Qualificação Civil
(4.1.26) Em todos os atos de registro civil e notariais deverão ser indicados, após comprovação documental, os dados de qualificação civil das pessoas mencionadas, inclusive eventuais testemunhas, ou seja: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, residência e domicílio, número do documento de identificação (órgão expedidor e data), número de inscrição no CPF (exceto nos casos de nascimento e óbito nos quais o declarante não tenha vínculo familiar com o fato declarado), filiação, local e data de nascimento, bem como o dia, mês, ano e lugar da ocorrência:
I – os formulários com as informações necessárias e os documentos exigidos para a lavratura do termo poderão ser antecipados ao Posto por via postal ou transmitidos por meio eletrônico para validação;
II – o termo de registro, depois de lavrado, deverá ser lido pela(s) parte(s) e pelas eventuais testemunhas;
III – a Autoridade consular solicitará, a seguir, que a(s) parte(s) e as eventuais testemunhas assinem o documento no campo apropriado, o que caracterizará a concordância com o seu conteúdo;
IV – se a(s) parte(s), por motivo de incapacitação física ou por ser(em) analfabeta(s), não puder(em) assinar o termo, outra pessoa poderá assinar a seu rogo (a seu pedido). Nesses casos, a Autoridade consular deverá tomar a impressão digital da(s) parte(s) à margem do termo de registro;
V – o termo de registro e as respectivas certidões originais deverão ser assinados pela Autoridade consular, não sendo permitida a assinatura em substituição ao signatário expresso no documento (“por” ou “p/”);
VI – exceto em procedimentos de videoconferência executados com a intermediação do cônsul honorário brasileiro na jurisdição (NSCJs 2.8.24 a 2.8.31), é vedado o procedimento de envio do termo por via postal com a finalidade de que a(s) parte(s) e as eventuais testemunhas assinem o documento e o restituam, por via postal ou pessoalmente, à Repartição consular;
VII – nos casos em que a(s) parte(s) estiver(em) impedida(s) de locomover-se e houver justificativa para a lavratura imediata do ato de registro civil ou notarial, a SERE/DAC analisará a conveniência e a viabilidade de que o termo seja tomado pela Autoridade consular, podendo autorizar missão ao local em que estiver o nacional que requer assistência consular (vide NSCJs 3.1.15, 3.3.6, 3.3.11 e 3.10.2); e
Desburocratização
VIII – de acordo com o Decreto nº 83.936/1979, na impossibilidade de o declarante de registros civis apresentar os originais da documentação brasileira exigida, serão aceitas cópias autenticadas em Repartição consular ou em tabelião de notas brasileiro.
IX – de acordo com a Lei de Desburocratização (Lei nº 13.726, de 8 de outubro de 2018), art. 3º, parágrafos 1º e 2º, são documentos comprobatórios e válidos à realização de atos de registro civil ou atos notariais aqueles por ventura custodiados pela Repartição consular, física ou digitalmente, ou existentes em bancos digitais oficiais aos quais a Autoridade consular tenha acesso.