Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Elaboració i gestió de la documentació comercial - Coggle Diagram
Elaboració i gestió de la documentació comercial
Quan s’estableix una relació comercial, les parts que hi intervenen (comprador i venedor) tenen la necessitat d’establir uns acords que atorguen a cada part uns drets i unes obligacions.
Fent un esquema d’aquest procés podem dir:
El comprador (client) selecciona un proveïdor (venedor) i fa una comanda.
El venedor rep la comanda del comprador. Quan prepara les mercaderies per ser lliurades, elabora un albarà en què detalla els productes i, a continuació, lliura aquests productes juntament amb l’albarà.
El comprador rep les mercaderies i, si hi està conforme, signa l’albarà.
El venedor, amb l’albarà signat del comprador, elabora una factura, que és el document que demostra que s’ha donat una operació de compravenda. Aquest document s’enviarà al comprador.
El comprador rep la factura i, quan sigui el moment establert, procedirà a pagar-la utilitzant el mitjà acordat.
El venedor rep el pagament del comprador en el termini i la forma establerts.
Els documents principals que es generen en el procés de compravenda, abans de procedir al pagament o cobrament de les mercaderies, són:
En el procés de compra: la comanda.
En el procés de venda: l’albarà i la factura.
Quan es parla de Dret Mercantil es fa referència a un conjunt de normes i lleis de diferent rang, entre les quals trobem les següents:
Constitució espanyola (1978).
Codi de Comerç (1885).
Altres lleis importants relacionades amb l’activitat comercial.
Altres lleis importants relacionades amb l’activitat comercial
Llei d’IVA
Llei canviària i del xec
Llei de lluita contra la morositat
Llei d’ordenació del comerç minorista
Llei de defensa de la competència
Llei de marques
Llei general per a la defensa dels consumidors i usuaris
Llei de patents
Llei general de la publicitat
1.1 Intermediació comercial
Sota aquest criteri es classifiquen en:
Venedors de plantilla.
Agents comercials.
Representants mercantils.
Comissionistes.
Corredors o brokers.
La selecció de proveïdors és una tasca del departament de compres, que defineix criteris d'avaluació basats en les necessitats de l'empresa (qualitat, quantitat i freqüència de compra). Es valoren aspectes com preu, fiabilitat i capacitat de lliurament, i es negocien condicions com preus i terminis de lliurament.
1.2 Procés de compres. Elaboració de documents de compravenda en suport paper
Un cop l’empresa ja té seleccionats aquell o aquells proveïdors que s’ajusten millor a les seves necessitats es pot iniciar el procés de compra.
Una bona gestió del procés de compra implica:
Que l’empresa té garantit el subministrament de mercaderies en qualsevol moment.
Que l’empresa compra la quantitat necessària de mercaderies sense tenir un excés de mercaderies en el magatzem, fet que suposaria un elevat cost d’emmagatzematge, i sense que manquin existències en el moment que els clients en demanin.
1.2.1 Pressupost
En tots dos formats, el venedor ha de donar resposta a la informació requerida per part del comprador, i han de constar:
Dades de l’empresa venedora.
Dades de l’empresa compradora.
Data del pressupost.
Vigència de l’oferta.
Descripció dels productes, quantitat i import unitari.
Descomptes i beneficis per al client.
Altres despeses i impostos.
Import total.
Forma de pagament.
Signatura de l’oferent i del client en cas d’acceptació per part d’aquest últim.
1.2.2 La comanda
Malgrat que no existeix un model oficial de comanda, tota comanda ha de contenir almenys les dades següents:
Número de comanda.
Data d’emissió.
Dades d’identificació del comprador i del venedor: nom o raó social, adreça, NIF…
Descripció detallada de la mercaderia objecte de la compra i nombre d’unitats.
Preus.
Condicions de lliurament: lloc de lliurament, data…
Condicions de pagament.
Descomptes sol·licitats.
Mitjà de transport.
Agent comercial (en cas d’existir).
Signatura de l’emissor.
De la comanda se’n fan almenys tres exemplars:
Original, signat i segellat, que s’envia al proveïdor.
