Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Работа исполнителей с конфиденциальными документами - Coggle Diagram
Работа исполнителей с конфиденциальными документами
. Порядок работы исполнителей с конфиденциальными документами и
материалами
Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и предотвращение утраты ими конфиденциальности несут руководители подразделений (направлений деятельности) фирмы
Сотрудники фирмы и руководители при работе с документами КИ обязаны:
знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили письменное разрешение на доступ в силу должностным обязанностей;
немедленно предъявлять работнику службы КД все числящиеся за ними документы (на бумажных и магнитных носителях, электронные, фото-,видео и аудиодокументы) для проверки их наличия и комплектности;
вести совместно с работником службы учет находящихся у них конфиденциальных документов;
ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов и сдавать их на хранение в службу КД;
сдавать по описи работнику службы КД все материалы по окончании исполнения документа или работы над ним;
сдавать по описи работнику службы КД все числящиеся за ними документы и материалы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку;
немедленно сообщать первому руководителю фирмы и в службу КД об утрате или недостаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов
Работа с конфиденциальными документами разрешается сотрудникам фирмы на рабочих местах, но только при наличии условий, исключающих возможность утраты документа или хищения информации
сотрудник должен быть обеспечен:
постоянным рабочим местом (так чтобы другие не имели угол обозрения), личным сейфом (металлическим шкафом)
кейсом для хранения и переноса конфиденциальных документов
номерной личной металлической печатью
Сотрудникам не разрешается хранить конфиденциальные документы, дела, носители информации на рабочем столе в ящиках рабочего стола, неприспособленных шкафах
работникам службы КД не следует вести какие-либо вспомогательные картотеки по организации работы с конфиденциальными документами
Работникам службы КД рекомендуется регулярно проверять программное обеспечение компьютеров, на которых обрабатывается конфиденциальная информация.
Цель проверки – обнаружение
неутвержденных или необычных программ
В конце рабочего дня исполнители обязаны перенести всю конфиденциальную информацию из компьютера на внешние носители информации, стереть информацию с жестких дисков, проверить наличие всех конфиденциальных документов
Отметки о закрытии и вскрытии рабочих комнат сотрудниками фирмы, отключении технических средств охраны делаются в специальном журнале службы охраны с подписью лица, ответственного за помещение, и представителя охраны
Прием и первичная обработка конфиденциальных документов.
Прописаны в инструкции по делопроизводству
проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;
сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации
выделение документов, адресованных в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;
сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;
порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок «Лично»,
«Срочно», «Оперативно» и др
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие положения:
документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на
следующий рабочий день;
составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия
документов или приложений к ним (один акт остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий
направляется отправителю документа);
сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата поступления;
документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.,
передаются на регистрацию незамедлительно.
Предварительное рассмотрение документов
Документы,поступившие в федеральный орган исполнительной власти по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения
Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным в федеральном
органе исполнительной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для
вынесения указания по исполнению документа.
Регистрация поступающих документов
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:
место и способ регистрации документов, поступающих в
федеральный орган исполнительной власти
сроки регистрации поступающих документов (в день поступления,
на следующий рабочий день
структуру регистрационного номера входящего документа и
используемые для этого классификаторы
перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти
порядок сканирования документов, поступивших в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему
электронного документооборота;
передачу документов на регистрацию только после их
предварительного рассмотрения;
регистрацию документов независимо от способа их доставки;
регистрацию документов в пределах выделенных в федеральном органе исполнительной власти документопотоков
проставление на поступающих документах на бумажном носителе,подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего
регистрационного номера документа;
внесение соответствующих сведений о поступающем электронном документе в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа;
Разработку в целях регистрации и учета документов в федеральном
органе исполнительной власти классификаторов (справочников):
структурных подразделений;
видов документов;
должностных лиц;
корреспондентов;
предметно-тематический (вопросов деятельности);
указаний по исполнению документа;
исполнителей;