IMPLEMENTACIÓN O REVISIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

PERMITE IDENTIFICAR:

Crear, usar, tratar , eliminar,
conservar documentos de la
organización partiendo del análisis
de sus funciones.

Lagunas y solapamientos
proponiendo mejoras

Documentos vitales y críticos
para la organización y establecer
planes de contingencia.

Necesidades de acceso
y restricciones

Políticas poco correctas

EJEMPLO AUDITORÍA DE GESTIÓN DOCUEMNTAL:

ENTES PÚBLICOS AUSTRALIANOS

ELEMENTOS DEL PROCESO:

Identificación de documentos vitales

Control de acceso y seguridad

Esquemas de clasificación
e indexación

Procedimientos de consulta

Facilidad de acceso y
recuperación de información

Roles y responsabilidades
relativos a la gestión documental

ÁMBITO: Las entidades a auditar

ORGANISMO AUDITOR: Organismo: Auditor externo del sector público

TIPOLÓGÍA DE AUDITORÍA:
Evaluación documental

OBJETIVOS:
Evaluar políticas En gestión de docuemntos.

METODOLOGÍA:
En relación al marco Interno de control de cada organización

RESULTADOS: Detección de factores de riesgo del programa de gestión documental

Evaluación de Riesgos
Entorno
Actividades de control
Comunicación de la información
Monitoreo

AUDITORÍA DE LA INFORMACIÓN Y CALENDARIO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE INFORMACIÓN

Denominada inventario, censo o inspección de documentos

Plantea cuestiones como:

¿Qué constituye la información?

¿Para qué se conserva?

¿Cómo se guarda?

¿Quién posee la información?

¿Quién es responsable de esta información

¿Dónde se conserva?

¿Cómo se utiliza?

¿Dispone de copias?

Almacenaje ejemplos:

Invertir recursos apropiados para almacenar la información.

Digitalización

Papel con sus respaldos en copias

Considerar la externalización de la custodia documental.

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