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SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS - Coggle Diagram
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
CONFIGURACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVO DIGITAL
CONSIDERACIONES PARA SU ACCESIBILIDAD
DEFINIR UNA ESTRUCTURA DE CLASIFICACIÓN Y ESTANDARIZADA
CRAEAR CARPETAS Y SUBCARPETAS
REGLAS DE NOMENCLATURAS CLARAS
CONFIGURAR CONTROLES DE ACCESO Y NIVELES DE SEGURIDAD
ACCESO BASADO EN ROLES
USAR AUTENTICACIÓN SEGURA
GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE NORMAS:
IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE COPIAS DE SEGURIDAD
CONFIGURAR COPIAS DE SEGURIDAD
COPIAS PERIÓDICAS Y VERIFICABLES:
PLAN DE RECUPERACIÓN
MIGRACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCESO
EVALUAR Y PREPARAR LOS DOCUMENTOS
CLASIFICACIÓN
TIPO
IMPORTANCIA
ANTIGÚEDAD
SELECCIONAR HERRAMIENTAS Y FORMATOS
ELEGIR UNA HERRAMIENTA CONFIABLE
ADOPTAR UN FORMATO ESTÁNDAR
EJECUTAR LA MIGRACIÓN CON VALIDACIÓN DE RESULTADOS
CONVERSIÓN EN LOTES PEQUEÑOS
PRESERVACIÓN DEL FORMATO
ESTABLECER CONTROLES DE CALIDAD
IMPLEMENTAR MEDIDAS DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
ALMACENAMIENTO SEGURO
DOCUMENTAR EL PROCESO DE CONVERSIÓN
REVISAR EL FORMATO
DESARROLLO DE UNA POLÍTICA DE CONSERVACIÓN
POLÍTICA DE CONSERVACIÓN
CRITERIOS PARA SELECIONAR LOS DOCUMENTOS A CONSERVAR
VALOR LEGAL
VALOR HISTÓRICO
VALOR ADMINISTRATIVO
VALOR OPERATIVO
PROCEDIMIENTO DE RESPALDO Y RECUPERACIÓN
RESPALDO
RECUPERACIÓN
DURACIÓN DEL PERÍODO DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTOS LEGALES Y FISCALES
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
DOCUMENTOS CON VALOR HISTÓRICO
DOCUMENTOS OBSOLETOS O CON BAJO VALOR