Còpia per al magatzem de l’empresa que fa la comanda, que serveix per comprovar, posteriorment, que la mercaderia rebuda s’ajusta a la mercaderia sol· licitada.
Còpia per al departament de compres de l’empresa que fa la comanda, que serveix per fer un seguiment de l’estat de la comanda i comprovar, posteriorment, les condicions demanades amb les facturades.
Les formes més habituals de formalitzar la comanda les podem resumir en les següents:
Nota de comanda
Carta
Fax
Correu electrònic
Telèfon
Representant o agent comercial
Classes de comandes
Comanda en ferm
Comanda condicional
La nota de comanda
En el cas d’utilitzar la nota de comanda per realitzar les comandes, l’empresa disposa d’un imprès especialment dissenyat per fer-les.
La carta de comanda
A l’hora de fer una comanda, algunes empreses ho fan mitjançant una carta dirigida a l’empresa proveïdora on consten bàsicament les mateixes dades que en la nota de comanda.
La carta de confirmació
La carta de confirmació de comanda és la carta que redacta el proveïdor, un cop ha rebut la comanda, per comunicar si està d’acord amb les condicions o per aclarir alguna qüestió.
Registre i control de comandes
Un cop la comanda ha estat lliurada al proveïdor, el comprador ha de dur a terme un seguiment per tal de controlar que la mercaderia li sigui tramesa en la data prevista, en la quantitat demanada, en les condicions acordades, etc.
La carta de denegació
La carta de denegació de comanda és la carta que redacta el proveïdor, un cop ha rebut la comanda, per denegar la tramesa d’alguna mercaderia, per no poder complir les condicions, per manca d’existències, etc.
1.2.3 Recepció de la mercaderia
L’empresa compradora ha de gestionar correctament l’entrada de les mercaderies que ha sol·licitat als proveïdors per tal de portar un control correcte del magatzem, fins i tot pel que fa als espais i la col·locació.
Les mercaderies que es reben del proveïdor sempre hauran d’anar acompanyades de l’albarà, on es detallarà el que s’ha lliurat.
El comprador, en el moment de rebre la mercaderia i l’albarà, n’ha d’efectuar una comprovació física i administrativa.
Comprovar que la mercaderia rebuda és la que es va demanar en la comanda.
Confirmar que la mercaderia rebuda és la que s’indica a l’albarà.
1.3 Procés de vendes. Elaboració de documents de compravenda en suport paper
Després que el proveïdor rep la comanda del client i l’accepta, s’haurà de fer el lliurament, bé per mitjans propis, bé utilitzant els serveis d’una empresa dedicada al transport de mercaderies.
1.3.1 Recepció de la comanda i lliurament de la mercaderia
Els productes sol·licitats pels clients han de ser lliurats en el lloc i en la data convinguts.
Quan es rep la comanda:
Verificar que disposa de les mercaderies sol·licitades al magatzem o està en disposició de tenir-les el dia del lliurament sol·licitat
Comprovar que les condicions comercials sol·licitades pel client són les establertes per aquest client o les habituals de l’empresa.
Preparar l’albarà o la nota de lliurament.
Registrar la sortida de les mercaderies en les fitxes de magatzem.
Fer el lliurament de les mercaderies, ja sigui per mitjans propis o per mitjà d’una empresa de transport, segons estigui pactat en les condicions de la comanda.
La fitxa de magatzem
És el document on el magatzem de l’empresa anota les entrades i sortides d’un article i el seu valor, així com les existències que queden al magatzem, també valorades.
1.3.2 L’albarà o nota de lliurament
Un cop rebuda i acceptada la comanda, el proveïdor prepara les mercaderies i les lliura al client juntament amb un document anomenat albarà o nota de lliurament.
L’albarà o nota de lliurament és un document confeccionat pel proveïdor on es relacionen les mercaderies lliurades. Aquest document acompanya les mercaderies i n’acredita el lliurament.
La signatura de l’albarà actualment és fonamental, ja que els terminis màxims de pagament es calculen sobre la data de recepció de béns o mercaderies.
Justifica la sortida de mercaderies del magatzem del venedor.
1.3.3 La nota de despeses
Quan un venedor paga a terceres persones determinades despeses (transport, assegurança de les mercaderies, comissions d’agents intermediaris, embalatges, etc.)
