Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Dokumentide registreerimine - Coggle Diagram
Dokumentide registreerimine
Dokumentide registreerimise eesmärgid
muudab dokumentide haldamise läbipaistvamaks
võimaldab pidada arvestust dokumentide üle
hõlbsustab dokumentide leidmist liig, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu
aitab dokumendis kirjeldatud juhtumi täitmist kontrollida(nt kas kirjale on vastatud)
tõendada dokumendi olemasolu
tagada avalikkuse juurdepääs avalikele dokumentidele
Registreerimise põhinõuded
Ühekordne, s.t asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti allüksustes uuesti ei registreerita
Algatusdokumendi-põhine, s.t saabunud dokumendile saadetud vastus registreeritakse sama järjekorranumbri all
Dokumentide registreerimine
Dokumentide registreerimine pole kõikidele kohustuslik. Kohustuslik on asutustel.
Dokument on registreeritud, kui sellele on antud viit ja on kantud andmed registrisse.
Kui dokument, mis peab olema dokumendiregistris registreeritakse muus andmekogus, peab olema dokumendiregistris selle kohta märge koos informatsiooniga kus faili dokument on leitav
Üldjuhul registreeritakse järgmised dokumendid
protokollid
aktid
organisatsioonis koostatud ja allkirjastatud organisatsioonisisesed õigusaktid
lepingud
saabunud kirjad
väljasaadetavad kirjad
organisatsiooni töötaja esitatud aruanded ja selgitused
Dokumendid mida ei pea registrisse kandma
asutuses edastatud arvamusi, teateid, memosid, nõuded jms
salastatud välisteavet sisaldavaid dokumente
Raamatupidamisdokumente
sissetulevaid dokumente, millele on isiku juurdepääs tagatud ja mida vastuvõttev asutus võtab arvele eriseadusega
Dokumendi avalikus vaates järgmised üldandmed
dokumendi vastuvõtmise/väljastamise kuupäev
dokumendi saatja/saaja
mil viisil dokument tuli/läks
dokumendi rekvisiidid
dokumendi liik
dokumendi juurdepääsupiirang
Kui kaua kehtib dokument dokumendiregistris
Dokumente näitab registris dokumendi säilitustähtajani