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La auditoría de la Información y sus ámbitos de aplicación
Alguno de los elementos del proceso son:
Controles de acceso y seguridad
Esquemas de clasificación e indexación
El programa de almacenamiento e identificación de datos
Proceso de asesoramiento
Recuperación de la información
Responsabilidades en relación a la gestión de documentos
Auditar el proceso de fondos de declinación
Objetivo:
Se utiliza para verificar las funciones del proceso y los procedimientos
Resultados
Determinar si los fondos anunciados por diferentes instituciones nacionales se han anunciado antes
Información relacionada con la seguridad nacional
Problemas de desclasificación entre las diversas agencias y la nueva clasificación posterior
No hubo estándares ni transparencia
Auditoría de la gestión documental
Objetivo:
Valorar la política, el sistema y los procesos de gestión de documentos de acuerdo a lo establecido en el archivo de 1983.
Resultados:
La orientación y las habilidades de las unidades de mantenimiento registradas para las funciones de control basados en archivos de papel
Auditoría de la información y documentación
Objetivos:
Valorar todo el ciclo de vida de todas las funciones de operación, información, documentación, la práctica y los procesos actuales en el campo de gestión documental
Reconocer el área de riesgos para evitar las violaciones a los requisitos legales
Reconocer la brecha entre la situación actual y la situación ideal establecida por la política de la institución que proporciona artículos recomendados
Crear un plan estratégico
Resultados
La auditoría busca encontrar una serie de factores de riesgo que deben tratarse con la gestión de proyectos
La planificación estratégica, los roles y la comodidad, y la gestión de documentos relacionados con la gestión de actividades
La seguridad y la privacidad y los programas de información sostenible.
Auditoría documental de seguimiento
Objetivo:
Verificar la evaluación de riesgos y el control de los archivos en papel
Resultados
La auditoría detecta algunas debilidades y evidencia de no integración en un nivel particular en un campo específico
Auditoria de la información y calendario de conservación de información
La auditoría de información también se utiliza para determinar la información disponible para una organización y para determinar el calendario de conservación dentro del marco ISO 15489-1: 2001 e ISO 15489.2: 2001.
Con respecto al almacenaje, la auditoría ayuda a identificar el tipo de almacenamiento usado y determinar si la información se guarda de forma eficiente y adecuada.
La auditoría de almacenaje e información
Presenta los siguientes hechos:
• El detalle de la información que puede eliminarse
• El detalle de la información que debe protegerse con copias de seguridad
• El detalle de la información que se debe conservar
• La información absuelta por las regulaciones
• La información afectada por las regulaciones
• Cómo se debe acceder a la información y con qué frecuencia
• La elaboración de un calendario de conservación
Cumplimiento normativo y conformidad legal
La auditoría puede enfocarse con el nivel de cumplimiento de las regulaciones de la información como lo son:
gestión documental, protección de datos, seguridad de la información y las políticas relacionadas a creación, conservación y destrucción de registros.
Administración electrónica
Modelo de gestión documental dentro de una empresa que permite gestionar de manera óptima la información y documentos
Ideas Fuerza
Existen situaciones que hacen aconsejable la práctica de la auditoría de la información y que van desde la planificación estratégica de un servicio hasta la externalización de este, la auditoría de sitios web, el cumplimiento normativo, la administración electrónica y la gestión documental.
En la revisión estratégica de una unidad de información existente la auditoría, evalúa la efectividad y la relevancia de la actividad.
La auditoría de la información sirve para desarrollar futuras acciones relacionadas con la gestión de la información.
Los principales aspectos que abordará la usabilidad, la accesibilidad, los contenidos, los procesos y flujos de trabajo, el marketing y el rendimiento.
