Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
SƠ ĐỒ LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ THEO TT200BTC - Coggle Diagram
SƠ ĐỒ LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ THEO TT200BTC
1. Phân loại hồ sơ kế toán
• Hồ sơ tài chính
Báo cáo tài chính
Báo cáo kết quả kinh doanh
Bảng cân đối kế toán
Thuyết minh BCTC
Tờ khai thuế GTGT
Tờ khai thuế TNDN
Tờ khai thuế TNCN + Tờ khai quyết toán thuế TNCN
Giấy nộp tiền thuế
• Hồ sơ chứng từ gốc
Hoá đơn
Phiếu thu
Phiếu chi
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Sao kê NH
UNC
• Hồ sơ sổ sách
Sổ cái
Sổ nhật ký chung
Sổ chi tiết các tài khoản
Sổ quỹ
• Hồ sơ thanh toán
Dưới 20tr: không kèm hoá đơn photo
Trên 20tr: PO, hợp đồng photo (nếu có), biên bản nghiệm thu, phiếu giao hàng, hoá đơn photo...
• Hợp đồng gốc
Kế toán: Phần mềm kế toán Fast, Mua token, Mua phiếu thu, Mở tài khoản NH, Hợp đồng mở TK tiết kiệm,...
PM team: Mua VPP, Điện, Nước, Thu gom rác, Bảo vệ, ...
BM team: Mua dụng cụ kỹ thuật, bảo trì thang máy, PCCC,....
2.Thời gian lưu trữ
•
5 năm:
Chứng từ không liên quan trực tiếp đến quyết toán thuế (phiếu thu, chi, chứng từ tạm ứng).
•
10 năm:
Sổ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm
•
Vĩnh viễn:
Hồ sơ liên quan đến quyền sở hữu tài sản (hợp đồng mua bán tài sản, giấy tờ pháp lý).
3. Quy trình lưu trữ
•
B1
: Thu thập và phân loại hồ sơ.
•
B2
: Kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của chứng từ.
•
B3
: Sắp xếp theo thứ tự thời gian và nội dung
•
B4
: Lập danh mục hồ sơ lưu trữ (sổ ghi chép hoặc file Excel quản lý).
•
B5
: Lưu trữ hồ sơ theo hệ thống:
Hồ sơ giấy: Lưu trong tủ hồ sơ có đánh dấu mã hồ sơ.
Hồ sơ điện tử: Lưu trữ trên hệ thống phần mềm kế toán, đính kèm bản scan
4. Nguyên tắc lưu trữ
•
Đảm bảo bảo mật:
Hồ sơ phải được lưu giữ tại nơi an toàn, hạn chế truy cập trái phép
•
Dễ dàng tra cứu:
Hệ thống phân loại và mã hóa rõ ràng.
•
Tuân thủ pháp luật:
Đảm bảo đầy đủ thời hạn và quy định lưu trữ của Bộ Tài chính