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Imagina que eres un gestor documental digital en una empresa que está…
Imagina que eres un gestor documental digital en una empresa que está iniciando un sistema de gestión de documentos electrónicos. La empresa te ha encargado realizar las siguientes tareas
¿Qué consideraciones tomarías al configurar un sistema de archivo para asegurar que los documentos sean fácilmente accesibles y se conserven de forma segura?
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Estructura clara: Usa una jerarquía lógica de carpetas y nombres descriptivos para facilitar la búsqueda.
Metadatos: Añade etiquetas o información extra (como fecha o tipo) para mejorar la clasificación y búsqueda.
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Acceso remoto: Asegura que los archivos sean accesibles desde diferentes dispositivos y plataformas.
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Control de acceso: Establece permisos claros sobre quién puede ver, editar o borrar documentos.
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¿Cómo llevarías a cabo este proceso para asegurar que los documentos sean accesibles en el futuro?
Para migrar documentos antiguos a un formato estándar actual y asegurarte de que sean accesibles en el futuro, seguiría estos pasos clave:
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Identificar los documentos a migrar: Revisa los archivos existentes para identificar cuáles están en formatos obsoletos (como .doc, .xls, .ppt) y necesitan ser actualizados.
Priorizar según relevancia: Determina cuáles documentos son más importantes y necesitan ser migrados primero, basándote en su uso frecuente o su importancia legal/operativa.
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Elegir el formato adecuado: Para asegurar la accesibilidad a largo plazo, convierte los documentos a un formato abierto y estándar como PDF/A (una versión archivística de PDF), que está diseñado para la conservación de documentos digitales de manera duradera.
Verificar la compatibilidad: Asegúrate de que los documentos convertidos mantengan su integridad, como el formato, los enlaces y las fuentes.
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Utilizar software confiable: Usa herramientas o aplicaciones especializadas para convertir los documentos. Existen herramientas automáticas y por lotes, como Adobe Acrobat, Microsoft Word, o herramientas de código abierto (como LibreOffice) que permiten convertir a PDF/A.
Verificación de formato: Asegúrate de que el software utilizado realice la conversión de manera correcta, incluyendo la validación del archivo PDF/A para garantizar que cumpla con los estándares de archivado.
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INTEGRANTES: PAITAN LAZO SARAY , CUENCA REYNOSO TAYLOR