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LA DECISIÓN, PLANIFICACIÓN - Coggle Diagram
LA DECISIÓN
Para que haya un proceso decisorio necesitamos un objetivo a alcanzar y alternativas factibles de las cuales una se termina priorizando.
La racionalidad es lo más importante de este proceso. Sin embargo, las razones son propias de cada decisor (alineadas a sus objetivos) por lo que son altamente subjetivas.
Incertidumbre
La característica fundamental de la decisión es que implica siempre analizar el futuro. Como es un fenómeno subjetivo, existen distintos grados de incertidumbre.
Mundos Dóciles - Esquivos - Rebeldes
(universos percibidos por el decisor)
Cada uno de los niveles de la organización se caracteriza por tomar decisiones de distinta naturaleza, de acuerdo a las tareas y actividades que en cada uno de ellos se desarrollan
Mundos esquivos (Riesgos)
- Las decisiones semiestructuradas se dan en los niveles intermedios y gerenciales, de aplicación táctica
- Los decisores actúan en entornos inciertos.
- Los métodos comienzan a abrirse, aparecen zonas matematizables y otras que esquivan los números. Hay escenarios de probabilidades, la estadística y la simulación.
- En el nivel táctico se toman decisiones SEMI- ESTRUCTURADAS, son las decisiones de los mandos medios de la organización, de las gerencias.
- Este universo es ESQUIVO a los números, porque es posible matematizarlo, formalizarlo en un modelo matemático, pero requiere de contar con el conocimiento necesario para ello. Es un universo de incertidumbre menor al nivel estratégico producto de la información de la que dispone el decisor
- Por ejemplo: seleccionar personal para cubrir puestos en la organización, seleccionar un proveedor de los insumos necesarios para la fabricación de un producto, la preparación de presupuestos, etc
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Mundos rebeldes (Incertidumbre)
- Son las decisiones más complejas, no estructuradas, perteneciente a los niveles estratégicos y políticos.
- Son mundos difícilmente predecibles y no estructurados.
- En el nivel estratégico se toman decisiones NO ESTRUCTURADAS, son decisiones de única vez, por sus características de incertidumbre alta.
- El universo percibido por los decisores es REBELDE por sus características de ser de difícil matematización, de atrapar con números.
- Es un universo de escasa información, en donde es difícil obtener la información necesaria para la toma de decisiones
En ambos mundos la situación de decisión se basan siempre en variables que conforman el "mundo percibido por el decisor", que varía de sujeto en sujeto, y que configura su representación del mundo. Es esencialmente subjetiva como lo son sus propias preferencias.
Mundos dóciles (Certeza)
- Son las decisiones estructuradas que se dan en el nivel operativo, en la base de la pirámide organizacional.
- Decisiones en certeza son las decisiones repetitivas, de rutina, las que se internalizan en la organización y luego se constituyen un hábito.
- Hay métodos precisos y eficaces (esencialmente matemáticos) que llevan, con seguridad, a elegir el curso de acción óptimo en una situación de decisión perteneciente a esos mundos.
- En el nivel operativo se toman decisiones ESTRUCTURADAS, por la certeza que caracteriza dicho universo.
- Es el nivel en donde se implementan las estrategias diseñadas por el nivel estratégico, se desarrollan las estrategias y se llevan a la acción las decisiones tomadas por los niveles estratégico y táctico.
- Este universo es DÓCIL porque es de fácil matematización, se disponen de modelos matemáticos varios para modelizar ese universo y obtener resultados que nos permitan saber qué hacer en cada caso, por ejemplo: se conocen las cantidades a producir de un producto, cuántos expedientes controlar, a qué clientes contactar
Incertidumbre máxima
En el otro extremo, con incertidumbre máxima, sería un mundo carente de orden, por lo que la decisión sería impotente y los análisis sin sentido. El proceso decisorio perdería su razón de existir.
