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Generación del CCD y Aplicación de la TRD
Aplicación de la TRD
Se contemplan varias etapas
1. Investigación preliminar sobre la institución
Compilación de la información institucional
Entrevista con los productores de los documentos de la institución
2. Análisis e interpretación de la información recolectada
Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales
Tener como base el estudio unidad documental y el resultado del análisis de los manuales del procedimiento
3. Elaboración y presentación de las TRD
Tener como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia
Deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración
4. Aplicación
Una vez elaboradas y aprobadas debe hacerse su difusión indicando:
Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento
Instructivo para su aplicación
Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina
5. Responsables de la evaluación
Organismos de orden nacional
Consejo Directivo del AGN previo concepto emitido por comité evaluador de documentos AGN
organismos de orden departamental
Comité evaluador de documentos del orden departamental o la instancia a la cual se delegue esta función
organismos de orden municipal
Comité evaluador de documentos del orden municipal o instancia a la cual se delegue esta función
RUSD
Registro Único de Series Documentales convalide el Comité Evaluador de Documentos.
Las TRD se aplican a la totalidad de documentos de archivos producidos por una entidad en ejercicio de sus funciones o actividades, independientemente del formato o soporte en el que se encuentren
Generación del CCD
fundamental en la organización documental ya que permite estructurar y clasificar los documentos de manera sistemática
En el momento que se genera el CCD para la realización de la transferencia documental se puede detallar de la siguiente manera:
1. Identificación de documentos
Antes de elaborar el CCD, es vital identificar y recopilar todos los documentos existentes que serán objeto de transferencia
Incluye documentos físicos y digitales
2. Análisis de la información
Una vez recogidos los documentos, se realiza un análisis para comprender la naturaleza y el contenido de cada uno
Implica Clasificar los documentos en categorías o tipos según su función y utilidad
3.Definición de criterios de clasificación
Se establecen los criterios de clasificación que se usaran en el CCD
Incluye los tipos de documentos (actas, informes, contratos, fecha, autoría, entre otros)
4.Elaboración del cuadro de clasificación
Aquí es donde se genera el CCD propiamente dicho. Este cuadro incluirá:
Categorías o secciones
Reflejan los diferentes tipos de documentos
Subcategorías
desglosan aun mas cada sección, si es necesario
Código de referencia
Para facilitar la identificación y recuperación de los documentos
5. Validación y ajustes
Es recomendable validar el CCD con los responsables del área documental o con expertos en gestión documental
Aseguran que la clasificación es lógica y funcional, se pueden hacer ajustes según sus sugerencias
6.Implementación de la transferencia documental
El CCD se utiliza durante el proceso de transferencia documental, ayudando a organizar y presentar los documentos de manera clara y ordenada ante la entidad receptora
7. Mantenimiento y actualización
Es importante mantener el CCD actualizado
Realizar revisiones periódicas para incorporar nuevos documentos o modificar las clasificaciones según cambios en las necesidades organizativas
