que permita su identificación en un entorno de intercambio interadministrativo.
        
        La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, complementarios asociados al documento electrónico.
        
        La inclusión, en el caso de los expedientes electrónicos, de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad actuante que garantice la integridad del mismo y permita su recuperación.
        
        La recuperación completa e inmediata de los documentos a través de métodos de consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos de modo que sean legibles e identificables.
        
        La adopción de medidas para garantizar la conservación de la memoria e identificación de los órganos que ejercen la competencia sobre el documento o expediente para que el ciudadano de hoy y del futuro pueda comprender el contexto en el que se creó.
        
        El mantenimiento del valor probatorio de los documentos y expedientes y de las evidencias electrónicas como prueba de las actividades y procedimientos, así como la observancia de las obligaciones jurídicas que incumplan a los servicios.
        
        La transferencia de los expedientes electrónicos a los archivos históricos para la conservación permanente, de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente, de manera que se pueda asegurar su conservación y accesibilidad a medio y largo plazo.
        
        El borrado de la información, en su caso, o si procede la destrucción física de los soportes, de acuerdo con un procedimiento regulado y dejando registro de su eliminación.
        
        La valoración y el establecimiento de las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a medio y largo plazo de los documentos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.
    - - Los Departamentos Ministeriales y sus organismos vinculados o dependientes promoverán en todo momento el uso de las tecnologías de la información y el conocimiento en el tratamiento archivístico de los documentos de su competencia y en todo lo relativo a las funciones de conservación, gestión, acceso y difusión que tiene encomendadas, mediante:
        
        La utilización de sistemas de gestión, de acuerdo con los requisitos establecidos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y su normativa de desarrollo.
        
        El desarrollo de archivos digitales o repositorios de documentos en soporte electrónico estableciendo formatos de intercambio de documentos o expedientes electrónicos definiendo unos metadatos y clasificaciones comunes que permitan la reutilización y el intercambio de información entre los distintos órganos de la Administración.
        
        La aplicación de los principios básicos y los requisitos mínimos requeridos para una protección adecuada de la información con el fin de asegurar el acceso, integridad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad, trazabilidad y conservación de los datos, informaciones y servicios utilizados en medios electrónicos que gestionen en el ejercicio de sus competencias.
        
        El desarrollo de Sistemas Integrales de Información y Gestión de Archivos y su implementación en plataformas informáticas compartidas, con procedimientos de actualización en línea y accesibles por Internet.
        
        La implantación progresiva de los servicios telemáticos que permitan recoger, gestionar y dar respuesta al conjunto de solicitudes, reclamaciones y sugerencias que realicen los ciudadanos sobre acceso, localización, reproducción, u otras cuestiones relacionadas con los documentos o los servicios que prestan los archivos del Sistema.
    - - Las decisiones organizativas y medidas técnicas previstas en este capítulo no supondrán para la documentación transferida al Archivo Intermedio de la Administración General del Estado por los distintos Ministerios y Organismos, obligaciones adicionales a las previstas en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad y demás normativa de desarrollo.
- - - - Cuando se requiera al solicitante la subsanación de deficiencias y la aportación de documentos, especialmente los relativos al consentimiento de los afectados.
      - Cuando una norma exija autorización específica.
      - La interrupción del plazo será debidamente comunicada al interesado.
    - - En este caso estamos ante un silencio positivo.
      - El silencio administrativo es la presunción jurídica en los procedimientos iniciados en virtud de solicitudes formuladas por los interesados, y en los que la Administración no resuelve en plazo. Significa que cuando la Administración no resuelve, no contesta a la solicitud que forma el interesado se presume que lo que resuelve es que estima (silencio positivo) o que no estima lo solicitado (silencio negativo).
  - - - Cuando los documentos no sean de libre consulta.
      - Cuando no resulte posible realizar la copia en un formato determinado debido a la carencia de equipos apropiados o al excesivo coste de la misma.
      - Cuando la reproducción suponga vulneración de los derechos de propiedad intelectual.
- - - - El Decreto de 22 de noviembre de 1901, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos del Estado.
      - El Decreto de 24 de julio de 1947, sobre ordenación de los Archivos y Bibliotecas y del Tesoro Histórico-documental y Bibliográfico.
      - La Orden de 25 de noviembre de 1996, por la que se regula la composición y funciones de la Junta Superior de Archivos.
  - - - «a) Presidente: La persona titular de la Subsecretaría de Cultura, que podrá delegar en el Vicepresidente Primero.»
- - - - Las Oficinas de asistencia en materia de registros desarrollarán las siguientes funciones:
        
        La digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o sean recibidos en la Oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de derecho público de cualquier Administración Pública, así como su anotación en el Registro Electrónico General o Registro electrónico de cada organismo o entidad según corresponda.
        
