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DOCUMENTI DIGITALI PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE, deve:, Dovrà contenere…
DOCUMENTI DIGITALI PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Dematerializzazione
-> attività informatica che consiste nella realizzazione di documenti in un formato digitale fruibile finalizzata alla distruzione del formato cartaceo.
Innovazioni
motivazioni logistiche
: rilevazione di spazi.
motivazioni tecnologiche
: miglioramento delle prestazioni per il ritrovamento dei documenti.
motivazioni ecologiche
: riduzione della carta.
CAD
--> Codice dell'amministrazione digitale.
D.P.C.M del 03/12/2013, --> CAD e regole per il protocollo informatico --> la rivoluzione digitale della P.A. obbliga le P.A. ad attivare processi digitali degli atti o documenti.
D.P.C.M : disposizioni di immodificabilità di ogni documento.
marca temporale: sequenza di caratteri che rappresentano una data o un orario per accertare l'accadimento di un evento. --> servizio offerto da CERTIFICATORE ACCREDITATO.
I dati obbligatoriamente
presenti sono:
Oggetto.
Soggetto.
Destinatario.
Identificativo: univoco e persistente.
PROTOCOLLO INFORMATICO
Il protocollo cartaceo deve essere sostituito da quello informatico --> registrare gli estremi di documenti e atti in entrata e uscita.
Obbligo di inviare entro la giornata lavorativa successiva una copia del registro giornaliero --> immodificabilità e integrità del contenuto.
PEC: posta elettronica certificata.
deve:
Gestire lo storico dei documenti protocollati
Negare di modificare i documenti protocollati
Conservare dei log di sistema
Prevedere accessi univoci e identificati
Integrare il sistema di conservazione --> permettere l'invio del registro giornaliero di protocolli
Rispettare la privacy
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE
Manager di tutti i flussi informatici e documentali in entrata e uscita
Modella il ciclo di vita e garantisce la conservazione nel tempo
Figura strategica, fondamentale e obbligatoria per ogni ente pubblico, azienda o studio professionale.
RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE :
Dirigente che ha compiti specifici come predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici.
COORDINATORE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
Predisporre la fascicolazione dei documenti informatici.
Vigilare per il rispetto della privacy.
Conservare dei documenti digitali della P.A.
Collaborare con il responsabile della conservazione.
Insieme al responsabile della privacy deve:
Redigere il manuale di gestione documentale e vigilare sulla sua applicazione
Il manuale descrive il flusso documentale dell'ente e tutte le regole che lo riguardato. --> si rivolge a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l'amministrazione e deve essere pubblicato sul sito della P.A.
Descrizione degli strumenti informatici usati per gestire e scambiare documenti all'interno dell'ente e all'esterno
Le regole di protocollazione e di fascicolazione di documenti
Il piano di sicurezza per la conservazione dei dati (backup)
La descrizione del sistema di protocollazione garantendo l'immodificabilità e la tracciabilità dei documenti, anche quelli annullati.
ACCETTAZIONE DEI DOCUMENTI
Segnatura cioè l'apposizione al documento originale, in forma permanente e non modificabile
Classificazione del titolo in base a titolario --> schema diviso per categorie numerate, corrispondenti ai rami dell'attività svolta da un ente. Le categorie sono suddivise in classi corrispondenti alle tipologie di documenti di ogni funzione.
Registrazione al protocollo --> individuare in modo univoco il singolo documento dentro l'archivio e di certificare in modo inoppugnabile la data
LE FASI ORGANIZZATIVE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
Archivio di deposito
: comprende i documenti relativi ad affari conclusi
Archivio storico
: comprende i documenti selezionati per la conservazione permanente
Archivio corrente
: comprende i documenti necessari allo svolgimento delle attività in corso
Quando un documento può essere scartato e quali documenti devono essere conservati?
Ogni amministrazione deve predisporre un massimario di selezione scarto e un piano di conservazione
L'ente deve garantire la sicurezza dei dati contro i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato, trattamento non consentito alla finalità della raccolta.
Un documento può essere scartato quando ha perso totalmente la sua rilevanza amministrativa o non ha assunto rilevanza storica
Forma di scarto --> cancellazione dei documenti elettronici ed è punita con l'arresto da 6 mesi a 1 anno e ammenda da 775 a 38.734,50 euro
deve:
Dovrà contenere: