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Gestión de Archivos y Clasificación Documental - Coggle Diagram
Gestión de Archivos y Clasificación Documental
Definición de Archivo
Conjunto de documentos producidos o recibidos por una organización
Lugar físico o digital donde se almacenan documentos
Importancia del Archivo
Necesidad de registro y conservación
Accesibilidad y eficiencia en la consulta
Obligaciones legales y utilidad histórica
Funciones del Archivo
Organización y clasificación eficiente
Facilitación del acceso a la información
Conservación de documentos
Sistemas de Clasificación Documental
Según Exactitud:
Exacto (Alfabético, Geográfico, Cronológico)
Ambiguo (Temático, por grupos de usuarios)
Según Ubicación:
Centralizado, descentralizado o mixto
Según Jerarquía:
Alta dirección, departamentos intermedios, operarios/venedores
Según Soporte:
Archivo convencional (papel)
Archivo informático (digital)
Según Utilidad:
Archivo intermediario (consulta ocasional, entre 5-25 años)
Archivo histórico (documentación definitiva, más de 25 años)
Archivo de gestión (consulta diaria, hasta 5 años)
Mecanismos de Control y Seguridad
Protección de la información (confidencialidad, integridad, disponibilidad)
Eliminación segura de documentos sensibles
Registro de entradas y salidas
Métodos de Clasificación
Geográfico
Organización por ubicación
Cronológico
Orden según fecha
Numérico
Asignación de códigos únicos a documentos
Temático
Agrupación por contenido o asunto
Alfabético
Orden por nombres o entidades