Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Dokumentide registreerimine, Luua seos teiste dokumentidega - Coggle…
Dokumentide registreerimine
Nõuded dokumendiregistrile
Digitaalne
Eri liiki ja erineva tähtajaga dokumente ei saa registreerida ühte registrisse
Peab olema kantud andmete säilitustähtaeg
Andmed on dokumendiregistris senikaua kuni on ka dokument säilitatud
Juurdepääs peab olema võimaldatud veebilehe kaudu
Tagatud on registreeritud dokumentide arvestus
Dokumentidest tulenevate ülesannete tähtaja jälgimine
Sisujuht 2. Kasutusjuhend 3. Otsingusüsteem
Nõuded dokumentide registreerimisele
Olemas peavad olema viit ja identifitseerimist võimaldavad andmed (vastavalt dokumendi liigile)
Dokument tuleb registreerida allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või järgmisel tööpäeval
Iga dokument registreeritakse üks kord
Vastuskirjale pannakse algatus kirja viit
Teabenõue, registreeritakse saamise päeva või järgmisel tööpäeval. Teabenõuet ei pea registreerima kui see on anonüümne või kui see on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetakse viivitamata
Täidetakse viivituseta või 5 tööpäeva jooksul, arvestatakse teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast
Märgukirjale tuleb vastata viivitamatult või 15 kalendripäeva jooksul peale registreerimist.
Kui suuline pöördumine saab suulise vastuse ei ole seda vaja registreerida
Dokumentide registreerimise eesmärgid
Dokumentide haldamine on läbipaistvam
Võimalus pidada arvestust dokumentide üle
Kergem leida dokumenti
liigi, numbri, kuupäeva, pealkiri, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu
Täitmise kontrollimine
Dokumendi olemasolu tõendamine
Avalikele dokumentidele tagab juurdepääsu
Luua seos teiste dokumentidega