Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Мероприятие - Coggle Diagram
Мероприятие
Бюджет мероприятия
Расходы на место проведения
Аренда места проведения
Оплата времени монтажа и демонтажа площадки
Оплата уборки площадки
Оплата охраны площадки
Если есть оборудование, то оплата его аренды
Расходы на питание
Стоимость горячего питания/закусок
Безалкогольное напитки - обеспечение питьевого режима на мероприятии
Накладные расходы
Расходы на покупку/аренду оборудования
Аренда/покупка
Оплата Wi-Fi
Зарплата персонала
Спикеры/эксперты
Промо-персонал
Технический персонал
Ведущий при необходимости
Прочие расходы
Страхование возможного ущерба (площадка + ее техническое оснащение)
Трансфер участников/спикеров/организаторов
Продвижение в СМИ/реклама
Мерч-продукция и оформление площадки
Баннеры/ролл-апы, задники сцены
Блокноты/ручки с логотипами
Расходы на создание дизайна
Бытовые расходы (канцелярия и тд)
Оформление мероприятия
Разделение функциональных зон (образовательная программа и зона питания в разных местах)
Подготовка презентаций
Элементы навигации для участников
Временные конструкции (стенды)
Баннеры/ролл-апы
Согласование всех нюансов оформления с администратором площадки
Оборудование на мероприятии
Звуковое
Источник звука (микрофоны)
Звуковой пульт
Динамики
Звуковая репетиция
Мультимедиа
Источники сигнала (ноутбуки)
Средства отображения (экраны/проекторы)
Составление технического райдера для администраторов площадки
Единый стиль персонала
Бейджики
Дресс-код
Логотип мероприятия
Информационная кампания мероприятия
Реклама в СМИ
Реклама в соц сетях
Реклама в локальных интернет-сообществах
Связь с конкретными компаниями - потенциальными участниками
Написание пресс и пост релизов
Почтовая рассылка
Связь с региональными блогерами
Создание промо-ролика
Дополнительная документация
План работы по мероприятию
Отчеты о статусе подготовительной работы (для понимания какие задачи закрыты по проекту)
Графики заездов/выездов/монтажа/демонтажа
Программа мероприятия
Смета
План-схема площадки
Райдеры
Эскизы
Этап завершения проекта/ мероприятия
Анализ всех отклонений от плана
Результаты
Оценка эффективности проекта
Анализ мероприятия
Недостатки мероприятия
Плюсы мероприятия
Обратная связь с командой
Проверка юридической и финансоквой документации/договоров
Сдача отчетности
Сбор/оценка результатов участников мероприятия
Персонал на мероприятии
Организаторы мероприятия
Осуществление управление мероприятием
Спикеры и эксперты
Узнать их райдеры - бытовой и технический
Обеспечить трансфер
Административный и технический персонал
Техники, грузчики, монтажники, сотрудники охраны и уборки
Промо-персонал (работа с участниками и зона регистрации)
Брифинг для персонала перед началом
Фотограф/видеограф
Безопасность на мероприятии
Пожарная безопасность
Инженерная безопасность
Электро безопасность
Прочие вопросы - обсуждаются с администратором площадки
Охрана площдаки
Участники мероприятия
Изучение целевой аудитории
Рассылка писем-приглашений потенциальным компаниям/участникам
Создание формы заявки для участников
Разработка этапов отбора на мероприятие
Концепция и формат мероприятия
Изучение возможных форматов мероприятия
Выбор формата зависит от:
Состава и кол-ва участников
Имиджа мероприятия
Бюджета
Определение частей мероприятия
Деловая часть
Включает в себя выступление офиц. лиц
Официальные основные мероприятия
Образовательные мероприятия
Интерактивная часть
Любые события, в которых участники принимают активное участие (мастер-классы/тренинги)
Любая вербальная, или двигательная активность
Застольная часть
Обед участников
Кофе-брейки
Планирование мероприятия
Определение основных позиций/направдений работы
Назначение ответственных лиц за каждое направление
Определение дедлайнов и форм отчета по каждой позиции подготовки и проведения
YouGile - сервис
Outline
Программа мероприятия
Отвечает на вопросы: что происходит? где происходит? когда происходит? кто участвует?
Разработка программы спикеров/экспертов - выбор тематики каждого
Написание 3-х вариантов сценария
Развернутый + пометки
Время начала и окончания каждого события
Название события
Продолжительность события
Описание
Звуковое сопровождение
Содержательная часть экранов (мультимедиа-часть)
Ответственное лицо за каждое событие
Чек-листы по участникам и реквизиту
Краткий сценарный план для персонала
Время начала и окончания каждого события
Название события
Место на площадке
Ответственное лицо
Технический вариант для тех. персонала
Партнеры мероприятия
Поиск потенциальных партнеров
Вопросы сотрудничества - что мы можем предложить и что могут предложить нам?
Заключение соглашения о сотрудничестве
Миссия и цель мероприятия (определяются с командой проекта)
Определение миссии мероприятия
Что должны получить участники в ходе мероприятия?
Зачем и для чего мы делаем данное мероприятие?
Определение цели мероприятия
К чему мы стремимся, создавая данное мероприятие?
Каких результатов мы добьемся по итогам проведения мероприятия?
Что необходимо именно нам от целевой аудитории мероприятия?
Дата и место проведения мероприятия
Дата мероприятия
Определяется без совпадения с масштабными мероприятиями/акциями в городе/регионе
Определяется в период без особой загруженности потенциальных участников
Место проведения
Анализ ситуации в регионах
Выбор конкретного места (города/региона), в котором есть потребность в данном мероприятии
Выбор площадки мероприятия
Просмотр и прозвон площадок выбранного города
При выборе площадки необходимо учитывать:
Соответствие формату мероприятия
Вместимость
Место расположения в городе
Транспортная доступность
Наличие ограничений в связи с расположением
Характер окрестностей
Возможности площадки
Наличие сцены (если необходимо)
Наличие технического оборудования и возможность его использования
Электричество (мощность)
Расположение уборных и гардероба
Требования пожарной безопасности
Наличие парковочных мест
Обеспечение охраны площадки
Осуществления питания участников мероприятия
Стационарное обслуживание
Наличие точек питания на территории площадки
Осуществление организованной работы персонала
Расчёт на всех участников и меню на время проведения мероприятия
Уточнение важности одновременной подачи питания для всех
Кейтеринг
Поиск подрядчика
Обеспечение определенных условий
Время на монтаж и демонтаж точки питания
Источник электричества
Подсобное помещение
Вип-гости/приглашенные лица мероприятия
Приглашения
Трансфер
Определение задач мероприятия
Конкретные вычислимые результаты, которых мы хотим достичь
Тайминг-лист всех этапов подготовки
Включает в себя:
Монтажи и демонтажи площадки
Время для регистрации участников
Технические репетиции проверки оборудования
Контроль готовности всех функциональных зон мероприятия
Разделение зон ответсвенности между персоналом/ организаторами (+обеспечение хорошей связи между ими)
Время работы подрядчиков
Инспекционная поездка на площадку