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Animer une réunion en présentiel ou à distance - Coggle Diagram
Animer une réunion en présentiel ou à distance
Préparer la réunion.
1.1 Identifier les objectifs de la réunion (informer, décider, résoudre un problème, etc.).
1.2 Rédiger et diffuser un ordre du jour clair et structuré.
1.3 Inviter les participants pertinents et partager les informations techniques (lien, outils à utiliser pour le distanciel).
1.4 Préparer les outils et supports (salle, matériel en présentiel ou plateforme, fonctionnalités numériques pour le distanciel).
Animer la réunion de manière engageante.
2.4 Encourager la participation de tous, en tenant compte des contraintes spécifiques (par exemple : temps de parole limité en distanciel).
2.3 Gérer les conflits ou divergences d’opinions de manière constructive.
2.2 Faciliter les échanges et maintenir le focus sur les points clés.
2.1 Accueillir les participants et rappeler les objectifs et l’agenda (prévoir des icebreakers adaptés au présentiel ou au distanciel).
Assurer la gestion du temps.
3.1 Respecter le timing prévu pour chaque point de l’ordre du jour.
3.2 Interrompre ou recadrer les digressions sans brusquer les participants.
3.3 Anticiper et gérer les éventuels problèmes techniques pour les réunions à distance (connexion, micro, caméra, etc.).
Conclure efficacement la réunion.
4.1 Synthétiser les décisions prises et les points importants.
4.2 Clarifier les actions à venir (qui fait quoi et pour quand).
4.3 Assurer le suivi en envoyant un compte-rendu aux participants.
4.4 Proposer un canal de communication post-réunion pour le suivi des actions (exemple : email, messagerie collaborative).