Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Nõuded dokumendiregistrile ja registreerimisele - Coggle Diagram
Nõuded dokumendiregistrile ja registreerimisele
Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks.
Seega dokumendid registreeritakse sõltumata loomise, saamise või saatmise viisist ja teabekandjast, näiteks tuleb registreerida ka olulised e-kirjad
Dokumentide registreerimise eesmärgid
• muudab dokumentide haldamise läbipaistvamaks,
• võimaldab pidada arvestust dokumentide üle,
• hõlbustab dokumentide leidmist liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu;
• aitab dokumendis kirjeldatud juhtumi täitmist kontrollida (nt kas kirjale on vastatud)
• tõendada dokumendi olemasolu.
• tagada avalikkuse juurdepääs avalikele dokumentidele.
Dokumentide registreerimise kord
Dokumendi registreerimisel:
• sisestatakse dokumendi metaandmed registrisse.
• antakse dokumendile viit;
• tõendatakse, et dokument on olemas ja hõlmatud dokumendiregistrisse;
Registreerimise põhinõuded
Dokumentide registreerimine on:
• ühekordne, s.t asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti allüksustes uuesti ei registreerita; REGISTREERITAKSE ÜKS KORD
• algatusdokumendi-põhine, s.t saabunud dokumendile saadetud vastus registreeritakse sama järjekorranumbri all.
Dokumendiregistrisse kantud andmete säilitustähtaeg
Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti.
Saabunud või väljasaadetava dokumendi registreerimine
Saabunud või väljasaadetav dokument loetakse dokumendiregistris registreerituks, kui tema kohta on registrisse varem nimetatud andmed sisestatud.
Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja viita.
Dokumendi registreerimise tähtaeg
Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.
Dokumendiregistrisse sisestatavad andmed
• dokumendi järjekorranumber (dokumendiregistri number);
• saabumise või saatmise kuupäev;
• saatja või saaja nimetus või nimi, vajaduse korral ka dokumendi registreerija andmed;
• saatja sideandmed (posti- või e-posti aadress);
• dokumendi liik (kiri, avaldus, teabenõue);
• dokumendi autori (saatja) märgitud kuupäev ja indeks;
• pealkiri ehk lühike sisukokkuvõte;
• dokumendi lisade arv ja nimetused;
• saabumise või väljasaatmise moodus (postiga, e-postiga, faksiga, kulleriga, käsipostiga);
• juurdepääsupiirang (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jms);
• sarja tähis dokumentide loetelu järgi;
• allüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument suunatakse lahendamiseks või kes dokumendi koostas;
• lahendamise tähtaeg või tähtpäev;
• täitmismärge (kes täitis, kuidas, millal);
• muud andmed, mida peetakse dokumendi menetlemisel oluliseks.
Juurdepääs dokumendiregistrile ja registreeritud dokumentidele
Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale dokumendiregistrile peab olema võimalik veebilehe kaudu.
Dokumendihalduse või dokumendiregistri infosüsteem peab tagama juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumendile või sisaldama paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida.
Juhul kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirangud, peab register sisaldama andmeid juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja kohta.
Dokumentide registreerimisel ja dok.registrile esitavate nõuete puhul tuleb järgida avaliku teabe seadust.
Koostatud ja allkirjastatud õigusaktide registrisse kantakse:
• dokumendi järjekorranumber (dokumendiregistri number);
• allkirjastamise kuupäev;
• pealkiri;
• jõustumiskuupäev;
• juurdepääsupiirang;
• andmed kehtivuse kohta (kehtetu, kehtivuse tähtaeg);
• andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise koht.
Protokollide registrisse kantakse:
• nõupidava organi nimetus;
• protokolli järjekorranumber registri järgi;
• nõupidamise kuupäev;
• päevakord:
• juurdepääsupiirang;
• jne.
Akt
• akti nimetus;
• akti järjekorranumber registri järgi;
• akti koostamise kuupäev;
• pealkiri;
• juurdepääsupiirang;
• jne.
Leping
• lepinguosaliste nimed (või asutuse nimetus), vajaduse korral registrikood (või lepinguosalise sünniaeg);
• lepingu liik;
• lepingu järjekorranumber või tähis;
• kuupäev;
• lepingu objekt;
• jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev;
• juurdepääsupiirang;
• jne.