En aquests casos, el venedor és un només un intermediari entre el comprador i l’empresa que ha fet el servei objecte de la despesa (per exemple, un transportista).
La nota de despeses és un document auxiliar que reflectirà les despeses que el venedor haurà pagat per compte del comprador.
1.3.4 La factura
Els empresaris i professionals, en el desenvolupament de la seva activitat diària, realitzen una gran quantitat de transaccions.
Requisits legals de la factura
Estan obligats a emetre factures els empresaris o professionals que, en el desenvolupament de les seves activitats, lliurin béns o prestin serveis a terceres persones.
Les dades obligatòries d’una factura són les següents:
Número i, si hi ha diversos centres de facturació, sèrie. Les factures s’han de numerar de manera correlativa dins de cada sèrie. Les factures rectificatives han de tenir una sèrie diferenciada.
Nom i cognoms, si és persona física, o raó social, si és persona jurídica, i NIF i domicili de l’expedidor i del destinatari. El nom comercial no té cap validesa legal.
Les societats hauran de fer constar les dades identificatives de la seva inscripció en el Registre Mercantil.
Descripció dels béns i/o serveis objectes de l’operació.
Contraprestació total de l’operació i totes les dades necessàries per a la determinació de la base imposable.
Tipus d’IVA aplicable i quota. Si en l’operació hi ha diferents tipus impositius s’ha de diferenciar la part subjecta a cada tipus.
Lloc i data d’emissió.
La factura electrònica
La llei permet l’emissió de factures utilitzant mitjans electrònics, sempre que el destinatari hi hagi donat el consentiment de manera expressa.
El termini màxim de pagament en les operacions comercials a partir de gener de 2013 seran:
Sense pacte contrari, 30 dies naturals a partir de la data d’entrega de les mercaderies o prestació de serveis, encara que la factura sigui amb anterioritat.
Es pot ampliar fins a un màxim de 60 dies naturals per un pacte entre les parts.
En cas de necessitat de verificació de conformitat dels béns o serveis, aquesta verificació no podrà superar els 30 dies naturals a partir de la recepció i el pagament no podrà superar els 30 dies a partir de la verificació.
Emissió de la factura
Com a norma general, la factura s’ha d’emetre al destinatari en el moment de fer-se l’operació; no obstant això, quan el destinatari sigui un empresari o professional, segons el RD 1619/2012, l’emissió haurà d’expedir-se abans del dia 16 del mes següent a aquell en que s’ha produït el rèdit de l’impost corresponent a l’operació.
Duplicats
Quan coincideixin diversos destinataris en una mateixa operació.
En el supòsit de pèrdua de l’original.
És imprescindible que en cada duplicat que es faci consti l’expressió “duplicat” i la raó de la seva expedició, com per exemple, “duplicat per pèrdua de l’original”.
Còpies
Es poden fer tantes còpies com sigui necessari, però en totes s’ha de fer constar el seu caràcter de còpia, incloent-hi l’expressió “còpia”.
1.3.4.1 Tipus de factures
Factures recapitulatives o de repàs
Les factures recapitulatives o de repàs poden documentar agrupacions de factures o albarans al llarg d’un període determinat.
Agrupació periòdica de factures: és una factura que agrupa altres factures en un únic document a l’efecte de facilitar la gestió del seu pagament. En aquest cas, caldrà anul·lar les factures anteriors per tal que aquesta factura tingui validesa fiscal.
La factura proforma
La factura proforma s’utilitza quan el client necessita conèixer, abans de realitzar l’operació, l’import i les condicions exactes. El proveïdor emet un document idèntic a la factura però on es fa constar el caràcter proforma i la data de validesa.
Factura simplificada
La factura completa podrà ser substituïda per la factura simplificada (anteriorment tiquets) en els següents casos:
Quan l’import a facturar no excedeixi els 400 € (incloent-hi l’IVA)
Quan s’emet una factura rectificativa
En les següents operacions, si el seu import no excedeix els 3.000 € (incloent-hi l’IVA):
Vendes al detall.
Vendes i serveis en ambulància i a domicili del consumidor.
