Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Електронний документ, його ознаки та правовий статус. - Coggle Diagram
Електронний документ, його ознаки та правовий статус.
Властивості електронного документа
Зміст
текстові та графічні складові документа
Контекст
зв'язок документа з фізичними/юридичними особами або іншими документами
Структура
зовнішня та внутрішня
внутрішня структура — це структура змістовної частини документа
зовнішня структура — це структура середовища, в якому існує електронний документ
Оригінал електронного документа
Електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами
Обов’язково з наявним електронним цифровим підписом автора
Обов’язковим реквізитом електронного документа є обов’язкові дані в електронному документі
У визначених законодавством випадках може він бути пред'явлений у візуальній формі відображення
Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з них є оригіналом і має однакову юридичну силу
Ознаки електронного документа
Електронний документ є програмно-технічнозалежним продуктом
Eлектронний документ має широкий спектр інформаційного відображення: текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні
Зміст електронного документа може бути фрагментованим (бази даних), тобто, фізично документ може зберігається у декількох різних файлах
Обов’язковим реквізитом електронного документа є обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили
Електронний документ зберігають на фізичних носіях інформації
Правовий статус електронних документів
Українська мова викладення документу
Назва документа (форми)
Дата і місце складання документа
Зміст документу
Посади і прізвища відповідальних (уповноважених) осіб
Особистий чи електронний підпис
Основні принципи електронного документообігу
Однократна реєстрація документа
Паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання
Безперервність руху документа
Єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів що виключає дублювання документів
Ефективно організована система пошуку документа
Зберігання електронного документа
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері
Інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання
Має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний
При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії
Має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання