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Capítulo VI. Organización y estructuración
1. Reparto de funciones (organigrama)
Área de comunicación digital
Dirección de marketing:
desarrolla una estrategia de medios, negocia con aquellos que sean afines al evento e inserta la comunicación en ellos. De igual forma, decide cuánta publicidad se pagará y en que redes sociales.
Content manager:
coordina la creación de contenidos y que éstos se adapten a los diferentes formatos y canales donde serán distribuidos.
Social media manager:
planifica y desarrolla las estrategias de comunicación que realizará el community manager.
Community manager:
lleva la comunicación del evento en redes sociales antes, durante y después de éste. Planifica, programa y publica en directo con el tono acordado para informar al público objetivo.
Social media analyst:
escucha a la comunidad online, revisa lo que se habla del evento y elabora estadísticas.
Área de comunicación y prensa
Jefe de prensa/responsable de comunicación:
está al mando del equipo de comunicación y aprueba cómo, cuando y donde se realizarán las acciones. Puede ser portavoz del evento ante los medios.
Copywriting/redacción:
escribe los textos web, promocionales y comunicados de prensa siguiendo el tono establecido.
Área web
Webmaster:
es responsable del manejo del sitio web del evento y trabaja con otras áreas para subir los materiales audiovisuales y actualizaciones.
SEO:
se asegura de que todos los contenidos estén optimizados y que el evento se posicione en los buscadores.
Área de arte
Dirección creativa:
define la estrategia creativa y comunicativa con base en los formatos y medios que se usarán para difundir el evento.
Dirección de arte:
apoya a la dirección y elabora de manera gráfica la estrategia a seguir.
Diseño gráfico:
apoya al director de arte para plasmar las acciones y piezas con las que se comunicará el evento.
Área audiovisual
Cámara de video:
graba material de recursos y contenidos para que el editor realice los videos finales.
Edición de video:
edita el material grabado de acuerdo con las especificaciones del plan de comunucación.
Fotografía:
realiza sesiones de fotos para promocionar el evento y toma fotos durante el mismo.
2. Calendario
Para planificar la estrategia de comunicación se recomienda llevar un progreso de las acciones en una o varias tablas que muestren los avances al día.
Cada evento llevará un timing propio dependiendo del sector, duración, magnitud, fechas y necesidades.
Las áreas pueden llevar su propio calendario interno con actividades específicas.
3. Necesidades y presupuesto
Idealmente se deben presupuestas las acciones de comunicación acordadas para que el cliente visualice el costo de aquello que se consideró oportuno.
Puede que la organización ya haya establecido un presupuesto, pero el planificador o director general se debe encargar de asesorarse y ponerlo en marcha.
No se consideran aspectos que no estén relacionados directamente con las labores de comunicación.
Los precios de la tabla se deben desglosar en partidas presupuestarias de acuerdo con el trabajo que se realizará.
