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Fatturazione elettronica - Coggle Diagram
Fatturazione elettronica
Dal 2008 obbligo di fatturazione elettronica per le PA
Emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione delle fatture deve essere fatta esclusivamente in forma elettronica
Trasmissione esclusivamente tramite SDI
ADE presidia il processo di ricezione e inoltro alle amministrazioni, e la gestione dei dati usati nel monitoraggio della finanza pubblica.
Dal 2014 le PA (Agenzie fiscali ed enti di previdenza) non possono più accettare le fatture cartacee e non si può pagare senza la ricezione delle fatture elettroniche
Per le altre PA non posso procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano i codici CIG e CUP
Dal 2020 sono state specificate varie cause che possono consentire il rifiuto delle fatture elettroniche.
Omessa o errata indicazione codice repertorio
Omessa o errata indicazione codice autorizzazione all'immissione in commercio
omessa o errata indicazione del codice CIG e CUP
Omessa o errata indicazione numero e data determina dirigenziale d'impegno di spesa
Fattura riferita ad un operazione che non è stata posta in essere nei confronti del destinatario
Architettura del sistema
Fatture passano da SDI e finiscono in SIGMA dove vengono registrate
SDI invia i flussi informativi alla Ragioneria generale dello Stato
Per gestire correttamente le fatture è stato creato un nuovo sistema denominato ISI (Interface System for invoice) che ha la funzione di ricevere le fatture elettroniche trasmesse dallo S.d.I. e di eseguire dei controlli automatizzati che faciliteranno l'acquisizione e la lavorazione delle fatture.
ISI è un sistema esterno a SIGMA dove l'utente può accedere per effettuare i controlli sui flussi delle fatture elettroniche.
ISI ha la funzione di non far sporcare la base dati di SIGMA con documenti che non siano già stati validati da un operatore.
Dati vengono acquisiti automaticamente nel gestionale e ci sarà solo una fase di controllo
Il SGD consente l'archiviazione ed il recupero dei documenti contabili inviati elettronicamente dai fornitori.
Il processo prevede che tutte le fatture in ISI che superano con esito positivo i controlli di conformità sono numerate ed archiviate sul sistema documentale.
Si attribuisce ad ogni documento un identificativo numerico, l'utente può richiamare il documento archiviato e gli eventuali allegati
RUOLI
direzione regionale: Supervisore locale ed operatore
Operatore: colui a cui viene assegnata la fattura per la lavorazione
Supervisore locale: Supervisiona l'intero processo di lavorazione delle fatture.
Direzione centrale: Supervisore centrale
Monitora lo stato di lavorazione delle fatture arrivate agli uffici e può smistare ad altri uffici le fatture per le quali non è stato possibile determinare l'ufficio competente.
Fasi del processo
ISI Smista le fatture ricevute dallo SDI
SI fanno i controlli
Di accettabilità
Bloccanti
Informativi
Di conformità
Si verifica l'unicità del file, l'autenticità ed integrità della firma digitale, la conformità del file rispetto alle specifiche standard
L'esito della lavorazione della fattura può essere:
Blocco
Col blocco devo rilevare manualmente la fattura in SIGMA
Disconoscimento
Omessa o errata indicazione codice repertorio
Omessa o errata indicazione codice autorizzazione all'immissione in commercio
omessa o errata indicazione del codice CIG e CUP
Omessa o errata indicazione numero e data determina dirigenziale d'impegno di spesa
Fattura riferita ad un operazione che non è stata posta in essere nei confronti del destinatario
Registrazione
Importazione automatica
Fatture devono essere assegnate per la lavorazione entro 2 giorni, e devono essere importate da ISI a SIgma entro e non oltre 5 giorni