Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Bürooassitendi meelespea ametikohtumiste ja koosolekute korraldamisel -…
Bürooassitendi meelespea ametikohtumiste ja koosolekute korraldamisel
Ametikohtumiste liigid
Koosolekud
Konverentsid
Läbirääkimised
Vestlused (intervjuu, töövestlus...)
Nõupidamised
Kongressid
Kohtumisruumi stiilid
U-kujuline laud
T-kujuline laud
Klassiruumi stiil
Teatristiil
Ristkülikuline
Ovaalne
Ümar
Väike ruut, väike ovaal, väike ring
Ümara nurkadega lauad teevad keskkonna sõbralikumaks, tuues rohkem koostööd.
Teravate nurkadega lauad teevad ametlikuma ja tähtsama keskkonna.
Koosoleku tegevused
Ettevalmistumine
Protokolli põhja tegemine
Ruumi broneerimine
Aja valimine
Ruumi korrastamine
Vajaliku info edastamine
Kutsete saatmine
Esinejate teatamine
Too vajalikud tarbed
Tehniliste tarvete kontrollimine
Päevakorra tegemine
Järeltegevused
Ruumi koristamine
Protokolli lõpetamine
Protokolli väljavõtete jagamine
Protokolli allkirjastamine (+ ametikohtumise juhi allkirja saamine)
Vajaliku info jagamine
Hõlmab saadud dokumendid DHS-i.
Oma töö hinnangu andmine
Otsuste elluviimise kindlustamine ja kontroll.
Järeltöö tähtsamate isikutega ametikohtumisest
Tegevused kohtumise ajal
Protokollid kui oled protokollija
Aitad tehniliste probleemidega (kui need on sinu pädevuses)
Atribuutika
Täpsus
Õigel ajal kohal, asjad tehtud, planeerimis oskus.
Keskendumis võime
Suudab keskenduda ametikohtumise ajal protokolli peale, ei kaota tähelepanu.
Stressitaluvus
Suudab planeerida ja muuta asju viimasel hetkel.
Probleemilahendus võime
Saab raskeid probleeme lahendada kohapeal, kergesti ja ilma abita.
Sõbralikus
Oskab suhelda lahkesti ja viisakalt.
Süsteemsus
Oskab planeerida, organiseerida ja hoida süsteemsust.
Emotsionaalne inteligentsus
Oskab hoida oma emotsioone kontrolli all ja olla rahulik.
Julgus
Ei karda ega pelga, on julge võõraste ees.
Kirjalik eneseoskus
Oskab keeleliselt korrektselt kirjutada ja suhelda.
Atribuutika ja abivahendid
Ruumi keskne ese on laud
Kuju ja suurus sõltub kohtumise liigist
Laudlina (pole vajalik) tagasihoidlik.
Lilled sõltuvad kohtumise liigist.
Lilled ei tohi segada (tugevalt lõhnata või suured)
Rahvusvahelisel läbirääkimisel pannakse lauale riikide (firmade) lipud.
Esindaja ette.
Laual peab olema karastusjoogid ja tarbed.
(kirjutusvahend, märkmepaber, lisamaterjalid)
Pakutakse kohvi või teed (ametlikul eraldi ruumis)
Karastusjoogid: mineraal- ja lauavesi, mahlad...
Klaasid ja joogid sobivale alusele, avajad ja alustass korkide jaoks.
Dokumendid kaante vahele
Tehnikad ja seadmed valitakse, kui neid tõenäoliselt kasutatakse.
Kui joogid ja klaasid eraldi, siis need panna dokumentide taha paremale.
Külaliste vastuvõtmise etikett
Korraldaja teatab varakult vastuvõtu amentiku külalise saamisest tema nime ja kella ajaga.
Külalise registreerimine
Nime sildi varustamine
Külaliskaardi varustamine (uste avamiseks)
Külalise isiklik tervitamine (vajadusel sekretär)
Külalise sisenedes püsti tõustmine
Silma vaatamine
Juhatad ruumi ja palud oodata (paku ka istet)
Külalist ei jäta üksinda, paku talle lugemist või jooke.
Kui külaline saabub telefonikõne ajal, siis see katkestakse, tervitatakse, vabandakse ning pakutakse istet ja lõpetatakse kõne kiiresti.