Certeza
En una escala, incertidumbre cero es igual a certeza. Sería un mundo de previsión perfecta (utópico), por ende, el proceso de decisión no tendría sentido ya que siempre elegiríamos la alternativa que nos llevaría al mejor resultado.
Incertidumbre relativa
Por lo tanto, al escenario intermedio se lo denomina incertidumbre relativa, que es lo que conocemos generalmente. No sabemos qué va a ocurrir exactamente, pero podemos analizar las variables y en base a eso decidir y accionar. El proceso decisorio tiene razón de ser en un mundo así. No podemos asegurar el éxito, pero aplicando el proceso decisorio sí podemos asegurar que minimizaremos la posibilidad de fracaso.
Reconocer nuestras debilidades en el sistema de preferencias (sesgos), reconocer las variables en juego, analizarlas con la información disponible, nos otorga una sistematización en nuestro pensamiento, nos brinda un cierto orden, en el que nuestra creatividad pueda desarrollarse.
PROCESO DECISORIO
- Decisor: el sujeto que enfrenta y analiza la decisión (proceso) y culmina con la elección de un curso de acción (alternativa) para implementar, convertirlo en acción. Tiene un sistema de preferencias.
- Objetivos: Es el fin que busca alcanzar el decisor
- Alternativas: Son los cursos de acción factibles que caben para la consecución de los objetivos perseguidos por el decisor. Éste debe definir cuáles y cuántos son (variables controlables)
- Variables inciertas: Constituyen la incertidumbre inherente al futuro, asociada a la decisión. Son los acontecimientos probables que pueden suceder o no y que afectan la situación de decisión. (variables no controlables)
- Restricciones: Son variables no controlables por el decisor pero ciertas y conocidas
- Horizonte de planeamiento: indica el límite del análisis del proceso decisorio
- Ámbito de decisión: Es según el nivel de jerarquía que ocupa el decisor. Puede ser certeza, riesgo e incertidumbre.
- Resultados: Es el efecto o consecuencia para el decisor de un curso de acción determinado. Es la medida de la obtención de cada objetivo.
SESGOS COGNITIVOS
Además de las fallas relativas a nivel de análisis y planificación que suelen estar presentes en toma de decisiones, existen fallas en la mente del decisor. Se tratan de distorsiones en la percepción de la realidad, defectos que actúan de manera inconsciente.
El decisor enfrenta cada situación de decisión con su propio razonamiento, su cultura, su "propia mente" que está compuesta por su propia experiencia, su propio proceso genético y cultural. Pero este proceso no es "confiable".
Estas trampas de la mente se denominan "sesgos".
- Simplificación (Heurística): Ante un problema complejo, la mente se preserva del sufrimiento de frustrarse ante la imposibilidad de resolver el problema, este se minimiza
- Efecto comprobación: el decisor tiene en cuenta solo la información que convalida sus creencias anteriores. Y no tiene en cuenta la información que la contradice.
- Analogía con el pasado: el decisor busca en el pasado situaciones similares para proyectar en el futuro incierto. Si bien podemos basar nuestro análisis en datos del pasado, debemos siempre analizar el futuro.
- Efecto de los "costos irrecuperables": el decisor tiene la inclinación de castigar las alternativas futuras con los costos ya erogados. Es la negativa a cambiar de acción, a justificar lo que ya no tiene recupero, pero que sentimos que nos ha costado.
- Axioma de independencia: se le asigna certeza a un evento q tiene alta probabilidad de ocurrencia (y viceversa)
- Efecto estereotipo: es la percepción de algo u alguien
- Efecto marco: la misma información puede tener diversas interpretaciones, lo que conduce a diferentes resultados y conclusiones
- Falacia del jugador: cree que puede dominar el azar
- Emociones: optimismo y pesimismo
- Exceso de confianza: cuando una persona frente a un evento determinado dice saber lo q va a ocurrir con seguridad,
- Exceso de opciones
Sesgos de carácter probabilístico:
- Disponibilidad: la informacion que impacta en el cerebro, ya sea por primera vez o no, y queda disponible en el cerebro para aplicarla en una situacion a futuro
- Anclaje: cuando una persona enuncia algo determinado, y en base a ello las investigaciones apuntaran a aproximarse a eso enunciado
- Representatividad: cuando las muestras no son representativas en base a la poblacion que estudio
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PLANIFICACIÓN
El planeamiento es una de las funciones de la administración, al igual que la dirección, organización, coordinación y el control.