        La anotación, en su caso, de los asientos de salida que se realicen de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
        
        La emisión del correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y documentos que presenten las personas interesadas.
        
        La expedición de copias electrónicas auténticas tras la digitalización de cualquier documento.
        
        La información en materia de identificación y firma electrónica
        
        La identificación o firma electrónica del interesado, cuando se trate de una persona no obligada a la relación electrónica con la Administración, en los procedimientos administrativos para los que se haya previsto habilitación.
        
        La práctica de notificaciones, en el ámbito de actuación de esa Oficina, cuando el interesado o su representante comparezcan de forma espontánea en la Oficina y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
        
        La comunicación a las personas interesadas del código de identificación del órgano, organismo público o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito o comunicación.
        
        La iniciación de la tramitación del apoderamiento presencial apud acta.
        
        Cualesquiera otras funciones que se les atribuya legal o reglamentariamente.
      - Digitalización, copias auténticas y registro
        
        La primera función de las oficinas es la propia de un registro que, en virtud de su carácter electrónico, precisa la digitalización de los documentos que presentan los ciudadanos en papel.
        
        La imagen codificada, fiel e íntegra del documento presentado tendrá la misma validez para su tramitación que el documento aportado.
        
        Las Administraciones Públicas podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada. Los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas estarán incluidos en un registro, u otro sistema equivalente, que deberá ser plenamente interoperable y estar interconectado con los de las restantes Administraciones públicas, a los efectos de comprobar la validez de la habilitación.
      - Asistencia en la identificación y firma electrónica
        
        El Artículo 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas prevé un doble nivel de asistencia:
        
        Asistencia general en el uso de medios electrónicos: Debe entenderse como apoyo e información por parte del funcionario. En particular, en lo referente a la identificación y firma electrónica, medios existentes para ello y forma de utilización.
        
        Asistencia específica: si alguno de los interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público (funcionario habilitado), mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello.
        
        En este caso, será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
        
        Notificaciones: Las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, cuando el interesado resulte obligado a recibirlas por esta vía. No obstante lo anterior, las Administraciones podrán practicar las notificaciones por medios no electrónicos en los siguientes supuestos:
        
        Cuando la notificación se realice con ocasión de la comparecencia espontánea del interesado o su representante en las oficinas de asistencia en materia de registro y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
        
        Cuando para asegurar la eficacia de la actuación administrativa resulte necesario practicar la notificación por entrega directa de un empleado público de la Administración notificante.
        
        Ayuda en la iniciación: Las oficinas de asistencia en materia de registros estarán obligadas a facilitar a los interesados el código de identificación si el interesado lo desconoce. Asimismo, las Administraciones Públicas deberán mantener y actualizar en la sede electrónica correspondiente un listado con los códigos de identificación vigentes.También las oficinas deben emitir el correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y escritos que presenten los interesados.
        
        Apoderamiento: Los interesados podrán otorgar apoderamientos mediante la comparecencia personal en la oficina de asistencia en materia de registros. También se puede otorgar mediante comparecencia electrónica en la sede electrónica, a través de los sistemas de firma electrónica previstos en la ley.
        
