Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Ametikohtumiste ettevalmistamise protsessikaart - Coggle Diagram
Ametikohtumiste ettevalmistamise protsessikaart
Tehniline(sekretär)
Koos korraldajada koostatakse ametikohtumise nimekiri ja määratakse kuupäev
Sekretär otsib sobiva ruumi ja küsib pakkumisi konverentsikeskustelt, hotellidelt jms
Osavõtjatele kutsete väljasaatmine, kus on kirjas nii aeg kui koht.
Sekretär peab saatma osalejatele päeva-, töökorra- ja otsuste kavandid ja vajalikud dokumendid.
Sekretär korraldab osavõtjate registreerimise
Kuna on suure osalejate arvuga kohtumine, siis sekretär valmistab ette ka nimesildid ja istumise paigutuse.
Sekretär muretseb vajalikud tehnilised vahendid ametikohtumise läbiviimiseks, milleks võivad olla prožektorid, arvuti, ekraanid, mikrofonid, heitehnika, paberid , pastakad jms
Sekretär hoolitseb majutuse ja toitlustuse korraldamise eest ametikohtumisel-küsib vajalikud pakkumised.
Sekretär kontrollib ruumi korrashoidu ja valmisolekut ametikohtumise korraldamiseks.
Sekretär tellib transpordi ja selgitab välja kui paljud seda vajavad
Sekretär muretseb ka kohalolijate heaolu eest ja koroonaviiruse ohus võimaldab kasutada des. vahendeid ja maske.
sisuline(korraldaja, kokkukutsuja)
Korraldaja määratleb endale kohtumise eesmärgi
Kuna tuleb suure osaleja arvuga kohtumine, peab korraldaja panema kokku tiimi ja ülesanded ära jagama.
Teemade kokkupanemine, määratlemine , et ei kalduks teemast kõrvale. Samamoodi arutlusteemade küsimustega.
Kohtumise taktika- et kohtumine lõpeks soovitud eesmärgiga.
Korraldaja peab nägema ette võimalike kohti , kus tuleb kompromisse luua ja lepima sellega, et saavutada eesmärgile lähedane tulemus
Erinevate seisukohtade kokkuleppimine
Korraldaja töötab välja projekti punktid ja aruteludele tulevate teemade põhjalikkuse
Dokumentide algmaterjalide ettevalmistamine
Otsuse või lepinguprojektde ettevalmistamine, et need vajadusel enne kohtumist osalejateni saata.
Peale kohtumist tehakse analüüs , kas eesmärgid said täidetud
Vastu võetud otsuste elluviimine
A. IIp.,,Sekretäritöö õpik``.
Ametikohtumised
. T. Tšatšua, M. Lukas Etikett tööl ja kodus