Transport de persones i els seus equipatges.
Serveis d’hostaleria, restauració i subministrament de begudes i menjars fets per restaurants, bars, cafeteries, xocolateries i orxateries.
Sales de ball i discoteques.
Serveis telefònics.
Serveis de perruqueries i instituts de bellesa.
Utilització d’instal·lacions esportives.
Revelat de fotografies i estudis fotogràfics.
Aparcaments, estacionaments de vehicles i peatges.
Videoclubs.
Tintoreries.
En la factura simplificada han de constar les dades següents:
Número i, si és el cas, sèrie.
Data d’expedició i, si és diferent, també la data de realització del treball o en què s’hagi rebut el pagament anticipat.
Número d’identificació fiscal (NIF) del venedor.
Nom o raó social de l’obligat a expedir la factura.
Identificació dels béns lliurats o serveis prestats.
Tipus impositiu aplicat o l’expressió “incloent-hi IVA”.
Contraprestació total.
NIF, nom o raó social i direcció del destinatari si aquest ho sol·licita per ser empresari i estigui en condicions de poder deduir l’IVA.
Factura electrònica
ERP (programari de gestió integrada)
És una aplicació que integra en un únic sistema tots els processos de negoci d’una empresa. Les característiques que distingeixen un ERP (enterprise resource planning) de qualsevol altre programa de gestió d’empresa és que han de ser sistemes integrals, amb modularitat i adaptables.
Matriu d'una factura
Segons l’Agència Tributària, “s’entén per matriu d’una factura un conjunt de dades, taules, base de dades o sistemes de fitxers que contenen totes les dades reflectides en les factures junt amb els programes que van permetre la generació de les factures
Signatura electrònica: certificat i verificació
Els processos de formació, transmissió i comunicació de factures electròniques inclouen altres processos especials requerits normativament que estaran marcats per la signatura electrònica emprada
Aplicacions informàtiques específiques
Les principals utilitats que proporcionen són:
Emissió de factures telemàtiques des del programa actual de gestió, sense necessitat d’una programació a mida.
Validació de factures electròniques per comprovar la validesa de la signatura electrònica de les factures rebudes.
Visualització del contingut de les factures electròniques rebudes.
Per a les empreses que hagin de preveure la possibilitat de desenvolupar interfícies de conversió de diversos formats, les prioritats recomanades són:
Facturae.
UBL (si tenen clients internacionals).
GS1-XML (per als seus clients del sector de gran consum).
1.3.5 Registre i conservació de factures
Els empresaris sotmesos al règim general de l’IVA tenen, entre d’altres, les obligacions següents:
Expedir i lliurar factura de totes les operacions.
Conservar durant el termini de prescripció de l’impost les factures rebudes, els justificants comptables i les còpies de les factures expedides. Vegeu en la taula.2 els períodes de conservació de les factures.
Portar la comptabilitat i els llibres de registre següents:
Llibre de registre de factures emeses
Llibre de registre de factures rebudes
En la facturació electrònica:
És obligació de l’expedidor conservar la còpia o matriu de la factura.
És obligació del destinatari conservar el fitxer de facturació telemàtica rebut, íntegrament i sense modificacions. No obstant això, després de verificar la signatura electrònica poden optar per conservar els documents de forma impresa en paper.
1.4 Confecció de documents administratius de compravenda en suport telemàtic
Al mercat hi ha una gran quantitat d’aplicacions informàtiques dedicades a la gestió de les tasques relacionades amb el procés de compravenda, però en la majoria de casos el seu funcionament, sobretot des del punt de vista de l’usuari, és molt similar.
1.4.1 Aplicacions informàtiques de gestió de clients i facturació
Els avantatges de la utilització d’aquestes aplicacions informàtiques per a la gestió de l’empresa són moltes; podem indicar les següents, únicament com a exemple:
Simplificació de les tasques.
Més rapidesa en la realització.
Més pulcritud en la presentació.
Reducció del nombre d’errors.
Eliminació de tasques, ja que n’hi ha moltes que són fetes de forma automàtica per l’aplicació, sobretot les més rutinàries.
Reducció del volum d’arxius, ja que n’hi ha molts que es guarden en format digital, sense necessitat d’imprimir-los i emmagatzemar-los.
