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1-3 manuel de gouvernance et code de conduite - Coggle Diagram
1-3 manuel de gouvernance et code de conduite
Le Manuel de Gouvernance
c' est un document qui formalise les règles de gestion, de prise de décision et de contrôle de l'entreprise.
Il encadre et clarifie les rôles et responsabilités des instances dirigeantes (et des organes de direction (conseil d'administration, direction générale, comités exécutifs, etc.).) , favorisant la transparence et l’efficacité organisationnelle.
Introduction
Exemple : "Ce manuel de gouvernance vise à clarifier les rôles et responsabilités des instances dirigeantes [Public concerné (dirigeants, cadres, collaborateurs)] afin d’assurer une gestion transparente et responsable.[Objectifs du document (transparence, efficacité, cohésion)]"
Contexte de création (nécessité de formalisation, exigences réglementaires)
Éthique et Conformité
Lien avec le code de conduite et la charte éthique
Références à la charte éthique ou au code de conduite.
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Politiques anti-corruption et lutte contre la fraude
Politique anti-corruption : Règles concernant les cadeaux, avantages, influence.
Politique de confidentialité et protection des données
Conformité réglementaire : Respect des lois locales, nationales, internationales.
éthique et déontologie
Évaluation et Amélioration Continue
Mécanismes d’évaluation des performances des instances de gouvernance
Révision périodique du manuel de gouvernance
Révision et Mise à Jour
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Processus d’adaptation aux évolutions réglementaires et stratégiques
Gestion des Risques et Contrôles Internes
Identification des principaux risques (opérationnels, financiers, juridiques)
Identification, évaluation et gestion des risques stratégiques.
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Méthodes de contrôle interne pour atténuer les risques
Audit interne et externe : Rôle des audits dans la vérification des pratiques.
Audit interne et externe : rôles, fréquence, suivi des recommandations
Conclusion et Engagement des Parties Prenantes
Rappel de l'importance de la gouvernance pour la pérennité de l'entreprise
Signature et engagement des dirigeants
Processus de Prise de Décision
Mécanismes de décision (procédures de votes, consensus, approbations) Quorum, règles de majorité.
Modalités des réunions
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Définition des pouvoirs et délégations de pouvoir
Gestion des conflits d'intérêts et procédures d'arbitrage
Gestion des conflits d'intérêts : Identification, déclaration, gestion.
Instances de Gouvernance
Identification des instances : conseil d'administration, comité de direction, assemblée générale, etc.
Description des organes de gouvernance
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Composition, missions et responsabilités de chaque instance
Modalités de nomination et de renouvellement des membres
Exemple : "Le conseil d'administration est composé de X membres élus pour un mandat de Y années. Il supervise la stratégie générale et approuve les grandes orientations."
Présentation Générale de l’Entreprise
Brève description de l’entreprise : secteur d’activité, mission, valeurs
Structure organisationnelle (organigramme simplifié)
Organigramme et répartition des pouvoirs.
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Cadre juridique (statut, réglementation applicable)
Communication et Transparence
Règles de transparence : Communication des résultats financiers, publication des rapports.
Rapports financiers et non financiers : Publication et diffusion.
Communication interne : Partage d’informations stratégiques.
Communication externe : Relations avec les parties prenantes (actionnaires, partenaires).
Annexes
Liste des lois et règlements applicables.
Charte éthique ou Code de Conduite.
Modèle de déclaration de conflit d'intérêts.
Contexte et justification : Pourquoi ce manuel est nécessaire ?
Objectifs : Assurer la transparence, encadrer la prise de décision, garantir la conformité.
Portée : Acteurs concernés (conseil d'administration, direction générale, cadres).
Références réglementaires : Lois et règlements applicables.
Prévenir les abus de pouvoir.
Favoriser une communication efficace entre les parties prenantes
objectifs
Garantir la transparence des processus décisionnels.
Clarifier les rôles et les responsabilités des organes de direction (conseil d'administration, direction générale, comités exécutifs, etc.).
Assurer la conformité aux réglementations légales et aux normes de l'industrie.
Prévenir les conflits d'intérêts et les abus de pouvoir.
Favoriser une communication efficace entre les parties prenantes.
public cible Dirigeants, administrateurs, actionnaires
approche Stratégique, décisionnelle
portée organisationnelle
cadre légal: Règlementations sectorielles et juridiques
Type de Document
Objectif Principal
Cible
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Cadre de prise de décision
Manuel de gouvernance
Structuration des pouvoirs et des décisions strategiques
Le Manuel de Gouvernance définit "qui décide et comment"
Le code de conduite
Le Code de Conduite est un document qui définit les normes de comportement attendues des collaborateurs, partenaires et parties prenantes.
Il est à la fois une référence éthique et un outil de prévention des risques liés à la non-conformité.
Introduction
Exemple : "Ce code de conduite est destiné à guider les comportements de tous les collaborateurs de [Nom de l'Entreprise] pour garantir une conduite éthique et responsable."
Objectifs du code (intégrité, conformité, exemplarité)
Public concerné (salariés, partenaires, fournisseurs)
Rappel des valeurs de l’entreprise
introduction
Objectif du Code de Conduite : Encourager un comportement éthique et responsable.
Portée : Tous les employés, dirigeants, partenaires externes.
Engagement de la direction : Exemplarité des dirigeants dans le respect du Code.
Principes Généraux de Conduite
Respect des lois et règlements
Équité et non-discrimination
Respect des droits humains et du droit du travail
Valeurs fondamentales : Respect, intégrité, transparence.
