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IMAGINA QUE ERES UN GESTOR DOCUMENTAL DIGITAL EN UNA EMPRESA QUE ESTA…
IMAGINA QUE ERES UN GESTOR DOCUMENTAL DIGITAL EN UNA EMPRESA QUE ESTA INICIANDO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. LA EMPRESA TE HA ENCARGADO REALIZAR LAS SIGUIENTES TAREAS:
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- Definir la estructura: Crea una estructura de carpetas lógica y coherente que pueda reflejar una buena organización de la empresa. Utilizando nombres claros y representativo para facilitar la búsqueda.
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- Seguridad: La protección de los datos es fundamental. Se deben implementar medidas como codificar el control de acceso y copias de seguridad regulares para prevenir pérdidas o accesos no autorizados
Conservación: Los documentos deben obtenerse a largo plazo. Esto ayuda elegir un sistema de almacenamiento fiable, al realizar copias de seguridad y utilizar formatos de archivo estables.
- Accesibilidad: Los documentos deben encontrarse fácilmente. Esto implica una estructura clara de carpetas, un sistema de búsqueda eficiente y la posibilidad de acceder a ellos desde distintos dispositivos.
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Metadatos : Añadir metadatos relevantes a cada documento (autor, fecha, título, etc.) para facilitar la búsqueda y organización.
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*Almacenamiento seguro: Guardar los documentos convertidos en un repositorio digital seguro y accesible, siguiendo las mejores prácticas de gestión documental.
Duración del período de conservación:
Esto dependerá del tipo de documento y de la legislación aplicable. A modo general, se proponen los siguientes criterios:
Documentos legales y fiscales: Conservar durante el plazo establecido por la legislación vigente (generalmente 10 años o más).
Documentos históricos: Conservar indefinidamente, sujeto a una revisión periódica para determinar su relevancia
Documentos administrativos: Conservar mientras sean necesarios para las operaciones diarias de la empresa y, posteriormente, durante un período mínimo de 5 años.
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