Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Nõuded dokumendiregistrile ja dokumentide registreerimisele, • …
Nõuded dokumendiregistrile ja dokumentide registreerimisele
Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid
Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks
Dokumendid registreeritakse sõltumata loomise, saamise või saatmise viisist ja teabekandjast
Registreerida tuleb ka olulised e-kirjad
Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile
Dokumendiregister on digitaalne
Asutused võivad pidada ühist dokumendiregistrit
Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest, kuhu märgitakse dokumendiliigile omased andmed ehk dokumenti kirjeldavad andmed
Dokumendi registreerimisel antakse dokumendile viit
Dokumendi registreerimisel sisestatakse dokumendi metaandmed registrisse
Dkumendist peab arusaadav olema organisatsiooni tegevuse eripära
Avalikus sektoris kasutatakse dokumendihaldussüsteemi, mille osa on dokumendiregister
Registreerimisega moodustatakse dokumendile seos teiste dokumentidega
Dokument haaratakse dokumendihaldussüsteemi
Enne dokumendi registreerimist peab kontrollima, kas dokument üldse tuleb registreerida
kui dokument saabub töötaja e-posti aadressile, tema faksile või toob selle külastaja, vastutab töötaja dokumendi registreerimise eest, registreerides dokumendi või esitades dokumendi või dokumendi andmed registreerijale
Eri liiki ja erisuguse säilitustähtajaga dokumente ei registreerita ühte dokumendiregistrisse, vaid allregistritesse nt kirjad ja protokollid
Raamatupidamisdokumentide andmeid ei pea kandma dokumendiregistrisse
Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval
Vajalike lisade ja allkirjata dokumendi saabumisest informeeritakse saatjat ja sellised dokumendid registreeritakse siis, kui puudused on kõrvaldatud
Üldjuhul registreeritakse:
Ühekordne, s.t asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti allüksustes uuesti ei registreerita
Algatusdokumendi-põhine, s.t saabunud dokumendile saadetud vastus registreeritakse sama järjekorranumbri all
Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti
Saabunud või väljasaadetav dokument loetakse dokumendiregistris registreerituks, kui tema kohta on registrisse varem nimetatud andmed sisestatud
Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja viita
Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval
Juurdepääs digitaalselt peetavale dokumendiregistrile peab olema võimalik veebilehe kaudu
Dokumendihalduse või dokumendiregistri infosüsteem peab tagama juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumendile või sisaldama paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida
Juhul kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirangud, peab register sisaldama andmeid juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja kohta
Valitsusasutused ja teised avalikke ülesandeid täitvad asutused on kohustatud pidama arvestust dokumentide üle
Dokumentide registreerimisel ja dokumendiregistrile esitatavate nõuete puhul tuleb järgida avaliku teabe seadust
• organisatsioonis koostatud ja allkirjastatud organisatsioonisisesed õigusaktid;
• protokollid;
• lepingud;
• saabunud ja väljasaadetavad kirjad;
• organisatsiooni töötaja esitatud aruanded ja selgitused
• aktid
• muud dokumendid, mis õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt tuleb registreerida