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Presupuesto de un Evento, Dailymar Mendoza, HCO-221-00003, ¿Qué es? :!!:,…
Presupuesto de un Evento
Burbano (2011), es la expresión cuantitativa formal de los objetivos financieros del evento, permitiendo prever ingresos y gastos, y evaluar el éxito financiero.
Un presupuesto es una previsión detallada de lo que ocurrirá financieramente en un evento. Ayuda a controlar los gastos y los ingresos, y mide el éxito de la reunión o del evento
Es una herramienta de planificación, la cual ayudará a tener una visión más clara y realista de los recursos económicos y materiales que se requerirán para el desarrollo del evento.
El presupuesto incluye una inversión en: Promoción, Renta o alquiler, Gastos técnicos y operativos, Alimentos y Bebidas, Transporte, Alojamientos, etc..
El presupuesto es un documento financiero esencial en la planificación y ejecución de cualquier evento. Surge de la necesidad de administrar eficazmente los recursos disponibles, prever gastos y garantizar la viabilidad económica del evento.
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Es un proceso fundamental en la planificación de eventos, ya que permite determinar con precisión los gastos necesarios para su realización y garantizar la viabilidad financiera. Según Bowdin et al. (2011), este cálculo ayuda a distribuir el presupuesto de manera estratégica
Elementos del cálculo de costos :check:
Para calcular los costos de un evento, es necesario identificar y clasificar todos los gastos involucrados.
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Costos imprevistos o margen de contingencia
Son fondos reservados para enfrentar cualquier gasto inesperado.
Costos fijos
Son aquellos gastos que no varían sin importar el número de asistentes o la duración del evento
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Según Bowdin et al. (2011), la planificación presupuestaria sigue varias etapas clave:
Búsqueda de Proveedores :check:
Una vez definidas las necesidades, se procede a buscar proveedores que ofrezcan los servicios requeridos con la mejor relación calidad-precio.
Negociar tarifas, plazos de pago y condiciones del servicio.
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Presupuesto y Financiamiento :check:
Una vez planificado el presupuesto y contratados los proveedores, es momento de ejecutarlo, asegurando que los fondos se utilicen de manera eficiente. Esta fase implica el monitoreo constante de los gastos para evitar sobrecostos.
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Subvenciones y donaciones: En eventos culturales o educativos, pueden recibirse fondos de instituciones públicas o privadas.
Definición de las Necesidades :check:
Esta es la primera fase del presupuesto y consiste en identificar todos los recursos necesarios para llevar a cabo el evento. Una correcta identificación de necesidades evita gastos innecesarios y facilita la asignación de recursos.
Infraestructura y logística: Equipos de sonido, iluminación, escenografía.
Servicios: Catering, transporte, personal de apoyo.
Lugar del evento: Alquiler de salones, permisos, costos de montaje.
Materiales y marketing: Publicidad, boletos, souvenirs.
Dailymar Mendoza, HCO-221-00003
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