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INCIDENCIA EN LOS COSTOS DE LOS ASPECTOS ORGANIZACIONALES, JOSÉ MANUEL…
INCIDENCIA EN LOS COSTOS DE LOS
ASPECTOS ORGANIZACIONALES
1. ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
El estudio organizacional asegura una administración eficiente y evita costos innecesarios.
Teorías Organizacionales
Henry Fayol
(Teoría Clásica de la Administración)
División del trabajo: Permite la especialización del personal.
Unidad de dirección: Todas las actividades con un mismo objetivo deben ser dirigidas por una sola persona.
Centralización: Se busca un equilibrio entre la centralización y descentralización de las decisiones.
Autoridad y responsabilidad: La autoridad debe ir acompañada de una responsabilidad clara.
Max Weber
(Teoría Burocrática)
Enfatiza la necesidad de una estructura jerárquica formal.
Propone la delegación de autoridad para optimizar la administración.
Resalta la importancia de la impersonalidad en la gestión para evitar sesgos y favorecer la eficiencia.
Elementos Esenciales
Definición de unidades organizativas que garanticen una distribución clara del trabajo.
Recursos humanos, materiales y financieros que permitan operar el proyecto sin interrupciones.
Planes de trabajo bien estructurados para coordinar las actividades necesarias en cada fase del proyecto.
2. EFECTO DE LAS VARIABLES ORGANIZACIONALES EN LA PREPARACIÓN DEL PROYECTO
El diseño organizacional influye directamente en los costos de inversión inicial y en los costos de operación a largo plazo.
Egresos de Inversión
Incluyen la infraestructura, equipamiento y gastos iniciales.
La elección de una estructura organizativa grande o pequeña afectará el nivel de inversión requerido.
Costos de Operación
La organización debe asegurar que los gastos administrativos sean sostenibles en el tiempo.
Se deben considerar los salarios del personal, costos de mantenimiento de oficinas y recursos tecnológicos.
Factores Determinantes
Relación con los Estudios de Mercado y Localización
Si el estudio de mercado indica la necesidad de una fuerza de ventas alta, la estructura organizativa debe contemplar más personal en esa área.
La localización del proyecto también impacta en el tipo de estructura organizacional, ya que influye en la cantidad de personal requerido y en los costos asociados a su gestión.
Economía de Escala
Se pueden reducir costos administrativos a medida que la empresa crece, ya que un mayor tamaño no siempre implica mayor personal en la misma proporción.
3. FACTORES ORGANIZACIONALES
Participación de Unidades Externas (Outsourcing)
Delegación de ciertas funciones administrativas a empresas externas para reducir costos.
Ejemplo: Externalizar contabilidad, seguridad o servicios de mantenimiento.
Implicaciones en costos: Reducir gastos en infraestructura y personal, pero aumentar gastos en contrataciones externas.
Tamaño de la Estructura Organizativa
Depende de la cantidad de actividades a realizar y del nivel de tercerización de servicios.
A mayor tamaño, mayor necesidad de coordinación y control administrativo.
Tecnología Administrativa
Uso de software de gestión empresarial para optimizar tareas administrativas.
Impacto en costos: Puede implicar una inversión inicial alta, pero reduce costos operativos a largo plazo.
Complejidad de las Tareas Administrativas
A mayor complejidad, mayor necesidad de personal calificado y herramientas avanzadas.
Influye en la cantidad de niveles jerárquicos dentro de la empresa.
4. INVERSIONES EN ORGANIZACIÓN
Las inversiones en organización dependen directamente de la estructura diseñada para el proyecto.
Opciones de Financiamiento
Compra de oficinas preexistentes
Arrendamiento de espacios administrativos
Construcción de Infraestructura Propia
Importancia del Diseño del Espacio Físico
La disposición de oficinas y salas debe optimizar el flujo de trabajo.
Un diseño bien pensado mejora la eficiencia operativa y la imagen corporativa del proyecto.
Tipo de Inversión
Obra física: Construcción o adecuación de oficinas, salas de espera, estacionamientos.
Equipamiento: Compra de mobiliario, computadoras, servidores, software de gestión.
Capital de trabajo: Fondos requeridos para cubrir los costos operativos iniciales.
5. COSTOS DE LA OPERACIÓN
ADMINISTRATIVA
Los costos administrativos están relacionados con la estructura organizativa y los procedimientos implementados en la empresa.
Costos de Personal
Sueldos del equipo ejecutivo y administrativo.
Beneficios sociales, seguros, capacitaciones.
Depreciación de Activos
Desgaste de muebles, equipos y estructuras.
Impacto en la contabilidad de la empresa y en los impuestos a pagar.
Costos Indirectos
Arriendos de Oficinas
Gastos de Mantenimiento
Pagos de Servicios (electricidad, internet, telefonía, etc...)
Impacto de la Tecnología en la Reducción de Costos
Reducción del tiempo y recursos requeridos para ciertas tareas.
Automatización de procesos administrativos.
Implementación de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) para mejorar la eficiencia.
OBJETIVO
El objetivo del capítulo es analizar cómo la estructura organizativa de un proyecto influye en sus costos e inversiones, destacando la importancia de una planificación eficiente para optimizar recursos y evitar gastos innecesarios que puedan afectar su rentabilidad.
JOSÉ MANUEL CALDERÓN GUZMÁN