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GESTOR DOCUMENTAL DIGITAL - Coggle Diagram
GESTOR DOCUMENTAL DIGITAL
DESARROLLO DE UNA POLITICA DE CONSERVACION
PROCEDIMIENTO DE RESPALDO Y RECUPERACION
Almacenar copias en al menos dos ubicaciones diferentes (local y en la nube).
Establecer un protocolo claro para la recuperación rápida en caso de pérdida o daño.
Realizar copias de seguridad automáticas semanalmente.
DURACION DEL PERIODO DE CONSERVACION
Documentos financieros: conservar durante 7 años.
Documentos administrativos: conservar durante 5 años, con revisión anual para determinar si deben ser eliminados o archivados permanentemente.
Documentos legales: conservar durante al menos 10 años.
CRITERIOS PARA SELECCIONAR DOCUMENTOS A CONSERVAR
Información crítica para las operaciones del negocio.
Documentos históricos o estratégicos que reflejan la evolución y decisiones clave de la empresa.
Documentos con valor legal o fiscal.
CONFIGURACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVO DIGITAL
CONTRASEÑAS O PERMISOS
Implementar un sistema de contraseñas seguras y permisos de acceso específicos para cada usuario
COMPARTICIÓN SEGURA
Utilizar metodos de compartición segura que protegan la información confidencial
RESPALDOS REGULARES
Realizar copias de seguridad de nuestros documentos en diferentes ubicaciones(disco duro externo, almacenamiento en la nube)
MIGRACION DE DOCUMENTOS A UN NUEVO FORMATO
Es un proceso importante para garantizar que la información sea accesible y legible en el futuro
CONVERSION AL FPRMATO PDF/A
Los archivos PDF/A pueden abrirse en cualquier dispositivo sin perder información.
PARA REALIZAR LA CONVERSION
Cada herramienta tendrá su propio proceso, pero generalmente solo necesitas abrir el documento y seleccionar la opción de "Guardar como" o "Exportar" en PDF/A.
Utiliza programas como Adobe Acrobat o herramientas en línea que permitan convertir documentos a PDF/A.
Mantiene la apariencia del documento original.
VERIFICACION POST - MIGRACION
Abre cada documento PDF/A y verifica que todos los elementos (texto, imágenes, gráficos) se vean bien.
Asegúrate de que puedas buscar texto dentro del documento y que todos los enlaces funcionen correctamente.
Lleva un control de qué documentos se han migrado y cuáles aún faltan por convertir.
EVALUACION INICIAL
Determinar cuáles documentos son importantes y deben ser convertidos.
Hacer una lista de los formatos que ya no se utilizan (por ejemplo, .doc) y que necesitan ser actualizados.