Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Поняття та ознаки електронного документа - Coggle Diagram
Поняття та ознаки електронного документа
Електро́нний докуме́нт
— документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Обов'язковими реквізитами є:
найменування підприємства, установи від імені яких складено документ
назва документа (форми)
дата і місце складання докумета
зміст документа
посади і прізвища відповідальних осіб
особистий чи електронний підпис, який складений відповфдно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг
характерни риси електронного документа
Автентичність
– ідентичність електронного документа заявленому
Достовірність
– повне та вичерпне відображення фактів та операцій
Цілісність
– виключення факту зміни документа після його створення
Застосовність
– можливість використання та відтворення в будь-який час
правовий статус електронного документа
Електронний документ має юридичну силу і може використовуватися як доказ або підтвердження дії або взаємодії.
Випадки, в яких електронний документ не може бути застосований як оригінал:
Надання свідоцтва про право на спадщину
Надання службового документа, який може існувати тільки в одному примірнику відповідно до чинного законодавства
В інших передбачених законом випадках.
Властивості електроного документу
Характеризується змістом, контекстом та структурою.
Зміст електронного документа
— це текстові та графічні частини, що складають документ.
Контекст електронного документа
— інформація про зв'язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та іншими документами.
Структура електронного документа:
внутрішня структура
— це структура змістовної частини документа;
зовнішня структура
— це структура середовища, в якому існує електронний документ (носій інформації, формат файла тощо).
Визначається своїми метаданими
Метадані
- дані, що пов'язані та стосуються електронного документа, містять інформацію про його соціальну визначеність та розуміння змісту, контексту, структури.
мають елементи юридичних, ділових, організаційних, процедурних доказів цілісності електронного документа
автентичності для авторів, користувачів та дослідників
Метадані є обов'язковим елементом процесу зберігання електронного документа.
Ознаки електронного документа
є програмно-технічнозалежним продуктом;
має широкий спектр інформаційного відображення: текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні;
зміст може бути фрагментованим (бази даних), тобто, фізично документ може зберігається у декількох різних файлах;
може мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних, які мають короткий діапазон життєвого циклу;
зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, зміна програмно-технічних засобів).
Оригінал електронного докумета
електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами
обов'язково з електронним цифровим підписом автора
електронна копія засвідчується у порядку встановленому законом
якщо автором створюється іденичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з них є оригіналом та має однакову юридичну силу