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EJERCICIO PRACTICO
CONFIGURACION DE UN SISTEMA DE ARCHIVO DIGITAL
Control y seguridad: Apto para las personas autorizadas que solo tengan acceso a documentos y al sistema de control de accesos.
Almacenamiento y organización de documentos: Formar carpetas en las áreas de la empresa ( Finanzas, Recursos Humanos, Ventas, Marketing, Producción, Logística )
Copias de seguridad: Configurar copias de seguridad que respalden los documentos de forma regular (diaria, semanal, mensual), que se almacenarán por separado o en la nube para evitar la pérdida.
MIGRACION DE DOCUMENTOS A UN NUEVO FORMATO
Identificando y evaluando los documentos: Seleccionar los documentos que requieren migración y evaluar su formato actual y contenido.
Seleccionar el formato destino: Elegir un formato estándar actual adecuado para los documentos, como PDF/A.
Revisando y corrigiendo: Revisar los documentos para corregir errores y eliminar información innecesario
Migrar los documentos: Utilizar herramientas de migración para convertir los documentos al nuevo formato.
Verificar y validar: Verificar la integridad y calidad de los documentos migrados y validar la migración.
Almacenar y preservar: Almacenar los documentos migrados en un sistema de gestión de documentos seguro y preservarlos para asegurar su accesibilidad en el futuro
DESARROLLO DE CONSERVACION POLITICA
La empresa Namelix se compromete a conservar y proteger los documentos electrónicos que contienen información valiosa y crítica para la organización.
Criterios para seleccionar los documentos a conservar:
Los documentos legales, fiscales o contractuales (contratos, informes financieros, registros fiscales) ,serán conservados durante el período legalmente establecido
Procedimientos de respaldo y recuperación:
Respaldo: Hacer copias automáticas de los documentos digitales todos los días y guardarlas en dos lugares: un servidor local y la nube. Digitalizar documentos físicos y guardarlos como PDF/A.
Recuperación: Usar un sistema con acceso controlado para recuperar datos. Los documentos importantes deben recuperarse en menos de 24 horas; los demás, en 3 días. Probar regularmente que el sistema de recuperación funcione bien.
Duración del período de conservación:
Los documentos fiscales y legales se conserva según las normativas legales y fiscales locales que es un periodo de 10 años.