Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

ARTXIBOA, SAILKATZEKO SISTEMAK - Coggle Diagram

- - - - .
        
        Zalantzak eta akatsak gerta daitezke, adibididez, laburduren kasuan.
        
        Dokumentuak ateratzen badira, eta ez baldin bada markarik uzten, dokumentuak faltako direla iñor ez da ohartuko
        
        Dokumentu ugari dituzten espedienteen kasuan dokumentuak bikoizteko arriskua dago
    - - Dokumentuak erraz eranstea
      - Dokumentuak erraz aurkitzeko aukera
      - Oso metodo erraza
      - Pertsona zein enpresei buruzko era guztietako dokumentuak sailkatzea.
  - - - Bi pertsonak lehen abizen bera badute, bigarrenaren arabera ordenatzen dira
      - Gaztelaniazko abizenen preposizioak, kontrakzioak eta
        artikuluak ez dira aintzat hartzen ordenatzeko.
      - Lehen abizenaren arabera ordenatzea
      - Marratxoz lotutako abizne konposatuak abizen bakartzat hartzen dira.
      - Gaztelaniazkoak ez diren beste erdaratako izenak
        lehen abizenaren arabera sailkatuko dira
  - - - Ordena-hitzaren alfabeto-hurrenkeraren
        arabera ordenatuko dira
      - Hitz generikoak ez dira kontuan hartuko, ezta artikuluak eta partikulak
      - Enpresak beren siglez ezagutzen badira, siglak izango dira ordena-hitza.
      - Ez dira kontuan hartuko izenen aurreko artikuluak
      - Erakunde ofizialak, bankuak, beren izen generikoaren arabera ordeantzen dira
      - Enpresen sukurtsalak probintziaren, herriaren eta kalearen arabera ordenatzen dira.
      - Atzerriko enpresen izenak lehen hitzaren arabera artxibatuko dira.
- - - - .
        
        Paperezko artxibo-sistemetarako, tokia behar izaten da, eta enpresarentzat hori garestia izan daiteke.
        
        Helburuetako bat gordetzen dituen dokumentuak egoera onean
        iraunaraztea da, eta originalak manipulatuta arriskuan jartzen da dokumentuen kontserbazioa.
      - .
        
        Artxibo horiek dokumentuen argazki txiki-txikiak dituzte. Bisore berezi baten bitartez, mikrofilmak bistaratu egin daitezke; dokumentuen erreprodukzio bikaina izaten dute.
  - - - .
        
        Gero eta enpresa gehiagok erabiltzen dute artxibo digitala paperean ordez.
        
        Ekipo informatikoetan sortutako artxiboak nahiz paperean sortu eta ondoren digitalizatutako artxiboak (eskaneatutako dokumentuak) gordetzen dira
        
        Mikrofilm bidezko artxiboak dokumentuen digitalizazioaren hastapena izan ziren
        
        Informazioa biltegiratzeko gailu digitaletan gordetzen da (disko gogorrak, DVDak, CDak, etab.).
  - - - Definizioa: Paperezko dokumentuak gordetzera bideratutako artxiboak dira.
      - Sistemak:
        
        .
        
        Horizontala: dokumentu gutxi artxibatzeko balio du, bata bestearen gainean gordetzen dira, adibidez, karpetetan
        
        Bertikala: dokumentuak karpeta mugigarrietan biltegiratzen dira, gidari batetik zintzilik, tiraderetan. Bulegoko mahai askok era honetako artxiboetarako tiradera bat izaten dute
        
        Albokoa: dokumentuak bata bestearen ondoan artxibatzen dira, modu paraleloan jartzen diren kutxetan edo karpetetan
- - - - .
        
        BABES MAILA ERTAINA
        
        .
        
        Segurtasun-arduradun bat edo gehiago izendatu behar dira.
        
        Bi urtean behin gutxienez, fitxategiei auditoria egingo zaie, segurtasun-neurriak betetzen ote diren egiaztatzeko.
        
        BABES MAILA HANDIA
        
        .
        
        Dokumentazioa baimendutako langileek soilik eskura dezakete
        
        Erregistro bat eduki behar da dokumentua nork eta noiz eskuratu duen identifikatzeko.
        