Tipos de planeamiento en una estructura piramidal de la organización
- Nivel superior (dueños y directivos): visión, misión, objetivos, metas, políticas y estrategias
- Nivel medio (gerentes y mandos medios): objetivos, metas, políticas, estrategias, planes, presupuestos y programas
- Nivel operativo (supervisores, encargados y operarios): normas, procedimientos e instructivos/protocolos
Etapas del proceso de planificación
Los pasos a cumplimentar para planificar en forma sistemática:
- Percepción del universo: las condiciones externas e internas son elementos imprescindibles para planificar. Se considera tanto las oportunidades y amenazas que plantea el entorno, como las fortalezas y debilidades propias de la organización (FODA).
- Definición de los objetivos a alcanzar: se establecen los objetivos que orientarán el desempeño de la organización.
- Diseño de las estrategias: teniendo en cuenta las condiciones del entorno y los recursos con los que cuenta la organización, se estudian alternativas para determinar el curso de acción a seguir
- Implementación de la estrategia: en esta instancia se cumple con el plan y los pasos que la componen en tiempo y forma, de forma adecuada y eficiente
- Evaluación de los resultados: permite ver los cambios que se deben introducir y los desvíos que se presentan a los fines de determinar los ajustes pertinentes.
- Control, retroalimentación y toma de decisiones
CONTROL
- Es el proceso de supervisión y comparación de los resultados planificados con los obtenidos y de verificación de las tareas que se llevan a cabo.
- Es el proceso que asegura que se están cumpliendo las actividades que fueron planificadas y corrigiendo cualquier desvío significativo.
- Sirve para evaluar el rendimiento de un área o gerencia de la organización.
Etapas del proceso de control
- Generación de indicadores para determinar el cumplimiento del plan: en la elaboración del plan se construyen indicadores que se tendrán como referencia para evaluar los resultados de la implementación del mismo.
- Medición de resultados: como consecuencia de la ejecución del plan se obtienen resultados. Estos se comparan contra los indicadores establecidos en la etapa anterior y así se determinan los desvíos.
- Retroalimentación y toma de decisiones: las mediciones y comparaciones obtenidas brindan información para la toma de decisiones por parte de los planificadores. Básicamente, la información obtenida del sistema de control es un nuevo input al plan. Si existieran desvíos se deberán revisar las tareas realizadas, identificar las razones e implementar las acciones correctivas necesarias.
El control y el tiempo
El control se puede clasificar de acuerdo al momento en que se realiza.
- Control preventivo ("a priori"): se refiere a la detección con anticipación de fallas o problemas. Se debe contar con información precisa, oportuna y clara.
- Control concomitante (concurrente o simultáneo): se realiza mientras el proceso o la actividad se desarrolla.
- Control posterior ("a posteriori"): es aquel que se realiza luego de finalizada la tarea. Este control da como resultado la comprobación de que lo planificado se cumplió o no. Determina la eficacia de la planificación
Características de los controles
- Económicos: se debe elaborar la menor cantidad de controles posibles. Cuantos más escasos y eficientes, mejor.
- Significativos: los controles deben apuntar a tareas y procesos vitales para la organización que agreguen valor y que muestren resultados de interés.
- Apropiados: los controles deben adecuarse a lo que se quiere verificar.
- Congruentes: se debe evaluar qué tipo de medición es la más apropiada para aplicar el control a la tarea que se quiere medir
- Oportunos: los controles deben llevarse a cabo en el momento preciso y brindar información útil.
- Sencillos: los controles deben ser de fácil elaboración, comprensión y aplicación.
- Operativo: