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PROCESOS ORGANIZACIONALES - Coggle Diagram
PROCESOS ORGANIZACIONALES
QUE ES UN PROCESO?
Conjunto de actividades realizadas por un individuo o grupo de individuos cuyo objetivo es transformar entradas en salidas que serán útiles para un cliente.
OAKLAND
Transformación de una serie de entradas o inputs (operaciones, metodos, acciones) salidas u outputs(satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes en forma de productos.
ISO 9000:2000
Cualquier actividad que recibe entradas y las convierte en salidas puede considerarse como un proceso
Características de un proceso: elementos, límites y factores
CARACTERISITCAS:
Posibilidad de ser definido. Siempre tiene que tener una misión, es decir, una razón de ser.
Presentación de unos límites, es decir, claramente especificados su comienzo y su terminación.
Posibilidad de ser representado gráficamente.
Posibilidad de ser medido y controlado, a través de indicadores que permitan hacer un seguimiento de su desarrollo y resultados e incluso mejorar.
Existencia de un responsable, encargado de la eficiencia y la eficacia del mismo entre otras muchas tareas, como, por ejemplo, asegurar la correcta realización y control del proceso en todas sus fases
ELEMENTOS:
Input o entrada
Proceso
output o salida
TIPOS DE PROCESOS:
Procesos intrafuncionales e interfuncionales: pueden involucrar a uno o a varios departamentos.
Atendiendo a su misión:
Procesos operativos:
Procesos de apoyo:
Procesos de gestion:
Procesos de direccion
Distinguir entre estrategias, claves o de apoyo
Clave:
Son propios de la actividad de la empresa
Estrategicos
Son aquellos mediante los cuales la empresa desarrolla sus estrategias y
define los objetivos
Procesos de apoyo
Son los que proporcionan los medios (recursos) y el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan llevar a cabo, tales como proceso de formación, proceso informático, proceso de logística, etc
ORGANIZACION:
conjunto de procesos, que se realizan simultáneamente y además están interrelacionados, lo cual dará lugar a la posibilidad de la gestión por procesos.
límites de los procesos
Se ha de procurar que determinen una unidad adecuada
para su gestión en sus diferentes niveles de responsabilidad
Factores de un proceso:
Personas,materiales, recursos humanos y los metodos empleados.
LIMITES DE UN PROCESO
13.3. El modelo de relación cliente-proveedor interno
«todas las personas sobre quienes repercuten los procesos o productos de la empresa»
Clientes externos
toda persona que no forma parte de la empresa y adquiere los productos
y/o servicios de ésta.
Clientes internos
toda persona que forma parte de la empresa y «compra documentos, información, procedimientos, materiales o piezas, para agregarles su propio trabajo y volver a vender a otro cliente»
13.4. Representación gráfica de los procesos
La forma
más usual de representación gráfica es la utilización de diagramas.
Entre este tipo de herramientas destacan el diagrama de bloques y el diagrama de flujo
Qualigramme
se basa en una estructura piramidal
e distingue tres niveles de modelización: nivel 1 (procesos de la empresa), nivel 2 (procedimientos de organización) y nivel
3 (instrucciones de trabajo).
13.4.1. Descripción de procesos
Cartografía macroscópica. Presenta el conjunto de procesos de la empresa.
Cartografía relacional. Identifica relaciones entre procesos.
Cartografía detallada. Muestra los subprocesos y procedimientos que integran un proceso, así como sus relaciones
Descripción de procedimientos
Los procedimientos permiten saber «quién hace qué» y «qué se hace» con respecto a un objetivo
concreto.
Un procedimiento integra varios roles (o funciones), las instrucciones que realizan, los medios
principales que requieren para ello (herramientas, materiales y documentos) y una cronología de desempeño de las instrucciones
Para redactar un procedimiento de forma gráfica según el lenguaje Qualigramme, es importante
seguir las siguientes indicaciones (Berger y Guillard, 2001)
Determinar los papeles o roles implicados: rol externo; roles internos; unidades.
– Identificación del elemento desencadenante: información procedente de un rol externo o de
una actividad anterior.
– Identificar todas las instrucciones que integran el procedimiento.
– Para cada instrucción, implementar un cuestionario con once cuestiones a responder
– Asignación de los medios (materiales y documentos) para la realización de las instrucciones.
– Comentario de las formas gráficas que lo requieran (breve para aclarar a qué se refiere la forma).
– Definir las instrucciones a desarrollar. Aquellas instrucciones que presenten riesgos o requieran
vigilancia especial deben ser desarrolladas mediante un zoom hacia un nivel 3, como se especifica en el apartado siguiente (descripción de una instrucción). T
Identificar el elemento que finaliza el procedimiento.
– Identificar responsabilidades: señalar el rol responsable del procedimiento, así como el responsable y los participantes de las actividades compartidas.
13.4.3. Descripción de una instrucción
Las instrucciones de trabajo permiten conocer «cómo se realiza una actividad concreta», asignada a
un único rol.
Para redactar una instrucción de trabajo de forma gráfica es necesario:
identificar el rol implicado
enumerar las diferentes operaciones que se desarrollan de forma cronológica
destacar las herramientas (materiales y documentos) necesarias para realizar las operaciones