Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Модель процесса документооборота в ПМС-247 ОАО «РЖД» - Coggle Diagram
Модель процесса документооборота в ПМС-247 ОАО «РЖД»
Цели
5) Защитить данные и информацию от несанкционированного доступа.
4) Упростить процесс хранения и поиска документов.
3) Улучшить качество обработки документов и снизить количество ошибок.
2) Увеличить прозрачность процесса документооборота.
1) Сократить время, затрачиваемое на обработку и утверждение документов.
Задачи
1) Внедрить систему электронного документооборота для автоматизации процесса обработки документов.
2) Создать единую систему хранения документов и обеспечить ее доступность для всех сотрудников организации.
3) Определить единый стандарт документооборота, установить правила и процедуры для работы с документами.
4) Обеспечить защиту данных и информации, используя современные технологии шифрования и аутентификации.
5) Обучить сотрудников использованию новой системы документооборота и обеспечить поддержку их работы.
Модель процесса
1) Создание документов. Документы создаются в электронном виде с помощью специального ПО, которое позволяет создавать документы с учетом установленного стандарта документооборота.
2) Согласование и утверждение документов. Документы направляются на согласование и утверждение в соответствии с установленными процедурами. Согласующие и утверждающие документы получают уведомления о необходимости проверки документов.
3) Регистрация и учет документов. После утверждения документов, они регистрируются и учитываются в единой системе хранения документов.
4) Обработка документов. Документы обрабатываются с помощью системы электронного документооборота, что позволяет автоматически обрабатывать и проверять документы на наличие ошибок.
5) Хранение и поиск документов. Документы хранятся в единой системе хранения документов, которая обеспечивает быстрый доступ к документам и возможность поиска документов по различным параметрам.
6) Удаление документов. Документы удаляются из системы хранения документов после их срока хранения или по запросу уполномоченных лиц в соответствии с законодательством.
Меры обеспечения защиты данных и информации
1) Аутентификация сотрудников, использующих систему документооборота, через специальную систему идентификации, например, логин и пароль.
2) Шифрование данных при передаче и хранении документов, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа.
3) Установка ограничений на доступ к документам в зависимости от роли сотрудника и его полномочий в организации.