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Gestão Eletrônica de Documentos - Coggle Diagram

- - - - Encaminhamento
      - Localização das informações
      - Recebimento
- - - - Desempenho em rede
      - Realização de testes de estresses e conexões de rede
      - Integração com o ERP
      - Interface amigável
    - - Será considerada finalizada a fase requisitos após a
        decisão e aprovação das partes interessadas e do
        patrocinador da aquisição do hardware
        especificado.
    - - Estações de trabalho (computadores para a
        aplicação);
      - Piloto I
        
        Suporte
        
        Testes
        
        Usuários e seus perfis
        
        Apresentação e análise dos resultados
      - Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou
        ambos), capacidades de armazenamento /
        processamento;
      - Hardware para armazenagem física para os
        documentos que serão gerados e armazenados em
        forma de papel;
  - - - Velocidade de transmissão: uma página de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco óptico para a estação do usuário numa rede em 2 a 3 segundos.
      - Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento;
      - Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema.
      - Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho.
      - Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação de descritores.
      - Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização e, por meio de janelas, exibe as imagens e os dados.
    - - Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
      - Política de segurança estabelecida
      - Política de backup estruturada
      - Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
      - O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
      - O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
      - Integração com ERP e CRM
  - - - A definição do equipamento de captura digital a ser
        utilizado só poderá ser realizada após o minucioso
        exame do suporte original, considerando suas
        características físicas e estado de conservação, de
        forma a garantir aos representantes digitais a
        melhor fidelidade visual em relação aos documentos
        originais, e sem comprometer seu estado de
        conservação.
    - - Considerando a dimensão do item documental que
        não poderá exceder a área de escaneamento, são
        indicados para os documentos planos em folha
        simples e ampliações fotográficas contemporâneas
        em bom estado de conservação.
    - - Será considerada finalizada a fase de digitalização
        com a confirmação que os documentos
        selecionados constem no servidor conforme foi
        especificada sua identificação.
    - - Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores
        sobre a nova ferramenta de GED, assim como
        equipamentos que suportem o software para a
        execução das atividades.
    - - Antes de iniciar o projeto, devem ter sido realizados
        o tratamento arquivístico, a seleção, a identificação
        e a organização (arranjo, descrição e indexação).
    - - Será considerada finalizada a fase de indexação
        com a confirmação que os documentos
        selecionados constem no servidor conforme foi
        especificada sua identificação.
    - - SaaS - modelo de negócio para softwares
      - Definição do local de armazenamento
      - Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
      - Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
      - Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
  - - - Instalação de hardware e software definidos para trabalhar com GED