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CORRISPONDENZA COMMERCIALE - Coggle Diagram

- - - - poiché ogni errore potrebbe causare fraintendimenti
    - - in modo che il destinatario comprenda subito l’oggetto del messaggio
    - - deve essere grammaticalmente corretta, senza errori di ortografia o sintassi
    - - È importante anche che sia formulata in modo educato e rispettoso, per mantenere buoni rapporti, soprattutto quando si trattano argomenti delicati
  - - - deve essere coesa, con collegamenti grammaticali e sintattici chiari e corretti, evitando espressioni complicate e frasi troppo lunghe o contorte
    - - Deve essere anche coerente, assicurando che tutte le parti del testo siano collegate logicamente tra loro, senza ripetizioni inutili
    - - il registro linguistico deve essere appropriato, scegliendo termini adatti alla situazione e evitando toni troppo confidenziali.
- - - - Il destinatario può essere una persona giuridica (azienda o società) o una persona fisica (libero professionista). L’appellativo varia in base al destinatario, come "Spett.le", "Egr.", "Gentile", "Sig.", "Dott.", "Prof.", seguito dal nome dell'ente o della persona. Si può aggiungere "Alla c. att. del" (alla cortese attenzione di) se la corrispondenza può essere aperta da un'altra persona dell'ufficio, oppure "c/o" (presso) se non può essere aperta senza il destinatario.
    - - Il corpo della lettera è la parte principale, che espone il motivo per cui si scrive. Include un'introduzione e il contenuto vero e proprio. Il linguaggio è solitamente formale e cortese, con un tono impersonale. Si usa "Voi" per gli enti e "Lei" per le persone fisiche mentre per più persone si usa "Voi".
    - - La data indica il giorno della redazione della comunicazione ed è scritta nel formato: Nome località, gg mmm aaaa. Negli atti pubblici amministrativi si aggiunge "li" (es. Nome località, li gg mmm aaaa). La data va allineata a destra o a sinistra, mai al centro, a seconda del modello utilizzato.
    - - I saluti di chiusura sono formule cortesi e brevi, come "Distinti saluti", "Cordiali saluti", o "Vogliate gradire i più distinti saluti". Subito dopo, si firma il mittente, generalmente posizionando la firma in basso a destra o a sinistra, a seconda del modello. Esempio: "Il direttore commerciale, nome cognome" o "Ufficio vendite, nome cognome".
    - - L'intestazione include informazioni come il nome dell'azienda o del professionista, il logo (se presente), l'indirizzo, la partita IVA, il codice fiscale, il numero di registro imprese, il capitale sociale (per le società), i contatti telefonici ed e-mail, e altre informazioni utili. Deve essere ben curata, poiché rappresenta l'immagine dell'azienda, e si trova solitamente nella parte superiore del foglio. Se prestampata sulla carta, si tratta di carta intestata.
  - - - L'oggetto sintetizza il contenuto della lettera ed è posizionato prima del corpo del testo, allineato a sinistra. È utile quando si fa riferimento più volte allo stesso argomento nel corso della lettera.
    - - Le sigle indicano le iniziali di chi ha redatto (in maiuscolo) e di chi ha digitato (in minuscolo) la lettera, separate da uno slash. Se presenti, si collocano dopo la firma, allineate a sinistra.
    - - Il protocollo è un registro in cui le aziende annotano le lettere in arrivo e in partenza, con data e destinatari in ordine progressivo. È buona pratica timbrare le lettere ricevute e segnare la data di ricevimento. Con l'uso del PC, si utilizza un software per gestire questo processo. Il protocollo è rappresentato da una sigla alfanumerica progressiva e, se presente, viene posizionato prima della data, sempre allineato a sinistra.
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        Gli allegati, P.S. (Post Scriptum) e N.B. (Nota Bene) indicano documenti aggiuntivi o note finali che non riguardano direttamente il contenuto della lettera. Se presenti, vengono posizionati alla fine e allineati a sinistra. Alcune sigle comuni includono:
        
        c.m. (Corrente mese)
        
        u.s. (Ultimo scorso)
        
        p.v. (Prossimo venturo)
        
        c.a. (Corrente anno)
        
        gg (giorni)
        
        Prot. (protocollo)
        
        Rif. (riferimento)
        
        F.lli (Fratelli)
        
        i.v. (Interamente versato)
    - - I riferimenti, che possono appartenere al destinatario o al mittente, servono a collegare la lettera a comunicazioni precedenti. Se presenti, si collocano prima della data e sono allineati a sinistra.