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CORRISPONDENZA COMMERCIALE, MOKHTAR EL HAJJAJI - Coggle Diagram
CORRISPONDENZA
COMMERCIALE
NORMATIVA
art. 2220 - Conservazione delle scritture contabili
• Le scritture contabili devono essere conservate per 10 anni dall'ultima registrazione.
• Lo stesso periodo di conservazione vale per fatture, lettere e telegrammi, sia ricevuti che spediti.
• I documenti possono essere archiviati su supporti digitali (immagini), purché siano leggibili e corrispondenti agli originali.
art. 2215-bis - Documentazione informatica
• I documenti obbligatori possono essere prodotti e conservati in formato informatico.
• Devono essere consultabili in ogni momento e costituire informazioni primarie.
• Gli obblighi di numerazione e vidimazione sono assolti con la firma digitale e la marcatura temporale (almeno annuale).
• I documenti informatici hanno validità probatoria ai sensi degli articoli 2709 e 2710 del Codice Civile.
art. 2214 - Libri obbligatori e altre scritture contabili
• L'imprenditore commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari.
• Deve conservare altre scritture contabili richieste dalla natura e dimensione dell'impresa.
• È obbligato a custodire ordinatamente:
Originali di lettere, telegrammi e fatture ricevute.
Copie di lettere, telegrammi e fatture spedite.
• Questa norma non si applica ai piccoli imprenditori.
DEFINIZIONE
Si definisce corrispondenza commerciale ciò che è rappresentato dall’insieme delle comunicazioni scritte
che intercorrono tra le aziende con lo scopo di avviare, incrementare o concludere affari.
REGOLE
PRESENTAZIONE GRAFICA:
Deve essere chiara e ben leggibile.
IL TESTO DEVE ESSERE
Coinciso
Focalizzato sull'oggetto principale per catturare subito l'attenzione.
Corretto
Essenziale per mantenere buoni rapporti, soprattutto in questioni delicate.
Chiaro e Preciso
Messaggi privi di errori per evitare malintesi.
Forma Educata e Rispettosa
Assenza di errori grammaticali, ortografici e di battitura.
REQUISITI
Coerenza
Logica e significato unitario, evitando ripetizioni inutili.
Coesione
Collegamenti grammaticali e sintattici corretti, con frasi semplici e dirette.
Registro linguistico appropriato
Tonalità formale e adatta al contesto, evitando confidenzialità eccessiva.
DISPOSIZIONE ESTETICA
BLOCCO ALL'AMERICANA
Disposizione in BLOCCO all'AMERICANA:
Uso: Poco utilizzata.
Caratteristiche principali: Simile alla disposizione in BLOCCO, ma tutti gli elementi sono allineati a sinistra, inclusi data e firma.
SEMIBLOCCO
Disposizione in SEMIBLOCCO:
Uso: Molto comune per lettere commerciali; estetica migliorata rispetto al BLOCCO.
Caratteristiche principali: Margini: Simili al BLOCCO.
Corpo del testo:
-Paragrafi allineati a sinistra.
-Rientro di 1,5 cm nella prima riga.
-Spaziatura sotto ogni paragrafo: 6 pt (0,21 cm).
BLOCCO
Disposizione in BLOCCO:
Uso: Testi lunghi (es. circolari).
Caratteristiche principali:
Margini: Margine sinistro doppio rispetto al destro.
Data: Allineata a destra.
Indirizzo destinatario: Allineato a sinistra.
Oggetto: Presente.
Corpo del testo: Paragrafi allineati a sinistra, con spaziatura di 6 pt (0,21 cm) sotto ogni paragrafo.
Firma: Allineata a destra, tabulata al centro.
Elementi accessori: Allineati a sinistra.
CLASSICO
Disposizione CLASSICA:
Uso: Preferita per lettere brevi.
Caratteristiche principali: Margini: Sinistro uguale al destro.
Data: Allineata a destra.
Indirizzo destinatario: Allineato a sinistra, posizionato a 2/3 dell'orizzontale del foglio.
Oggetto: Presente.
Corpo del testo:
-Paragrafi allineati a sinistra.
-Rientro di 1,5 cm nella prima riga.
-Spaziatura sotto ogni paragrafo: 6 pt (0,21 cm).
Firma: Allineata a destra, tabulata al centro.
Elementi accessori: Allineati a sinistra.
ELEMENTI DI UNA LETTERA
FACOLTATIVI
OGGETTO
Oggetto:
Riassume il contenuto della lettera.
Posizionato prima del corpo, allineato a sinistra.
SINGLE
Sigle:
Iniziali del redattore (maiuscole) e del dattilografo (minuscole), separate da uno slash (/).
Posizionate dopo la firma, allineate a sinistra.
PROTOCOLLO
Protocollo:
Registro progressivo di lettere in entrata/uscita (oggi gestito da software).
Posizionato prima della data, allineato a sinistra.
ALLEGATI PS NB
Allegati, P.S., N.B.:
Materiali aggiuntivi o note finali.
Posizionati alla fine, allineati a sinistra.
RIFERIMENTI
Riferimenti:
Collegano la lettera a precedenti comunicazioni (es. Ns. rif., Vs. rif.).
Posizionati prima della data, allineati a sinistra.
ESSENZIALI
DATA
Forma:
Nome località, gg mmm aaaa
Negli atti pubblici amministrativi
si aggiunge "li" → Nome località, li gg mmm aaaa.
"Li" non si usa il primo giorno del mese.
Posizionamento:
A destra o a sinistra, MAI al centro.
DESTINATARIO
Persona giuridica:
Appellativo: Spett.le/li.
Nome dell’ente. Indirizzo completo (via, CAP, città, sigla provincia).
Persona fisica:
Appellativo: Egr./i, Gent.le/smo/sma, Sig./ra, Dott./ssa, Prof./ssa. - Nome e cognome.
Frasi specifiche:
° Alla c. att. del/della (cortese attenzione).
°c/o (a cura di/presso).
Indirizzo completo.
INTESTAZIONE
Persona giuridica (azienda/società):
Logo (se presente)
Ragione sociale
Indirizzo
Partita IVA
N° Registro Imprese della CCIAA
Capitale sociale (per società di capitale)
Telefono/cellulare, email, PEC Eventuali altre informazioni utili
Persona fisica (libero professionista):
Logo (se presente)
Nome e cognome
Indirizzo
Codice Fiscale
Telefono/cellulare, email, PEC Eventuali altre informazioni utili
CORPO DELLA LETTERA
Corpo della lettera Struttura:
Introduzione (motivo della lettera).
Contenuto principale.
Stile linguistico:
Uso di un gergo commerciale, formale e cortese.
Uso del "Voi" per enti, "Lei" per persone fisiche.
SALUTI E FIRMA
Saluti e firma Formule di chiusura:
Distinti saluti, Cordiali saluti,
Con l'occasione inviamo i ns più cordiali saluti,
Firma:
Nome e cognome.
Posizione aziendale (es. Direttore commerciale, Ufficio vendite).
Posizionata a destra o a sinistra, secondo il modello della lettera.
MOKHTAR EL HAJJAJI