Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
SƠ ĐỒ QUẢN LÝ TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ TỐT NGHIỆP - TRƯỜNG ĐH VĂN LANG - Coggle…
SƠ ĐỒ QUẢN LÝ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
LỄ TỐT NGHIỆP - TRƯỜNG ĐH VĂN LANG
LẬP KẾ HOẠCH
Xác định mục tiêu, ngân sách, thời gian
Lên kế hoạch nội dung chi tiết, các hoạt động diễn ra trong buổi lễ.
Xác định mục tiêu của buổi lễ (ví dụ: Kỷ niệm thành tích học tập của sinh viên, kết nối các thế hệ sinh viên, thúc đẩy mối quan hệ giữa nhà trường và các đối tác…).
Ngân sách
Dự toán chi phí cho sự kiện: bao gồm chi phí cho địa điểm, âm thanh, ánh sáng, trang trí, quà tặng, giấy mời, và các hoạt động khác.
Thời gian và địa điểm
Chọn ngày giờ tổ chức, địa điểm phù hợp (sảnh, hội trường, hoặc trường quay).
Thống nhất với các bộ phận về lịch trình và phân công công việc cụ thể.
Nhân sự
Phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận: lễ tân, kỹ thuật, MC, văn nghệ, v.v.
Quản lý rủi ro
Dự đoán các tình huống có thể xảy ra (về thời tiết, thiết bị kỹ thuật, hay sự cố khác) và chuẩn bị phương án dự phòng.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Chuẩn bị vật liệu
In ấn giấy mời, chứng nhận tốt nghiệp, quà tặng.
Trang trí địa điểm (băng rôn, hoa, biển chỉ dẫn…).
Điều phối công việc
Phân công cụ thể từng bộ phận như âm thanh, ánh sáng, lễ tân, giúp đỡ khách mời và sinh viên.
Chuẩn bị các phương tiện di chuyển nếu cần thiết cho khách mời, đại diện nhà trường.
Quản lý các hoạt động
Đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng thời gian và các mục tiêu đã định.
Giám sát từng tiết mục (phát biểu, trao bằng, tiết mục văn nghệ).
Hỗ trợ và giải quyết vấn đề phát sinh
Đảm bảo giải quyết các vấn đề như sự cố kỹ thuật, điều phối sự kiện khi có thay đổi đột xuất.
CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN
Giám sát thực tế
Theo dõi sự kiện, đảm bảo tất cả các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.
Điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết, ví dụ: điều chỉnh thời gian nếu có sự cố hay trục trặc.
Xử lý tình huống phát sinh
Sẵn sàng xử lý các tình huống bất ngờ như sự cố âm thanh, ánh sáng, thiếu người tham gia, khách mời trễ giờ, v.v.
Điều phối các phần của chương trình
Quản lý MC, tiết mục văn nghệ, trao bằng tốt nghiệp.
Đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, theo đúng kế hoạch đã lập.
KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ
Thu thập phản hồi
Phỏng vấn khách mời, sinh viên tham gia và các bộ phận để thu thập ý kiến phản hồi.
Có thể sử dụng khảo sát để thu thập dữ liệu từ những người tham gia.
Đánh giá hiệu quả sự kiện
Đánh giá tổng thể về mức độ thành công của buổi lễ dựa trên các tiêu chí như sự hài lòng của khách mời, chương trình diễn ra đúng kế hoạch, các công tác hậu cần, v.v.
Lập báo cáo tổng kết
Phân tích các điểm mạnh, yếu của sự kiện.
Đưa ra các đề xuất, cải tiến cho sự kiện lần sau.