        Identificación de los interesados en el procedimiento: Las Administraciones Públicas están obligadas a verificar la identidad de los interesados en el procedimiento administrativo, mediante la comprobación de su nombre y apellidos o denominación o razón social, según corresponda, que consten en el Documento Nacional de Identidad o documento identificativo equivalente.
    - - Asimismo, toda persona que presente un documento en el registro puede solicitar recibo gratuito donde conste día y hora de presentación, número de entrada y sucinta referencia del asunto.
      - Si el ciudadano efectúa la presentación a través de soportes, medios o aplicaciones informáticos, electrónicos o telemáticos, el recibo se expedirá de acuerdo con las características del soporte, medio o aplicación y deberá reunir los requisitos anteriormente indicados.
  - - - Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa: durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.
      - Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
      - Aplicar los principios y técnicas modernas de valoración y selección documental para su conservación o eliminación.
      - Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas.
      - Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental.
      - Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamientos que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.
      - Asegurar que estas y cuantas funciones puedan desarrollar el archivo queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.
    - - Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, en la forma dispuesta en el capítulo siguiente.
      - Facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos.
      - Dar a los documentos el tratamiento técnico archivístico adecuado, según las normas internacionales y nacionales y las instrucciones y recomendaciones emanadas de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, aplicables en función de la fase en que se encuentren los documentos de archivo, incluyendo las actuaciones pertinentes de conservación preventiva y activa.
      - Atender a lo dispuesto en los calendarios de conservación, en cuanto a los plazos de acceso, transferencia y, en su caso, eliminación de las series documentales custodiadas en cada tipo de archivo.
      - Colaborar en el desarrollo de los programas de digitalización, reproducción, descripción, planes archivísticos y otras actuaciones que puedan impulsarse desde los órganos de decisión del Sistema.
      - Emplear las nuevas tecnologías en el desarrollo de sus funciones y actividades.
      - Garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de los documentos y expedientes electrónicos recibidos o almacenados, según lo establecido por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad, y demás normativa de desarrollo.
- - - - Los archivos históricos.
      - Los archivos administrativos.
    - - Archivo General de Indias
        
        Bajo el reinado del rey Carlos III, en 1785 se creó el Archivo General de Indias, que desde entonces se ubica en la Casa Lonja de Mercaderes de Sevilla. A su fundación siguió, ya en tiempos de Carlos IV, la promulgación de unas ordenanzas para el gobierno de archivo, en 1790.
        
        Los documentos de Indicas que se conservaban en Simancas, Cádiz y Madrid se trasladaron a este archivo de Sevilla, que continuó recibiendo, a lo largo del siglo XIX, documentación del Consejo de Indias y de las Secretarías de Estado y del Despacho, además de la del Juzgado de Arribadas y de la Comisión Interventora de la Hacienda Pública, parte de la del Ministerio de Ultramar y la última documentación traída a España en 1888-1889 proveniente de la Capitanía General de la Habana. Como consecuencia, el Archivo General de Indias, aunque de una clara orientación americanista, también custodia documentación de la presencia española en el Pacífico.
      - Archivo de la Corona de Aragón
        
        El Archivo de la Corona de Aragón, de titularidad y gestión estatal, es un archivo de excepcional importancia y de interés supracomunitario, ya que corresponde a una de las entidades históricas fundamentales, la Corona de Aragón, que constituye parte esencial en el proceso de formación de España.
        
        Sus fondos documentales afectan al decurso histórico de territorios actualmente bajo distintas soberanías – El Rosellón, La Cerdaña, el Conflent y el Vallespir, Córcega, Cerdeña, Sicilia – y especialmente a cuatro Comunidades Autónomas – Comunidad Autónoma de Cataluña, Comunidad Autónoma de Valencia, Comunidad Autónoma de Aragón y Comunidad Autónoma de Islas Baleares-. Dicho archivo constituye un patrimonio documental comunitario que requiere la atención y cuidado inexcusable del Estado y la colaboración que los estatutos de las cuatro Comunidades Autónomas mencionadas han previsto.
      - Archivo General de Simancas
        
        De titularidad y gestión estatal, guarda un excepcional fondo documental para el estudio de la historia de España desde finales del siglo XVI al XIX, pues reúne toda la documentación producida por los organismos de gobierno de la monarquía hispánica desde la época de los Reyes Católicos hasta la entrada del Régimen Liberal.
      - Centro Documental de Memoria Histórica
        
        Durante buena parte del siglo XX la sociedad española ha atravesado una experiencia histórica que arranca con la proclamación de la Segunda República en el año 1931 y concluye en la restauración plena de la democracia con la aprobación de la Constitución Española en el año 1978. El periodo comprendido entre ambas fechas estuvo marcado por la Guerra Civil de 1936
        
