Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Ametikohtumiste ettevalmistamise protsess, KASUTATUD ALLIKAD - Coggle…
Ametikohtumiste ettevalmistamise protsess
Tehniline ettevalmistus(Sekretär)
Vajalikke tehniliste vahendite muretsemine
Sekretär peab muretsema kõik vajalikud vahendid ja veenduma et need on töökorras, selleks et koosolek sujuks ilusti.
Osavõtjate majutuse, transpordi ja toitlustamine korraldamine
Vajadusel otsima majutuse osalejatele
Vajadusel korraldama ja tagama toitlustuse
Vajadusel transpordi tellimine osalejatele
Nimesiltide ettevalmistamine
Suuremate koosolekute puhul tellida nimesildid.
Osavõtjate istuma paigutamise kavandamine
Vastavalt vajadusele.
Kohtumise ruumi ettevalmistamine
Vajalikud tehnilised vahendid, kirjutusvahendid, suupisted, vesi, kohv, vajadusel õhutama ruume.
Kutsete, päeva-, töökorra- ja otsuste kavandite ning vajalikke dokumentide saatmine osavõtjatele
Sekretär peab saatma vajaliku info ja dokumendid osavõtjatele
Osavõtjate informeerimine kohtumise toimumise ajast ja kohast
*Koosoleku toimumise aeg ja koht otsustatakse silmas pidades osavõtjate arvu ja organisatsiooni võimalusi.
Koosolekud ei ole otstarbekas plaanida tööpäeva algusesse ja lõppu.
Osavõtjate määratlemine
Igale osalejale peaks olema selge, miks just teda koosolekule kutsuti
Kohtumise aja ja koha kooskõlastamine
Koosoleku toimumise aeg ja koht otsustatakse silmas pidades osavõtjate arvu ja organisatsiooni võimalusi
Sisuline ettevalmistus (Kokkukutsuja,korraldaja)
Põhiliste ettepanekute, seisukohtade kokkuleppimine
Korraldaja peab selgitama ja põhjendama oma seisukohti.
Kohtumise päevakorra projektide väljatöötamine
Kohtumise põhjalik sisuline ettevalmistamine.
Võimalikke järelandmiste ja sobivate lahenduste ette nägemine
Korraldaja peab olema paindlik ja avatud.
Vajalike dokumentide algmaterjalide ettevalmistamine
Vajalike dokumentidega töötamine.
Kohtumise taktika, meetodite kooskõlastamine
Korraldaja peab leidma õige lähenemisviisi ja taktika, et kohtumine lõppeks soovitud eesmärgiga.
Otsuse või lepingu projektide ettevalmistamine
Korraldaja koostab dokumendid ning sekretär edastab need osavõtjatele enne ametikohtumist.
Arutusele tulevate küsimuste määratlemine
Korraldaja peab järgima, et küsimustega ei kaldutaks teemast kõrvale.
Arutlusteemade ettevalmistamine
Teha kindlaks millised teemad võetakse ametikohtumisel esile.
Ülesannete jaotamine
Näiteks sekretär tegeleb tehnilise ettevalmistusega, korraldaja tutvustab ja selgitab sisulist poolt
Kohtumise eesmärgi määratlemine
Looma eesmärgi, mille jaoks ametikohtumist korraldatakse.
Sekretär on seotud algusest lõpuni kohtumiste ettevalmistamise- korraldamise- ja teenindamisega
Ametikohtumiste järeltegevus: analüüs ja kokkulepitud tegevuse elluviimine
KASUTATUD ALLIKAD
http://arietikett.blogspot.com/2015/01/noupidamiste-sisuline-ettevalmistus.html
http://materjalid.tmk.edu.ee/anne_ilp/Ametikohtumised/sissejuhatus.html
https://www.sekretar.ee/uudised/2019/06/28/kuidas-muuta-koosolekute-kultuuri-ja-tulemuslikkust