PARAGRAFO 4.2: LE SITUAZIONI DI CRISI PIU’ FREQUENTI E LA LORO POSSIBILE SOLUZIONE
Durante una manifestazione possono svariate criticità:
A. MANCANZA DI UNA BUSTA DI ACCREDITO
busta di accredito smarita o, erroneamente, no preparata= ritardo, over stress da parte dell’hostess e disagio nei confronti del cliente. Per risolvere la questione, l’hostess> controllare presenza del nome nella lista accreditati, chiamare il referente e seguire indicazioni per risolvere la problematica. Di fronte ad un cliente o stakeholder insoddisfatto, il responsabile di funzione> risolvere la crisi, consegnando alla hostess i materiali per la persona e omaggio in segno di scuse. Per limitare a priori i danni> responsabile della segreteria organizzativa e il responsabile dell’accredito di ciascuna funzione organizzativa effettuino dei check delle buste di accredito.
B. BLOCCO DEI SISTEMI INFORMATICI PER LA DISTRIBUZIONE DI BIGLIETTI
normativa italiana in vigore, la biglietteria di una manifestazione dotata di sistemi automatici di emissione. Questi sistemi> si possono bloccare= seri problemi l'accesso alla manifestazione. Per sbloccare la situazione >utilizzo di biglietti cartacei di backup forniti dall'ufficio SIAE competente (è il titolare dell’hardware ad occuparsene, insieme alla segreteria organizzativa) o l'intervento tecnico specializzato, la cui presenza essere prevista dalla logistica.
C. DIMENTICANZA DI INVITO A AUTORITA’ IMPORTANTE
no stato inviato l'invito di partecipazione a una particolare autorità= analisi in fase post evento riguardante la motivazione e agire per salvare la relazione. Se ci si accorge della mancanza in tempo utile= responsabile di comunicazione chiami la segreteria dell'autorità o l'autorità stessa, scusandosi per l'inconveniente e anticipando telefonicamente i dettagli dell’appuntamento. Se ci si accorge durante l’evento, il responsabile relazione con le istituzioni valuterà se ammettere l’errore= invio di materiali distribuiti durante la manifestazione e di un personale omaggio, accompagnato da un biglietto di scuse.
D. INSUFFICIENZA DEL MATERIALE FORNITO
In fase pre-evento, la funzione sponsor> ricerca di aziende che forniscano dei prodotti, diventando sponsor tecnici della manifestazione> importante sempre dei materiali di backup per limitare i danni ed assicurarsi presenza del logo sponsor nei materiali di comunicazione, come da contratto