Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Електронний документ та документообіг - Coggle Diagram
Електронний документ та документообіг
Документообіг
Документоо́біг — це рух документів в установі від моменту створення або від одержання зі сторони до моменту передачі на зберігання до архіву.
Українське законодавство надає наступне визначення терміну: документообіг в установі — рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
Об'єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.
Основні етапи документообігу:
прийом вхідної кореспонденції;
обробка та реєстрація документів;
контроль виконання документів;
обробка та відправлення вихідної кореспонденції.
Загальна кількість документів кожного потоку за певний період часу (місяць, квартал, рік) становить обсяг Д.
Ведення на підприємстві реєстру всіх документів з їх описом дозволяє повернути або відновити документи в разі їх втрати чи вилучення, зокрема, у випадку обшуку.
Для організації електронного документообігу на сервері організації створюється база даних, де зберігаються всі створені документи. Доступ до бази даних здійснюється через браузер (як правило, підтримку браузера визначає розробник створеного інтерфейсу). Можливий доступ як по локальній мережі (внутрішньої), так і через інтернет (зовнішній).
Документи зберігаються або завантажуються в певні виділені теки (каталоги) організації. Теки розподілені відповідно до ієрархічної структури підрозділу організації.
Створювати, модифікувати, видаляти створені документи має право особа, наділена відповідними правами.
Електронний документ
це інформація документаційного типу, представлена в електронній формі и призначена для зчитування та обробки за допомогою комп’ютерних та інформаційних систем.Електронний документ отримує юридичну силу за допомогою електронного підпису.
Основні властивості електронного документа
Зміст
Контекст – наявність зв’язку документа з фізичними/юридичними особами або іншими документами.
Структура
Електронний документ має містити реквізити – електронний підпис, дату, ім’я автора та інші відомості в залежності від виду документа.
Електронний документ характеризується певними метаданими – даними, які містять інформацію про соціальну направленість документа, його зміст, структуру і призначення. Метадані містять докази цілісності та автентичності електронного документа та являються обов’язковою частиною його зберігання.
Характерні риси електронного документа
Автентичність – ідентичність електронного документа заявленому.
Достовірність – повне та вичерпне відображення фактів та операцій.
Цілісність – виключення факту зміни документа після його створення.
Застосовність – можливість використання та відтворення в будь-який час.
Який правовий статус має електронний документ?
Електронний документ має юридичну силу і може використовуватися як доказ або підтвердження дії або взаємодії. Електронна форма не є причиною заперечення валідності документа.
Випадки, в яких електронний документ не може бути застосований як оригінал:
Надання свідоцтва про право на спадщину.
Надання службового документа, який може існувати тільки в одному примірнику відповідно до чинного законодавства.
В інших передбачених законом випадках.
Використання електронних документів в Україні регулюється Законами України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис».