Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

NHẬP MÔN QTVP, Các loại hình VP:, CÓ THỂ TÍCH HỢP VP XANH, VP CHIA SẺ VÀ…

- - - - Văn phòng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, báo
        cáo và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về các lĩnh vực do văn phòng phụ trách.
        Tham mưu là quyền lợi cũng như trách nhiệm của cấp dưới đối với cấp trên
    - - Thiết lập và duy trì hệ thống thông tin, liên lạc
      - Kiểm soát thủ tục hành chính
      - Đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc
      - Thực hiện các nghi thức lễ tân trong quan hệ đối nội và đối ngoại của cơ quan
    - - thu thập(chọn lọc) thông tin => xử lí (phân tích, tổng hợp, thống kê) => cung cấp thông tin phục vụ quản lý
  - - - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác công tác tuần/tháng/quý năm
      - Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các bộ phận và cơ quan
    - - (2) Duy trì hệ thống thông tin liên lạc:
      - (3) Kiểm soát thủ tục hành chính:
      - (1) Đảm bảo điều kiện làm việc
      - (4) Thực hiện công tác lễ tân, khách tiết
    - - Tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua điện thoại, tiếp dân, khách hàng (thông tin bằng lời)
      - Tổ chức thư viện, mua sách báo và ứng dụng công nghệ thông tin (thông tin đại chúng)
      - Tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ (thông tin bằng văn bản)
  - - - VP là bộ máy thực thi và kiểm sóat các chuẩn mực thông qua hệ thống pháp luật, thủ tục hành chính và các quy định nội bộ
    - - VP là trụ sở chính, nơi làm việc của lãnh đạo và bộ máy tham mưu, giúp việc là trung tâm giao dịch và liên lạc chính thức của cơ quan.
    - - Bộ máy văn phòng: là toàn bộ bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo có chức năng thu thập, xử lí, cung cấp thông tin cho hoạt động quản lí điều hành, tổ chức triển khai theo dõi phân tích kết quả thực hiện những quyết định quản lí được ban hành, phát hiện và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp để giải quyết những vấn đề đặt ra từ thực tiễn.
      - Bộ phận văn phòng: Là một bộ phận trong bộ máy tham mưu giúp việc có chức năng tham mưu tổng hợp; đảm bảo thông tin, liên lạc , điều kiện làm việc, kiểm soát thủ tục hành chính và thực hiện các nghi thức lễ tân trong quan hệ đối nội, đối ngoại của cơ quan.
  - - - KHÁI NIỆM
        
        Văn phòng chia sẻ là không gian làm việc được sử dụng chung, cung cấp tất cả các tiện ích của một không gian làm việc tiêu chuẩn. => - Xu hướng càng ngày càng phát triển
      - ĐẶC TRƯNG
        
        Tính cộng đồng
        
        Đa dạng các loại hình dịch vụ hỗ trợ
        
        Tiết kiệm chi phí
        
        tiện nghi hiện đại
        
        Tính linh hoạt
        
        Vị trí thuận lợi
    - - TIÊU CHÍ VP XANH
        
        Vp tối ưu ánh sáng, thông gió tự nhiên tiết kiệm năng lượng
        
        Vp xây dựng lối sống xanh
        
        Vp được sắp xếp không gian xanh khoa học, bố trí hệ thống cây xanh
      - ƯU
        
        Tiết kiệm chi phí vận hành
        
        Tăng năng suất làm việc
      - KHÁI NIỆM
        
        Hệ thống quản lý môi trường giúp cho các văn phòng giảm phát thải khí nhà kính ngay tại nơi làm việc
      - NHƯỢC
        
        Đầu tư ban đầu lớn
        
        Tốn chi phí thời gian chăm sóc
    - - ƯU ĐIỂM
        
        Đảm bảo tính chính xác,
        
        Tiết kiệm chi phí điều hành, không gian lưu trữ, thời gian, nhân lực
        
        Tối ưu hóa trong công viêc: giải quyết nhanh
        
        Tăng cường tính bảo mật
      - NHƯỢC
        
        Cần nguồn lực lớn để đầu tư
        
        Nguy cơ lỗi thời và lỗ hổng bảo mật (virus, hacker, rò rỉ thông tin)
        
