IMPLEMENTACIÓN O REVISIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PERMITE IDENTIFICAR:
Crear, usar, tratar , eliminar,
conservar documentos de la
organización partiendo del análisis
de sus funciones.
Lagunas y solapamientos
proponiendo mejoras
Documentos vitales y críticos
para la organización y establecer
planes de contingencia.
Necesidades de acceso
y restricciones
Políticas poco correctas
EJEMPLO AUDITORÍA DE GESTIÓN DOCUEMNTAL:
ENTES PÚBLICOS AUSTRALIANOS
ELEMENTOS DEL PROCESO:
Identificación de documentos vitales
Control de acceso y seguridad
Esquemas de clasificación
e indexación
Procedimientos de consulta
Facilidad de acceso y
recuperación de información
Roles y responsabilidades
relativos a la gestión documental
ÁMBITO: Las entidades a auditar
ORGANISMO AUDITOR: Organismo: Auditor externo del sector público
TIPOLÓGÍA DE AUDITORÍA:
Evaluación documental
OBJETIVOS:
Evaluar políticas En gestión de docuemntos.
METODOLOGÍA:
En relación al marco Interno de control de cada organización
RESULTADOS: Detección de factores de riesgo del programa de gestión documental
Evaluación de Riesgos
Entorno
Actividades de control
Comunicación de la información
Monitoreo
AUDITORÍA DE LA INFORMACIÓN Y CALENDARIO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE INFORMACIÓN
Denominada inventario, censo o inspección de documentos
Plantea cuestiones como:
¿Qué constituye la información?
¿Para qué se conserva?
¿Cómo se guarda?
¿Quién posee la información?
¿Quién es responsable de esta información
¿Dónde se conserva?
¿Cómo se utiliza?
¿Dispone de copias?
Almacenaje ejemplos:
Invertir recursos apropiados para almacenar la información.
Digitalización
Papel con sus respaldos en copias
Considerar la externalización de la custodia documental.
