Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Dokumendi registreerimise eesmärgid, Nõuded dokumendiregistrile, Nõuded…
Dokumendi registreerimise eesmärgid
Teeb dokumentide haldamise läbipaistvamaks.
Võimaldab arvestust dokumentide üle.
Teeb kergemaks dokumentide leidmist. (Liigi, numbri, kuupäev jne... kaudu)
Aitab dokumendis kirjeldatud juhtumi täitmist kontrollida. (Kas kirjale on vastatud jne...)
Tõendab dokumendi olemasolu.
Tagab avalikkusele juurdepääsu avalikele dokumentidele.
Nõuded dokumendiregistrile
Peetakse digitaalselt. (Asutused võivad pidada ühist dokumendiregistrit.)
Koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest, kuhu märgitakse dokumenti kirjeldavad andmed.
Kantud andmete säilitustähtaeg.
Andmeid säilitakse senikaua, kui säilitakse dokumenti.
Saabunud/väljasaadetav dokument loetakse registreerituks, kui on registrisse tema kohta varem nimetatud andmed sisestatud.
Registreerimise nõuded
Tuleb järgida avaliku teabe seadust.
Juurdepääs dokumendiregistrile peab olema võimalik veebilehe kaudu.
Tagama juurdepääsu juurdepääsupiiranguta dokumendile.
Sisaldama andmeid juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja kohta (kui juurdepääsupiiranguga).
Raamatupidamisdokumente ei pea dokumendiregistrisse kandma.
Andmeid ei dubleeri!
Dokumendiregistri pidaja peab võimaldama
Sisujuhi
Kasutusjuhendi
Ületekstiotsinguga
Dokumendiregistri pidamine
Jaotise tähistus peab olema „Dokumendiregister“.
Ei tohi avalikustada teavet, mis võimaldab füüsilist isikut tuvastada.
Dokumendiregistrit ei pea aga saama alla laadida tervikliku
andmekogumina koos metaandmetega.
Digitaalne dokumendiregister on masinloetav.
Register ei tohi olla avatud otsingumootorile eraelu puutumatuse tõttu.
Avaliku teabe seaduse üldjuhend
Nõuded dokumentide registreerimisele
Avaliku teabe seadus
nõuab dokumentide registreerimist asutustes
Põhinõuded
Ühekordne.
(Allüksustes uuesti ei registreerita.)
Algatusdokumendi-põhine.
(Vastusdokument registreeritakse saadud dokumendi järjekorranumbri alla.)
Registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise, väljasaatmise, suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval päeval.
15 kalendripäeva.
Peab kontrollima, kas dokument üldse tuleb registreerida.
Dokumendile tuleb anda viit
Registreeritakse dokumendid, mis õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt tuleb registreerida.
Teabenõude registreerimine
Teabevaldaja registreerib saamise päeval või hiljemalt järgneval tööpäeval. (Tähtaeg registreerimisele järgnevast tööpäevast.)
Teabenõuet ei pea registreerima kui see on:
Anonüümne.
Esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetud
viivitamata.
Viivitusteta, kuid mitte hiljemalt kui
5 tööpäeva.
Andmete puudulikkuse tõttu pole võimalik täita, teavitatakse.
Kui suulisele pöördumisele antakse vastus suuliselt, ei pea pöördumist registreerima.