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Projeto DE IMPLANTAÇÃO GED, :, DECLARAÇÃO DO TRABALHO - Coggle Diagram

- - - - Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação.
      - Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo.
      - Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados
    - - Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades.
    - - O processo de digitalização deverá ser realizado, nas instalações da instituição detentora do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio.
      - Antes de iniciar o projeto, devem ter sido realizados o tratamento arquivístico, a seleção, a identificação e a organização (arranjo, descrição e indexação). Este trabalho será a base para a definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado, devem-se observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos e a integridade física do original.
    - - Será considerada finalizada a fase de digitalização com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
    - - A consultoria ficará responsável e se encarregará de utilizar outro tipo de scanner ou outro tipo de equipamento para captura digital se assim for necessário, caso seja identificado algo específico.
      - Porém, essa decisão deve ser apresentada em forma de documento com as informações pertinentes do motivo da utilização de outra “ferramenta”, prazo e custo a ser apresentada a comissão de gerenciamento de mudanças antes de ser executado.
      - Considerando a dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, são indicados para os documentos planos em folha simples e ampliações fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação. Este tipo de equipamento não se aplica a documentos encadernados.
      - Caso aprovado pela mesa à consultoria deve seguir com os procedimentos propostos, caso seja recusado pela mesa, a consultoria deve reavaliar e retornar com outras alternativas e sugestões até que a mesa aprove.
- - - - Entenderemos por hardwares:
        
        Estações de trabalho (computadores para a aplicação);
        
        Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento;
        
        Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos);
        
        Nobreaks;
        
        Scanners (Quantidade e tipos);
        
        Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel;
        
        Sistemas de backup;
        
        Sistema de climatização;
        
        Sistemas de segurança física;
  - - - Deverão ser realizados testes de:
        
        Hardware;
        
        Testes de estresses do aplicativo;
        
        Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
        
        Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
        
        Testes de estresses da rede;
        
        Testes de estresses da Web.
    - - O sistema consegue atingir o objetivo? Qual o número máximo de transações realmente possível? Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará? Se necessário, definição de ajustes de software e/ou hardware.
    - - Consideramos finalizada a fase após o de acordo do gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto, sendo possível dar prosseguimento as outras fases do projeto.
    - - Toda parametrização de funcionamento do sistema assim como de usuários serão feitos pela consultoria e após a implantação será de responsabilidade da instituição. A consultoria ainda dará suporte pelo tempo determinado em contrato.
  - - - Perfis de Usuários:
        
        Usuário Leitor Privado – terá acesso aos documentos através do Portal apenas para leitura;
        
        Usuário Redator – o usuário com esse perfil poderá elaborar documentos novos assim como revisar ou atualizar os já existentes, pode ainda solicitar que um documento fique obsoleto. Usuário com decisão sobre o documento e ainda pode prorrogar data de revisão;
        
        Usuário de Comitê Fixo – grupo de usuários fixos responsáveis pela aprovação de novos documentos, assim como alterações ou atualizações. Eles visualizam a criação, revisão ou alteração e emitem parecer sobre o documento, seja para aprovação ou comentário de sugestão ou solicitação de revisão/alteração de um item do documento.
        
        Usuário de Comitê Variável - grupo de usuários geralmente responsáveis por um setor, recebem documentos de criação, revisão ou alteração referente ao setor e emitem seu parecer sobre o documento, podendo também aprovar, reprovar ou sugestionar alterações.
        
        Usuário Administrador de Documentos – este usuário participa de todos os processos que envolvam a criação, revisão, alteração, correção de um documento. Ele analisa padrões do documento, seleciona a qual comitê o mesmo deve seguir, devolve documento para o usuário criador caso tenha reprovação, etc. e efetua a publicação;
        
        Usuário Administrador de Centro de Administração – o usuário com este perfil pode configurar perfil de usuários, cadastrar portais, pastas, consultar relatórios, ou seja, administrar do sistema.