        El centro Documental de la Memoria Histórica tiene la finalidad de reunir y recuperar todos los fondos documentales, testimonios orales y por cualquier otro medio, relativos al periodo histórico comprendido entre 1936 y 1978, fundamental- mente para que sean puestos a disposición de los interesados, de los investigadores y de los ciudadanos en general, mediante actividades museísticas, pedagógicas y cuantas sean necesarias para proporcionarles el conocimiento de nuestra historia reciente.
  - - - Archivos de oficina o de gestión.
      - Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos.
      - Archivo intermedio.
      - Archivos históricos.
    - - Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa. Estos documentos, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración.
      - Los archivos de oficina o de gestión cumplirán las siguientes funciones:
        
        Apoyar la gestión administrativa.
        
        Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.
        
        Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.
        
        Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.
        
        Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.
    - - Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación.
      - El Archivo Central cumplirá las siguientes funciones:
        
        Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de ges- tión, así como proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las uni- dades y a su archivo de gestión, con el fin de conseguir la correcta conservación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de acuerdo con las normas específicas que correspondan a cada serie documental.
        
        Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación.
        
        Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
        
        Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente.
        
        Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, una vez cumplidos los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de conservación aprobados.
        
        Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega.
        
        Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias.
        
        Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico.
      - Los órganos competentes de cada Ministerio propondrán los calendarios de conservación y acceso de los documentos que custodian en los diferentes archivos previstos en este artículo, comunicándose a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
    - - El archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación.
      - El Archivo General de la Administración, como archivo intermedio de la Administración General del Estado y adscrito al Ministerio de Cultura, tiene las siguientes funciones:
        
        Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios.
        
        Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción, tramitando los preceptivos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la legislación vigente.
        
        Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.
        
        Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar a la Comisión Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido previamente tratamiento archivístico.
        
        Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.
        
        Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agrupaciones documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los niveles superiores de descripción o macro descripción, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
        
        Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados.
    - - Los archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resultan altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional. Son archivos históricos los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura.
      - Las funciones del Archivo Histórico Nacional, como archivo histórico de la Administración General del Estado y dependiente del Ministerio de Cultura, son:
        
        Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el Archivo General de la Administración.
        
        Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión.
        
        Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a largo plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.
        
        Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administración sobre las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de las unidades documentales, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.
        
        Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.
      - Los calendarios de conservación, determinarán para cada serie o agrupación documental, las fases de actividad, semi actividad o inactividad administrativa y delimitarán los períodos de permanencia de los documentos en cada uno de los tipos de archivo definidos según el ciclo vital.
      - En ningún caso se transferirán al Archivo Intermedio agrupaciones documentales cuando previamente la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos haya dictaminado su eliminación.
  - - - La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año, por meses, y, dentro de estos, por días.
      - La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación. Es idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del personal de las Administraciones Públicas.
      - La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, un número asignado a una factura, el número de un expediente administrativo, el número de entrada de la correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado en las tareas administrativas comunes.
      - La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos en función de su situación en una zona o territorio. Es el utilizado para ordenar el patrimonio inmobiliario del Estado.
      - La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes y memorias técnicas.
      - La ordenación orgánica o por unidad permite la ordenación de los documentos en función del órgano o de la unidad del que emanan.
- - - - Si el órgano administrativo encargado de la tramitación del procedimiento, puede acceder electrónicamente a los datos, documentos o certificados necesarios mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto, los incorporará al procedimiento administrativo correspondiente. Quedará constancia en los ficheros del órgano, organismo público o entidad de derecho público cedente del acceso a los datos o documentos efectuados por el órgano u organismo cesionario.
      - Excepcionalmente, en caso de que no se pueda realizar el acceso electrónico a los datos mediante la consulta a que se refiere la letra anterior, se podrá solicitar por otros medios habilitados al efecto y se conservará la documentación acreditativa de la circunstancia que imposibilitó dicho acceso electrónico, incorporándose al expediente.
    - - Te recomendamos que amplíes este apartado con el artículo 62 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
        En este artículo encontrarás las plataformas de intermediación de datos.