        Thói quen ngại thay đổi
      - KHÁI NIỆM
        
        là văn phòng sử dụng các phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý nhân sự, lưu trữ thông tin, xử lý hồ sơ... để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
  - - - (3) VP đóng vai trò trung gian, kết nối và duy trì các quan hệ của cơ quan, doanh nghiệp với đối tác, khách hàng, với người dân (liên quan đến nhiệm vụ công tác lễ tân, tiếp đón khách của vp)
      - (4) VP là nơi đảm bảo mọi vật tư, thiết bị, phương tiện và điều kiện làm việc cho lãnh đạo và toàn bộ nhân viên, quản lý cơ sở vật chất và cung cấp, thay thế chúng khi cần.
      - (2) VP là trung tâm thông tin, là bộ nhớ, nơi lưu trữ và cung cấp thông tin, nơi xử lý các dữ liệu từ đơn giản đến phức tạp, làm cơ sở cho các quyết định quản lý. (lquan đến chức năng đảm bảo thông tin, từ đầu vào tới đầu ra đều thông qua văn phòng)
      - (5) VP là nơi đặt ra và kiểm soát các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo những quy trình, thủ tục, nguyên tắc đã định
      - (1) VP là nơi bàn thảo, bàn bạc và ban hành các định hướng, chủ trương, chính sách quan trọng nhất của cơ quan. (địa điểm)
    - - (1) Quan điểm 1: văn phòng có vai trò quan trọng, thiết yếu đối với hoạt động quản lý, điều hành của người lãnh đạo và hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp. “Bộ não” “Bộ mặt” “Trung tâm đầu não”.
      - (2) Quan điểm 2 thì đối lập: văn phòng không có vị trí vai trò quan trọng, thấp chí thấp hơn so với các đơn vị. => quan điểm sai, không có đơn vị nào phải phục vụ đơn vị nào mà đó là quan hệ ngang bằng, mỗi đơn vị có chức năng nhiệm vụ riêng và vp chỉ đang thực hiện tốt chức năng đó
    - - (2) VP là đầu mối, trung tâm thông tin của cơ quan
      - (3) Vp là bộ mặt của cơ quan, nơi thực hiện các hoạt động đối nội, đối ngoại
      - (1) VP là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo:
- - - - là nền tảng cho việc điều hành và kiểm soát. Khi các nguồn lực được phân chia hợp lý, các công việc được phối hợp tốt thì việc điều hành và kiểm soát sẽ trở nên thuận lợi hơn.
        
        VD:
    - - là yếu tố quyết định sự thành công của các kế hoạch. Khi nhân viên được kích thích, động viên và phối hợp tốt thì họ sẽ phát huy hết khả năng của mình để hoàn thành công việc.
        
        VD:
    - - là tiền đề cho các chức năng khác. Mục tiêu và kế hoạch được xây dựng sẽ là cơ sở để tổ chức các nguồn lực và thực hiện công việc.
        
        VD: Tổng giám đốc của 1 công ty X đưa ra hoạch định sẽ có 3 phòng trong bộ máy công ty đó là văn phòng, phòng kinh doanh, phòng tư pháp. Qua quá trình hoạt động và với sự tham mưu của những người được ủy quyền cấp dưới, người tổng giám đốc này thấy cần phải thêm một phòng marketing để quảng bá hình ảnh công ty  hoạch định thêm 1 phòng marketing và đưa vào hoạt động.
    - - là chức năng cuối cùng, giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch. Thông qua kiểm soát, nhà quản trị có thể phát hiện ra những sai sót và đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời cho kế hoạch diễn ra hoàn chỉnh
        
        VD:
  - - - Góc độ mục tiêu
        
        QTVP là trách nhiệm và biện pháp của người đứng đầu cơ quan tổ chức và người được ủy quyền, nhằm hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát (pp) hoạt động của hoạt động văn phòng (đối tượng) được khoa học, hiệu quả, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và giúp cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu chung.
      - Góc độ khoa học
        
        QTVP là một lĩnh vực của khoa học quản trị, nghiên cứu, áp dụng các lý thuyết/ biện pháp của KHQT để tổ chức, kiểm soát hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng, nhằm hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành và giúp cơ quan tổ chức đạt được mục tiêu chung.
- - - - Người đứng đầu
      - Người được giao quyền
      - Nhân viên
  - - - Tâm lý xã hội
      - PP kinh tế
      - Hành chính - tổ chức
      - PP kỹ thuật, công nghệ
    - - phân tích SWOT
      - SMART
      - 5W1H2C5M
      - KPI