Millor accessibilitat a la informació.
Normalment, les empreses petites i mitjanes utilitzen aplicacions genèriques, i les grans empreses utilitzen aplicacions a mida de les seves necessitats.
Aplicació a mida de l’empresa
Aplicació genèrica
Les principals gestions que facilita el programa FactuSOL són:
Gestió de tot el cicle de vendes i cobraments
Gestió de tot el cicle de compres i pagaments
Control del magatzem
Administració de les factures i dels cobraments/pagaments
Generació d’informes
Comunicació amb l’exterior
1.5 Base dades de gestió de clients i proveïdors
En l’empresa és freqüent la utilització de les bases de dades com a sistema d’arxivament d’aquella informació susceptible de ser utilitzada de manera freqüent.
Una base de dades és un conjunt d’informació organitzada mitjançant l’establiment de relacions per tal que aquesta sigui de fàcil accés als seus usuaris.
Les bases de dades ens permetran tenir centralitzat tot un conjunt d’informació. A més, aquesta, en estar informatitzada, serà fàcilment editable i, en conseqüència, es podran anar introduint modificacions quan sigui necessari sense haver d’emplenar una nova fitxa.
Elements de les bases de dades
Les taules
Els camps clau
Els formularis
Els informes
Les relacions
Les consultes
D’aquesta manera es genera una base de dades on s’han de registrar, cada cop que s’emet la factura d’un client, totes les dades relatives al mateix. Això genera alguns inconvenients:
Es multiplica el temps destinat a introduir dades, ja que s’entren dades que ja existeixen a la base de dades.
És més fàcil que es produeixi un error, ja que s’estan reintroduint constantment dades com l’adreça, el codi postal o el municipi.
Es fa molt costós fer modificacions en algun dels camps (s’han de modificar totes les cel·les que contenen aquella informació que s’ha de modificar).
La base de dades ocupa més memòria, cosa que fa que la seva execució consumeixi més recursos.
1.6 Procediments de seguretat i confidencialitat de la informació. Protecció de dades
Una de les principals preocupacions de les empreses és garantir la confidencialitat de la informació que custodien. Documents de clients, informes o documentació interna, etc., són exemples de documentació que pot contenir dades sensibles que s’han de tractar d’acord amb la normativa sobre protecció de dades.
Accés a l'arxiu: establiment dels drets d'accés
Al llarg dels temps s’ha considerat que la informació és una eina estratègica per a qualsevol institució. Normalment, les empreses han valorat molt l’exclusivitat de la informació de què poden disposar.
Normativa sobre control d'accés
Els usuaris han de tenir accés només als recursos que necessitin per a l’exercici de les seves funcions.
El responsable del fitxer s’ha d’encarregar que hi hagi una relació actualitzada d’usuaris i perfils d’usuaris, i els accessos autoritzats per a cadascun d’ells.
El responsable del fitxer ha d’establir mecanismes per evitar que un usuari pugui accedir a recursos amb drets diferents dels autoritzats.
Exclusivament el personal autoritzat per fer-ho en el document de seguretat pot concedir, alterar o anul·lar l’accés autoritzat sobre els recursos, de conformitat amb els criteris que estableix el responsable del fitxer.
**En cas que hi hagi personal aliè al responsable del fitxer que tingui accés als recursos, ha d’estar sotmès a les mateixes condicions i obligacions de seguretat que el personal propi.
Les dades de caràcter personal
Un aspecte que les persones que treballen a les empreses han de tenir clar és la utilització que es pot donar a les dades de caràcter personal a les quals l’empresa té accés per la seva activitat.
Els anomenats drets ARCO donen als ciutadans la potestat de protegir les seves dades personals i d’exercir-hi un control efectiu. Aquests drets són els següents:
Dret d’accés.
Dret de rectificació.
Dret de cancel·lació.
Dret d’oposició.
Quan no sigui necessari el seu consentiment per tractar les dades sempre que hi hagi un motiu legítim fonamentat relatiu a una situació personal concreta i cap llei no digui el contrari.
Quan es tracti de fitxers amb una finalitat publicitària i de prospecció comercial.