        Dokumentuen kopiak segurtasun-dokumentuan baimendutako langileen kontrolpean soilik egin behar dira
        
        Armairuek, artxibategiek eta fitxategiak gordetzeko erabiltzen diren beste elementuek giltzaz itxitako ateen edo antzeko sistemen bitartez babestutako sarbidea duten eremuetan egon behar dute.
        
        OINARRIZKO BABES MAILA
        
        .
        
        Euskarriak edo dokumentuak ondo kontserbatuko direla
        
        Datu pertsonalak dituzten dokumentuak biltegiratzeko gailu edo tresnek irekitzea oztopatzen duten mekanismoak izan behar dituzte.
        
        Segurtasun dokumentua idatzi behar da
  - - - Bildutako datuak isilpean gordetzea
      - Datuak kontserbatzeko, legeak eskatzen dituen segurtasun neurriak hartzea.
      - Daturik ez lagatzea datuen titularren esanbidezko baimena izan ezik.
      - Dagokienei aditzera ematea beren datuak artxibo batean bildu direla, artxibo hor non dagoen eta zer helburu duen. Horrez gain, beren datuak tratatzeko baimena eskatu behar die.
      - Titularrei datuak eskuratzeko, zuzentzeko ,deuseztatzeko eta datuen kontra egiteko eskubideak baliatzeko aukera ematea
      - Datuak babesteko dagokion agentziako datuak babesteko erregistroan idaztea.
- - - - Ezinbestekoa da gida moduko aurkibide bat izatea
      - Dokumentu berriak txertatzeko azpisailkapenak egin behar dira
    - - Dokumentuak azkar aurkitu
      - Oso sistema zehatza
      - Dokumentu kopuru mugagabea
      - Dokumentuak ateratzean, begiratu batean ikusten da dokumentua falta dela
- - - - .
        
        Enpresak nazioarteko eragiketa asko egiten baditu, beharrezkoa izan daiteke geografiari buruzko jakintza izatea.
        
        Dokumentuak ateratzean, marka bat utzi behar da.
        
        Ez da gomendatzen artxibo handietan sistema hau erabiltzea
    - - Bilaketak zuzenean egiten dira, aurkibiderik gabe
      - Oso erraza azpisailak egitea
      - Erraza da sailkatzea eta bilaketa egitea
- - - - .
        
        Ez da gomendagarria dokumentua bilatzen ari den pertsonak gaiak ezagutzen ez baditu
        
        Zaila izan daiteke dokumentuak zer gairi buruzkoak diren erabakitzea.
        
        Dokumentu berak hainbat gairekin izan dezake lotura
    - - .
        
        Ez dago aurkibide beharrik
        
        Erraza azpisailak egitea
        
        Ulerterraza eta dokumentu bilaketa erraza
- - - - Dokumentua aurkitzeko, zer datatakoa diren jakin behar da
      - Dokumentuak ateratzen direnean, marka bat utzi behar da
      - Ez da gomendagarria artxibo handietan sistema hau
      - Agian luze joko du dokumentu batzuen bilaketak
    - - Erabilerraza
      - Dokumentu gehiago txerta daitezke, ordena aldatu gabe
      - Antolatzeko erraza
      - Ez du aurkibiderik behar
- - - - .
        
        Oso maiz kontsultatzen ez diren dokumentauk gordetzen ditu
        
        Artxibo horiek hartarako propio prestatutako gela edo lokaletan egoten dira
        
        Behar bezala kudeatuko direla ziurtatzeko, enpresek artxibo-arduraduna izendatu behar dute
    - - .
        
        Kontsultatzeko erabilgarritasun praktikoa galdu duten arren balio historikoa edo dokumentala duten dokumentuak gordetzen dira.
        
        Enpresa handietan soilik izaten dituzte
    - - .
        
        Dokumentuak denbora jakin batez gordetzen dira artxiboetan, eta bertan gordeta eduki behar dira denbora aldatu egiten da dokumentu motaren arabera.
        
        Dokumentuak espedienteetan gordetzen dia, karpetetan artxibatuta.
        
        Maiz kontsultatzen diren dokumetnuak gordetzeko erabiltzen da.
        
        Espedienteak beste artxibo batera eraman behar direnean, lehendabizi, berrikusi egin behar dira, dokumenturik ez dela falta egiaztatzeko