Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC - Coggle Diagram
TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
Mục đích
Các chuyến đi phải rõ ràng, không chồng chéo nhau về mục đích
Thực hiện các nhiệm vụ đặt ra
Học tập kinh nghiệm các đối tác
Tìm kiếm cơ hội hợp tác
Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở
Tiết kiệm chi phí
Phân loại
Công tác không định kỳ
Công tác đột xuất
Công tác thường kỳ
Cách tổ chức
d) Chuẩn bị điều kiện làm việc, ăn và nghỉ
Phải điện thoại đến nơi công tác để
đặt phòng khách sạn để nghỉ ngơi
đặt/ dự kiến nhà hàng, quán ăn
hẹn ngày giờ làm việc
thông báo nội dung
Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ công việc
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan
Laptop
Các dữ liệu liên quan trong DVD, USB, Google Drive, Dropbox, Box….
Điện thoại có thể đăng kí 4G, LTE… để truy cập mạng. Nếu ra nước ngoài cần phải mua sim ở nước đó để tiện sử dụng
e) Chuẩn bị kinh phí
Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính
Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu được yêu cầu)
Tiền ăn, nghỉ
Chi phí khác: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, quà tặng, kinh phí dự phòng.
Tiền vé cho phương tiện đi lại
c) Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
Lựa chọn phương tiện phù hợp
Taxi
Xe lửa
Tàu điện ngầm
Máy bay
Bảng giờ đi, đến của các phương tiện
Lựa chọn theo chế độ, tiêu chuẩn các thành viên trong đoàn; theo văn bản quy định của Bộ Tài chính; theo cơ quan…
Độ dài quãng đường
Chi phí cho mỗi loại phương tiện
f) Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà
Người đi công tác phải ủy thác quyền hạn cho người ở lại
Hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp đã ấn định trong thời gian thủ trưởng vắng mặt (nếu người đi công tác là thủ trưởng)
Thông báo thời gian thủ trưởng vắng mặt
b) Giải quyết các thủ tục giấy tờ và chuẩn bị các giấy tờ liên quan
Chứng minh nhân dân (công tác trong nước)
Giấy giới thiệu
Hộ chiếu – Passport (Công tác nước ngoài)
Thị thực – Visa (công tác nước ngoài)
Soạn thảo trước các thắc mắc dự kiến, bài phát biểu, nội dung cần đi công tác
Danh thiếp – Name card
Lịch trình công tác và di chuyển.
Thư mời tham dự của đối tác
Quyết định cử đi công tác
g) Kiểm tra
Giấy tờ đăng kí khách sạn, nhà hàng
Các tài liệu liên quan đến chuyến công tác, đối tác, nội dung
Vé phương tiện di chuyển
Các thiết bị cần cho chuyến đi công tác
Các giấy tờ để đi công tác
Kinh phí cho chuyến đi, dự phòng
a) Xây dựng chương trình cho chuyến đi
Số lượng người tham gia
Các địa điểm đến
Nội dung chuyến đi
Ngày tháng bắt đầu và kết thúc
Xác định mục đích chuyến đi
Các cuộc gặp gỡ, trao đỡ, tọa đàm
Chuẩn bị lịch trình công tác
Lịch trình sắp xếp di chuyển
Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn
Áp dụng công nghệ trong việc tổ chức chuyến đi công tác
A. Đặt phòng khách sạn
Bước 3: Nhập số lượng người ở khách sạn và số lượng phòng
Bước 4; Nhập ngày đăng kí khách sạn (ngày bắt đàu ở: checkin) và ngày rời khỏi khách sạn (ngày trả phòng: check-out)
Bước 2: Nhập địa điểm đi công tác
Bước 5: Nhấp vào nút tìm kiếm (search hotels)
Bước 1: Vào website www.traveloka.com
Bước 6: So sánh giá, khoảng cách, dịch vụ, chất lượng, số sao,... để chọn khách sạn đáp ứng mục tiêu của đoàn công tác.
B. Đặt vé máy bay
Bước 3: Nhập địa điểm khởi hành (from) và điểm đến (to)
Bước 4: (Nhập số lượng người mua vé (No. of passengers)
Bước 2: Chọn mục chuyến bay (flights)
Bước 5: Nhập ngày khởi hành (departure) và nhập ngày trở về (return)
Bước 1: Vào website www.traveloka.com
Bước 6: Chọn 1 trong các loại vé máy bay: Hạng phổ thông (economy), hạng phổ thông đặc biệt (premium economy), hạng thương gia (business), hạng nhất (first class)
Bước 7: Nhấp vào nút tìm kiếm chuyến bay (search flights)
Bước 8: Chọn mục chuyến bay khởi hành: so sánh giá, thời gian bay, các hãng máy bay, thời gian quá cảnh (transit time), số lượng địa điểm quá cảnh (number of transit)... để chọn máy bay khởi hành đáp ứng mục tiêu của đoàn công tác.
Bước 9: Chọn mục chuyến bay trở về. (Tương tự bước 8)
Lưu ý
So sánh trên nhiều website
khác nhau để được giá tối ưu trong cùng điều kiện
website đặt phòng khách sạn: www.expedia.com, www.traveloka.com, www.agoda.com, www.trivago.com
website đặt vé máy bay: www.expedia.com, www.traveloka.com, www.booking.com, www.avia.com
Đặt qua app ngân hàng: momo, mb bank,...
Xem kĩ đơn giá hay tổng giá để tính toán đúng tổng chi phí vé.
4.Trách nhiệm của thư ký văn phòng
b) Trong khi thủ trưởng đi công tác
Giúp phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được ủy quyền
Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được giải quyết chưa
Phân loại thư tín theo tầm quan trọng
Sau đó giải quyết/ chuyển các văn bản trên cho người có trách nhiệm
Theo dõi bằng
Sổ tóm tắt thư tín
Sổ nhật ký các hoạt động cần lưu ý
Hồ sơ: Khẩn > Những việc cần làm > Để thông báo
c) Khi thủ trưởng trở về
Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong tổ chức, đơn vị
Trình bày văn thư, sách báo, thư từ cho thủ trưởng
Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật ký cho các hoạt động hành chính
Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán
Soạn thảo các thư cảm ơn những người đã tiếp xúc, gặp gỡ trong chuyến đi
Lưu trữ tài liệu hồ sơ trong chuyến đi
a) Trước khi thủ trưởng đi công tác
Thực hiện công việc hoạch định và sắp xếp cho chuyến đi
Dự buổi họp bàn giao và nắm nội dung công việc của thủ trưởng cho người được ủy quyền
Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết, mức độ thẩm quyền giải quyết