Intégrité : Transparence et honnêteté dans les actions.
Respect : Traitement équitable et respect des droits de chacun.
Responsabilité : Engagement envers l'entreprise et la société.
. Normes de Comportement
Comportements Attendus en Milieu de Travail
Conflits d'intérêts et transparence
Utilisation responsable des ressources de l’entreprise (matériel, données)
Utilisation des ressources : Biens matériels et immatériels de l'entreprise.
Relations internes : Respect entre collègues, égalité, diversité et inclusion.
Relations internes : Respect, non-discrimination, gestion des conflits.
Relations professionnelles (respect, bienveillance, harcèlement)
Relations avec les Parties Prenantes Externes
Clients, fournisseurs et partenaires commerciaux
Lutte contre la corruption et les pratiques anti-concurrentielles
Lutte contre la corruption : Règles sur les cadeaux, les invitations, les conflits d'intérêts.
Relations externes : Relations avec les clients, les fournisseurs, les partenaires.
Relations externes : Clients, fournisseurs, partenaires, concurrence loyale.
Confidentialité : Protection des informations sensibles.
Gestion des informations confidentielles et des données sensibles
Protection des informations : Confidentialité des données, protection de la propriété intellectuelle.
Responsabilité Environnementale et Sociale
Engagements en matière de développement durable
Respect de l'environnement et des ressources naturelles
Contribution à la responsabilité sociale de l'entreprise
Signalement et Gestion des Manquements
Exemple : "Tout manquement avéré à ce code de conduite pourra entraîner des mesures disciplinaires, allant du rappel à l’ordre jusqu’au licenciement."
Mécanismes de signalement (canaux anonymes, référents)
Mécanismes d'alerte : Signalement des comportements contraires à l'éthique.
Protection des lanceurs d'alerte
Sanctions disciplinaires en cas de non-respect
Sanctions : Conséquences en cas de non-respect du Code de Conduite.
Signalement des Violations
Procédures de signalement : Anonymat, absence de représailles.
Canaux de signalement : Lignes directes, référents éthiques, plateforme de signalement.
Traitement des signalements : Enquête, confidentialité, mesures correctives.
Conséquences en Cas de Non-Respect
Sanctions disciplinaires : Avertissements, mesures correctives, licenciement.
Sanctions légales : Responsabilité pénale en cas de non-respect des lois.
Diffusion, Formation et Engagement
Communication et diffusion du code (formations, sensibilisation)
Intégration dans les processus RH (recrutement, évaluation)
Signature et engagement des collaborateurs
Mise à Jour du Code
Fréquence de révision : Annuelle ou selon les évolutions légales.
Responsabilité : Service juridique ou éthique.
Conclusion
Rappel de l’importance d’une conduite éthique et responsable
Invitation à adhérer pleinement au code et à promouvoir ses principes
Il fixe les règles d'éthique et de déontologie à respecter.
Éthique des Affaires
Lutte contre la corruption : Interdiction des pots-de-vin, gestion des cadeaux.
Conflits d'intérêts : Identification, déclaration et gestion.
Respect des lois et réglementations : Conformité légale locale et internationale.
Sécurité et Bien-être
Santé et sécurité au travail : Respect des normes de sécurité.
Harcèlement et intimidation : Tolérance zéro pour les comportements abusifs.
Équilibre vie professionnelle/vie privée : Engagement pour le bien-être.
Annexes
Liste des contacts pour signalement.
Exemples pratiques de situations à risque.
Modèle de déclaration de conflits d'intérêts.
des membres de l'organisation, à tous les niveaux (dirigeants, employés, partenaires).
objectifs
Promouvoir un comportement éthique et responsable.
Prévenir les comportements inappropriés (corruption, harcèlement, discrimination).
Créer un cadre de travail respectueux et sécurisant.
Assurer la conformité avec les lois et règlements en vigueur.
Renforcer la réputation et l'image de l'entreprise.
Normes éthiques et comportementales
le Code de Conduite précise "comment se comporter"
Normes de comportement individuel
public cible: Tous les employés et parties prenantes
approche Opérationnelle, comportementale
portée Individuelle
cadre légal: Lois sociales, droit du travail
Type de Document
Objectif Principal
Cible
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Comportement attendu
Guide de conduite
Idéalement, le manuel de gouvernance et le code de conduite sont le résultat d'un travail collaboratif entre le dirigeant, le directeur général et les départements clés (RH, juridique, conformité).
Le dirigeant définit les grands principes stratégiques et éthiques,
tandis que le DG les rend concrets et applicables dans la gestion quotidienne de l'entreprise.
code de conduite
le dirigeant
Communiquer l'importance du respect des valeurs et de l'éthique pour l'image de l'entreprise.
Fixer les principes éthiques et la vision globale des comportements attendus.
le DG
Adapter les principes éthiques en directives claires et applicables pour tous les niveaux de l'organisation.
Assurer la diffusion, la formation et le respect du code de conduite au quotidien.
Coordination : Travailler avec les RH, le service juridique et le département conformité pour garantir l'applicabilité du code.
manuel de gouvernance
le dirigeant
Fixer les règles de fonctionnement des instances de gouvernance (conseil d'administration, comités spécialisés) et les principes d'éthique à respecter.
Donner l'orientation stratégique et définir les principes fondamentaux de gouvernance.
le DG
Participer à la rédaction opérationnelle et veiller à ce que les principes soient applicables sur le terrain.
Traduire les orientations stratégiques en pratiques managériales concrètes et assurer leur application quotidienne.
Collaboration avec les départements concernés : juridique, conformité, RH.