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SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS, MIGRACION DE DOCUMENTO A…
SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
DESARROLLO DE UNA POLITICA DE CONSERVACION
Criterios para seleccionar los documentos a conservar
Se considera
el valor legal
que son requeridos por la ley,
el valor administrativo
que son documentos para operaciones diarias
y el valor histórico
que reflejan la historia de una empresa o tiene un testimonio.
Procedimientos de respaldo y recuperacion
Los respaldos se almacenarán en un lugar seguro y accesible solo para personal autorizado y asi tener un almacenamiento seguro evitando la perdida de información.
Se realizarán pruebas periódicas para verificar la integridad y accesibilidad de los respaldos.
Se realizarán copias de seguridad de forma periódica de todos los documentos digitales, para asi tener regularmente un respaldo.
Duracion del periodo de conservacion
Registros Financieros
Conservación durante un promedio de 7 años para cumplir con las normativas fiscales.
Documentos Administrativos
Conservación durante 5 años como mínimo.
Documentos Legales
Conservación por un mínimo de 10 años después de su creación o hasta que se resuelvan las obligaciones legales asociadas.
Documentos históricos
Conservación indefinida, como son documentos históricos no tienen un periodo definido de conservación, pueden guardarse por años.
CONFIGURACION DE SISTEMA DE ARCHIVO DIGITAL
Accesibilidad:
Debemos asegurarnos de que el sistema sea compatible con los dispositivos y aplicaciones más utilizados de las personas encargadas de la organización, asimismo el acceso sea limitado únicamente para personal autorizado para editar o eliminar algún dato.
Seguridad:
Proteger los archivos con cifrado, tanto en reposo como en tránsito; también usar la autenticación de múltiples factores y así restringir el acceso según el rol, por ultimo tenemos las copias de seguridad así evitar la perdida de informacion.
Organización:
Es necesario diseñar una jerarquía lógica basada en categorías como departamentos, proyectos o fechas. La indexación es importante y se basa en implementar etiquetas o metadatos para facilitar búsquedas rápidas.
MIGRACION DE DOCUMENTO
A UN NUEVO FORMATO :
Seguir los siguientes paso:
Luego validarlos
Además debemos organizar su almacenamiento seguro (en la nube)
Convertir los archivos a PDF/A
Y asegurarse de que sean accesibles a largo plazo.
Elegir herramientas de conversión adecuadas (como Adobe Acrobat, LibreOffice o Microsoft Word)
Primero debemos evaluar los archivos
Es muy importante incluir metadatos, realizar pruebas de integridad y establecer un plan de migración periódica para garantizar la preservación continua de los documentos.